Co łączy biuro rady z sekretariatem? Otóż obie te komórki posiadają wiele cech wspólnych, dzięki czemu można powiedzieć, że urzędowe biuro rady jest swoistym odpowiednikiem sekretariatu. Jego głównym zadaniem jest maksymalne odciążenie członków rady, w tym przede wszystkim jej przewodniczącego oraz wchodzących w skład rady komisji do spraw administracyjno-biurowych.
W zależności od wielkości danego urzędu oraz jego struktury organizacyjnej nazwa „biuro rady” może być odpowiednio modyfikowana: biuro rady gminy, biuro rady miejskiej. Zazwyczaj biuro rady jest wyodrębnionym w strukturze urzędu referatem podlegającym bezpośrednio sekretarzowi gminy. Rzadziej zdarza się, że biuro rady wcielone zostaje do referatu organizacyjnego i wówczas podlega kierownikowi tegoż referatu.
Zadania biura rady
Organizacja biura rady i zlecone mu zadania są ściśle powiązane z zadaniami realizowanymi przez radę w ramach wykonywanej przez nią funkcji organu stanowiącego gminy. W związku z tym wśród zadań, jakie zostają powierzone pracownikom biura rady znajdują się takie, które pośrednio wynikają z ustawy o samorządzie gminnym i ze statutu danej jednostki oraz te, które bezpośrednio wynikają z regulaminu organizacyjnego urzędu. Na ich podstawie pracownicy biura rady wykonują takie czynności jak administrowanie korespondencją wpływającą do rady, koordynację obiegu korespondencji, załatwianie spraw związanych z podróżami służbowymi radnych, prowadzenie kalendarza spotkań przewodniczącego, zapewnienie obsługi techniczno-organizacyjnej sesji rady i posiedzeń komisji, w tym sporządzanie protokołów z sesji i posiedzeń komisji, udostępnianie informacji publicznej, udzielanie informacji interesantom, a także prowadzenie ewidencji pieczęci biura. Pracownicy prowadzą również takie rejestry jak:
• interpelacje,
• wnioski,
• skargi mieszkańców,
• uchwały,
• projekty uchwał,
• korespondencja.
Współuczestniczą w wytwarzaniu wszelkiej dokumentacji merytorycznej powstającej w wyniku prac rady i jej komisji oraz archiwizują tę dokumentację.
Struktura organizacyjna biura rady
W zależności od liczby członków rady (15-45), w biurze rady zatrudnia się jedną osobę bądź większą liczbę pracowników. W przypadku zatrudnienia na tym stanowisku jednego pracownika, biuro rady staje się samodzielnym stanowiskiem pracy podlegającym sekretarzowi gminy bądź kierownikowi referatu organizacyjnego. Na tym pracowniku ciąży wówczas wykonywanie wszystkich zleconych biuru rady obowiązków. Można więc powiedzieć, że ten pracownik staje się „człowiekiem orkiestrą” – musi bowiem znać się na wszystkich powierzanych mu zagadnieniach oraz umieć sprostać „natłokowi” pracy. W przypadku zatrudnienia w biurze rady większej liczby osób, zazwyczaj dodatkowo tworzy się stanowisko kierownika biura rady, którego obowiązkiem jest koordynacja pracy biura.
Obieg dokumentów w biurze rady
Biuro rady zapewniając obsługę administracyjno-biurową kieruje się zasadami kancelaryjnymi zawartymi w Instrukcji Kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. Instrukcja ta dość szczegółowo określa obieg dokumentacji i sposób postępowania z nią. Wszelka korespondencja zanim wpłynie do biura rady, przepływa przez kancelarię urzędu, gdzie jest rejestrowana i odpowiednio oznaczana. Następnie, po zadekretowaniu przez przewodniczącego rady, korespondencja za pośrednictwem pracowników biura rady jest przekazywana poszczególnym radnym bądź komisjom rady w celu jej rozpatrzenia lub wydania opinii. W niektórych sprawach to pracownicy biura rady sporządzają odpowiedzi na pisma przychodzące, a po uzyskaniu podpisu przewodniczącego wysyłają je do adresatów.
Każde pismo przygotowywane przez biuro rady sporządzane jest na papierze firmowym bądź zostaje opatrzone pieczęcią nagłówkową i zawiera datę, adresata, znak sprawy, treść zasadniczą, pieczęć i podpis przewodniczącego rady, wykaz załączników oraz listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości. Cała dokumentacja związana z działalnością rady przechowywana jest przez pracowników biura rady w teczkach zaopatrzonych w spisy zawartych w nich spraw. Teczki te zakładane są zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, służącym do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania wytworzonych akt. Większość dokumentacji znajdującej się w biurze rady posiada kategorię archiwalną „A”, co oznacza, że dokumentacja ta ma trwałą wartość historyczną i jest przewidziana do przekazania do archiwum państwowego.
