Instytucja mediacji została wprowadzona do ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 1960 Nr 30 poz. 168) (dalej: k.p.a.) na mocy nowelizacji z dnia 7 kwietnia 2017 r. Wprowadzenie do k.p.a. mediacji jako alternatywnej metody rozwiązywania sporu jest wyrazem zasady dążenia do polubownego rozstrzygania kwestii spornych, zawartej w art. 13. K.p.a.
Zasadniczy cel i istota mediacji
Ogólnie rzecz ujmując, celem mediacji w postępowaniu administracyjnym jest wyjaśnienie i rozważenie okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz dokonanie ustaleń dotyczących jej załatwienia w granicach obowiązującego prawa, w tym przez wydanie decyzji lub zawarcie ugody. Należy podkreślić, że mediacja jest przede wszystkim dobrowolna. Nawet stosunkach administracyjnych, gdzie istnieje pewien element władztwa nie jest możliwe zmuszenie kogokolwiek do mediacji.
Co ważne, mediacja może być przeprowadzona w toku postępowania tylko, jeśli pozwala na to charakter sprawy.
Zgodnie z k.p.a. uczestnikami mediacji mogą być:
- organ prowadzący postępowanie oraz strona lub strony tego postępowania;
- strony postępowania.
Tryb przeprowadzania mediacji
Organ administracji publicznej, z urzędu lub na wniosek strony, zawiadamia strony oraz organ współdziałający, w przypadku gdy ten organ nie zajął stanowiska, o możliwości przeprowadzenia mediacji. W tym wniosku strona może także wskazać mediatora. W zawiadomieniu możliwości przeprowadzenia mediacji organ administracji publicznej zwraca się do stron o:
- wyrażenie zgody na przeprowadzenie mediacji;
-wybranie mediatora.
Strony postępowania mają 14 dni od dnia doręczenia na ustosunkowanie się do zawiadomienia . W przypadku gdy strony nie wyrażą zgody na przeprowadzenie mediacji, nie przeprowadza się jej. Takie zawiadomienie zawiera także informacje na temat zasad mediacji oraz jest kosztów.
Jeżeli strony wyrażą zgodę na przeprowadzenie mediacji, organ administracji publicznej wydaje postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji. Postanowienie to jest doręczane stronom. W postanowieniu tym organ wskazuje mediatora wybranego przez uczestników mediacji, a jeżeli uczestnicy mediacji nie wybrali mediatora, wskazuje się mediatora wybranego przez organ administracji publicznej.
Zgodnie z k.p.a. organ administracji publicznej, kierując sprawę do mediacji, odracza rozpatrzenie sprawy na okres do dwóch miesięcy. W określonych przypadkach termin ten może być przedłużony nie dłużej niż o miesiąc. Jeśli cele mediacji nie zostaną osiągnięte w tym czasie organ administracji publicznej wydaje postanowienie o zakończeniu mediacji i załatwia sprawę.
Niemniej jednak jeżeli w wyniku mediacji zostaną dokonane ustalenia dotyczące załatwienia sprawy w granicach obowiązującego prawa, np. w formie ugody, wówczas organ administracji publicznej załatwia sprawę zgodnie z tymi ustaleniami, zawartymi w protokole z przebiegu mediacji.
Niejawność mediacji
Co więcej, należy także podkreślić, że mediacja jest także niejawnym. Zarówno sam mediator, jak i uczestnicy mediacji i inne osoby biorące udział w mediacji są obowiązani zachować w tajemnicy wszelkie fakty, o których dowiedzieli się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że uczestnicy mediacji postanowią inaczej. Podobnie propozycje ugodowe, ujawnione fakty lub oświadczenia złożone w toku mediacji nie mogą być wykorzystywane po jej zakończeniu, z wyjątkiem ustaleń zawartych w protokole z przebiegu mediacji. Jak widać konsekwencje niejawności mediacji mogą być szczególnie istotne w sytuacji, gdy postępowanie nie zakończy się ugodą – wówczas informacje udzielone podczas mediacji, nie mogą być wykorzystane przeciwko stronie.
Osoba mediatora
Jak już wcześniej zostało zasygnalizowane - mediator to osoba, która prowadzi mediację. Może nim być osoba fizyczna, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych i korzysta z pełni praw publicznych, w szczególności mediator wpisany na listę stałych mediatorów lub do wykazu instytucji i osób uprawnionych do prowadzenia postępowania mediacyjnego, prowadzonych przez prezesa sądu okręgowego, lub na listę prowadzoną przez organizację pozarządową lub uczelnię, o której informację przekazano prezesowi sądu okręgowego.
Najważniejszą cechą mediatora, która umożliwia mu sprawnie i uczciwie przeprowadzić mediację jest jego bezstronność. W związku z tym, mediatorem nie może być pracownik organu administracji publicznej, przed którym toczy się postępowanie w danej sprawie. Mediator jest także zobowiązany do ujawnienia okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwość co do jego bezstronności.
Zasadniczą funkcją mediatora będzie prowadzenie mediacji w sposób dążący do polubownego rozwiązania sporu. W tym celu mediator wspiera uczestników mediacji oraz pomaga w formułowaniu przez nich propozycji ugodowych. W związku z pełnieniem tejże roli, mediator ma prawo do wynagrodzenia i zwrotu wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji, chyba że wyraził zgodę na prowadzenie mediacji bez wynagrodzenia.