Podstawowe cele zebrania to:
• przekazywanie informacji (zebranie zespołu),
• rozwiązywanie problemów (zebranie kadry kierowniczej),
• podejmowanie decyzji (zebranie na temat strategii).
Zebrania powinny:
• być zorganizowane i posiadać własną strukturę organizacyjną,
• mieć charakter formalny i odbywać się według określonego porządku obrad,
• mieć jasno sprecyzowany temat,
• być protokołowane.
Rozróżnia się wiele typów zebrań: odprawy, posiedzenia, zgromadzenia, konferencje, narady, zjazdy, kongresy, seminaria, sympozja. W przedsiębiorstwach najczęściej organizuje się:
• odprawy, czyli spotkania przełożonego z podwładnymi, na których omawiane są sprawy bieżące oraz wydawane polecenia, trwają krótko (15-20 minut) i odbywają się dość często (codziennie, raz lub dwa razy w tygodniu),
• posiedzenia, zebrania odbywają się rzadziej niż odprawy (raz w miesiącu lub kwartale) i trwają dłużej (1-3 godziny), porusza się na nich sprawy obejmujące większe przedziały czasowe, a po dyskusji podejmowane są decyzje dotyczące funkcjonowania firmy,
• zgromadzenia odbywają się jeszcze rzadziej (1 lub 2 razy w roku i są dłuższe - kilka godzin), zwołuje się je w celu wspólnego omówienia ważnych spraw i podjęcia kolegialnych decyzji (walne zgromadzenie członków spółdzielni, wspólników lub akcjonariuszy), podejmuje się na nich ważniejsze decyzje, takie jak podział zysku, wybory władz, przedstawicieli organów.
Prace wstępne
Bardzo ważnym elementem jest właściwe przygotowanie zebrania. Oto prace, które powinny poprzedzać organizację zebrania:
• ustalenie celu zebrania, jego terminu oraz tematu do referowania,
• ustalenie listy uczestników zebrania i osób referujących,
• zaproszenie osób referujących, ustalenie tematu wystąpienia oraz czasu potrzebnego na jego zreferowanie,
• wynajęcie i przygotowanie sali konferencyjnej,
• ustalenie porządku obrad,
• przygotowanie materiałów dla uczestników oraz rozesłanie ich,
• przygotowanie zaproszeń, zawiadomień i ich rozesłanie,
• wysłanie uczestnikom spotkań:
- treści sprawozdania i materiałów statystycznych,
- porządku obrad (jeżeli nie został wydrukowany w zaproszeniu).
Zaproszenie powinno zawierać następujące informacje:
• kto zaprasza (tytuł, ewentualnie tytuł służbowy, imię i nazwisko)
• kogo zaprasza (tytuł, ewentualnie tytuł służbowy, imię i nazwisko),
• określenie formy zebrania,
• temat zebrania,
• miejsce i czas (dokładny adres spotkania: ulicę, numer domu, piętro, numer sali oraz termin: miesiąc, dzień, godzinę),
• porządek dzienny zebrania lub program.
Program zebrania powinien zawierać:
• dokładny termin, miejsce i przewidywany czas trwania zebrania,
• temat oraz sprawy, które mają być rozpatrywane na zebraniu,
• nazwiska osób referujących oraz czas przewidziany na omówienie sprawy.
Uczestnicy zebrania zobowiązani są do potwierdzenia swojej obecności własnoręcznym podpisem na liście obecności.
Jeżeli w zebraniu będzie brało udział dużo osób, trzeba zadbać wcześniej o odpowiednie przygotowanie sali konferencyjnej i zaplecza:
• wystarczająca ilość krzeseł,
• ustawienie stołu prezydialnego,
• mównica oraz mikrofon,
• miejsce dla komisji i protokolanta,
• szatnia,
• kącik dla palaczy, bufet.
Przywitanie uczestników zebrania
Zebrania należy rozpoczynać punktualnie. Osoba organizująca zebranie powinna zjawić się na miejscu przed czasem, aby sprawdzić, czy wszystko jest w porządku.
Uczestników zebrań, w których bierze udział kilka osób, wita gospodarz, natomiast w czasie większych spotkań powitanie następuje w chwili otwarcia obrad - gości wita asystentka lub sekretarka, oddelegowany do tego pracownik bądź kilku pracowników.
Porządek obrad
Każde zebranie musi mieć swój zaplanowany wcześniej porządek obrad.
I. Wstęp:
1. Otwarcie obrad
2. Wybór przewodniczącego, prezydium składającego się z 3-5 osób
3. Odczytanie protokołu z ostatniego zebrania, głosowanie za przyjęciem protokołu lub jego odrzuceniem
4. Powołanie komisji - mandatowej, skrutacyjnej, wyborczej, uchwał i wniosków
II. Rozwinięcie:
1. Czytanie sprawozdań
2. Wygłaszanie referatów
3. Dyskusja oraz zgłaszanie wolnych wniosków
III. Wnioski, uchwały:
1. Zgłaszanie wniosków i uchwał do realizacji
2. Podjęcie uchwał w drodze głosowania
IV. Zakończenie:
Zebranie zamyka przewodniczący.
Nie wszystkie elementy typowego porządku obrad zawsze muszą wystąpić. W przedsiębiorstwie nie zawsze wybiera się przewodniczącego, gdyż zebraniom przewodniczy zwykle szef firmy, a na odprawach nie przeprowadza się dyskusji, więc nie musi jej być w porządku obrad.