Czytaj także: Zasady urzędowego e-mailowania>>
Funkcje pełnione przez pracownika biura rady
Pracownik biura rady podczas wykonywania swoich codziennych obowiązków, powiązany kontaktami służbowymi z radnymi, wójtem, sekretarzem gminy oraz pozostałymi referatami urzędu, a także mający kontakt z klientami, pełni następujące funkcje:
• informacyjną – polegającą na upowszechnianiu zarówno wśród radnych, jak i pozostałych zainteresowanych osób terminów i tematów wszelkich planowanych zebrań i posiedzeń oraz znajomości procedur związanych z działalnością rady,
• organizacyjną – polegającą na przygotowaniu sesji czy posiedzeń komisji,
• reprezentacyjną – bowiem jako pracownik urzędu reprezentuje swojego pracodawcę w stosunku do klientów, a przewodniczącego rady w stosunku do odwiedzających go gości.
Czytaj także: Sposoby na chaos w dokumentach>>
Charakterystyczne cechy biura rady
Jedną z charakterystycznych cech biura rady jest to, że jego pracownik zatrudniony w urzędzie, bezpośrednio podlegający sekretarzowi gminy (rzadziej kierownikowi referatu organizacyjnego), przeważającą część obowiązków wykonuje na zlecenie przewodniczącego rady, dla rady oraz jej komisji. Nietrudno sobie wyobrazić, że im większa liczba radnych w danej gminie (od 15 do nawet 45 w dużych gminach), tym więcej obowiązków spoczywa na tym specyficznym sekretariacie i jej pracownikach. Do zadań pracowników biura rady należy bowiem asystowanie, rozumiane jako udzielenie wszelkiej pomocy związanej z działalnością rady każdemu z radnych. Dlatego trudno oprzeć się wrażeniu, że w tym przypadku zostaje złamana Fayolowska zasada jedności rozkazodawstwa, w myśl której pracownik, aby mógł dobrze wykonywać powierzone mu obowiązki, powinien otrzymywać polecenia tylko od swojego bezpośredniego przełożonego.
Kolejną charakterystyczną cechą tego stanowiska pracy jest nienormowany czas pracy. Często bywa bowiem tak, że posiedzenia komisji czy sesje odbywają się popołudniami i ciągną się do późnych godzin nocnych.
Jednak wszelkie niedoskonałości dotyczące zajmowania tego stanowiska pracy równoważy fakt, że praca w biurze rady jest bardzo różnorodna. Oczywiście, tak jak na każdym stanowisku i tu powtarzają się pewne rutynowe czynności, jednak sporo jest takich, dzięki którym pracownik biura rady może nieustannie się sprawdzać i podwyższać swoje kwalifikacje, podejmować wyzwania i czerpać satysfakcję z osiągniętych celów.
Kwalifikacje osobiste i zawodowe pracownika biura rady
Pracownik zatrudniony w biurze rady może być wyjątkowo narażony na stres poprzez uwikłanie w konflikty powstające między radą a wójtem, który jako główny kierownik urzędu jest przecież jego pracodawcą. Dlatego pracownikiem biura rady powinna być osoba o odpowiednio dobranych kwalifikacjach osobistych. W pracy tej niezbędna jest elastyczność, ugodowość, spostrzegawczość, odporność na stres oraz otwartość połączona z wyczuciem w dobieraniu tematów rozmowy.
Występujące wśród radnych podziały polityczne sprawiają, że konieczność zachowania dyskrecji jest podstawowym wymaganiem koniecznym do zajmowania tego stanowiska. Pracownik biura rady ponadto bezwzględnie powinien przestrzegać dyscypliny, trafnie ustalać priorytety oraz cechować się wysoką kulturą osobistą. Jednak brak posiadania przez niego takiego przymiotu jak asertywność może powodować niemożność poradzenia sobie w trudnych sytuacjach dnia codziennego.
Biuro rady to sekretariat, przez który przepływają wszystkie najważniejsze informacje związane z pracą rady. Na ich podstawie przewodniczący rady decyduje, czy rada podejmie dane działania, czy też nie. Dlatego w biurze rady ważna jest dobra organizacja pracy, dokładność oraz terminowość.
Katarzyna Lewandowska