Niezwykle ważnymi punktami porządku obrad są:
• przyjęcie protokołu z poprzedniego zebrania - każdy uczestnik zebrania ma prawo znać treść protokołu, dlatego na każdym następnym zebraniu uczestnicy powinni być zapoznani z protokołem z poprzedniego zebrania, oraz mieć prawo wnoszenia do niego uwag i poprawek; po uwzględnieniu zgłoszonych uwag i poprawek zebrani przyjmują protokół w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów,
• sprawozdanie z wykonania uchwał, postanowień i wniosków - celem każdego zebrania jest wypracowanie uchwał i wniosków, jednak tak samo ważne jak ich uchwalenie, jest ich wykonanie, dlatego każde następne zebranie powinno rozpoczynać się od rozliczenia wykonania uchwał i wniosków z poprzedniego zebrania; pominięcie tego punktu w porządku obrad będzie zachęcało do lekceważenia podjętych uchwał i wniosków.
Protokół zebrania
W czasie zebrania należy rejestrować przebieg zdarzeń i okoliczności towarzyszące oraz sporządzić jednoznaczny protokół zebrania.
Protokół zawiera:
• formę zebrania (zgromadzenie, zebranie, narada, konferencja),
• porządek dzienny,
• imię i nazwisko przewodniczącego,
• termin i miejsce zebrania,
• liczbę uczestników oraz liczbę nieobecnych (z podaniem przyczyny nieobecności),
• treść przyjętych wniosków i postanowień,
• listę osób odpowiedzialnych za terminy wykonania postanowień,
• krótkie przedstawienie przebiegu zebrania,
• streszczenie wygłoszonych referatów,
• wnioski płynące z każdego punktu porządku dziennego,
• wyniki głosowania,
• podjęte decyzje i przyjęte uchwały.
Czynności te powinny być wykonane w ustalonej kolejności, gdyż zaproszenia do uczestników można wysłać dopiero po wcześniejszym wykonaniu wszystkich poprzednich czynności. W przeciwnym wypadku w zaproszeniu nie będzie można podać miejsca zebrania, terminu, porządku obrad, gdyż tego jeszcze nie ustalono.
Bardzo ważną rolę w sprawnym przebiegu zebrania odgrywa jego przewodniczący, do którego obowiązku należy czuwanie nad sprawnym przebiegiem obrad zgodnie z ustalonym porządkiem i osiągnięcie celu zebrania. Przewodniczącym zebrania powinna być osoba dobrze orientująca się w zagadnieniach, które będą omawiane na zebraniu, oraz posiadająca umiejętność kierowania obradami.
Przebieg zebrania powinien być udokumentowany w postaci protokołu zebrania. Protokół należy rozpocząć od podania jego nazwy, używając słowa protokół, po której następuje miejsce i data sporządzenia.
Protokół zebrania lub innego zgromadzenia ma na celu odtworzenie przebiegu zebrania i powinien być sporządzony w następującym układzie:
• Nazwa i numer protokołu - numerem protokołu jest kolejny numer zebrania w danym roku, łamany przez rok:
Protokół nr 2/2009
z Walnego Zgromadzenia Wspólników
Przedsiębiorstwa Handlowo-Usługowego „LEWITEX” Spółka z o.o.
mieszczącego się w Bielsku-Białej przy ul. Barwnej 2/4
• Data i miejsce sporządzenia protokołu - jest to miejsce i data zebrania, informacja o tym może być podana w formie: które odbyło się dnia 10 maja 2009 roku w sali konferencyjnej spółki. Często popełnianym błędem jest podawanie godziny zebrania w formie: o godz. 14, podczas gdy zebranie nie odbyło się przecież o godzinie 14, o tej godzinie jedynie się rozpoczęło. Poprawnie więc należy napisać, po kropce: Początek zebrania o godzinie 14.
• Wyszczególnienie osób uczestniczących lub nieobecnych - w zależności od liczby uczestników zebrania do protokołu wpisuje się nazwiska obecnych (gdy liczba uczestników nie przekracza 20) albo - przy większej liczbie uczestniczących - tylko nazwiska nieobecnych, można także podać wyłącznie liczbę obecnych i nieobecnych oraz dodać formułę: zgodnie z załączonymi listami obecności - jednocześnie do takiego protokołu należy zawsze załączyć listy obecności na zebraniu: Obecnych na zebraniu 98 osób, nieobecnych 18, zgodnie z załączonymi listami obecności.
• Imię i nazwisko przewodniczącego oraz protokolanta:Obradom przewodniczył Jarosław Dutkiewicz, a protokołowała Zuzanna Talkowska lub: Na przewodniczącego zebrania w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów wybrano Jarosława Dutkiewicza. Protokołowała Zuzanna Talkowska.
• Porządek zebrania - przy układaniu tego punktu protokołu może być typowy porządek zebrania, z którego należy wybrać tylko niezbędne elementy:
1. Otwarcie obrad i wybór przewodniczącego.
2. Przyjęcie protokołu z poprzedniego zebrania.
3. Sprawozdanie z realizacji uchwał i wniosków z poprzedniego zebrania.
4. Propozycje zmian ekonomiczno-organizacyjnych.
5. Wybór komisji skrutacyjnej i wniosków.
6. Dyskusja.
7. Podjęcie uchwał i wniosków.
8. Zamknięcie obrad.
Nie należy ujmować w porządku obrad wyboru przewodniczącego zebrania, jeżeli funkcja ta została przydzielona wcześniej.
• Opis przebiegu zebrania - należy odnosić do porządku zebrania:
Ad4. Propozycje zmian przedstawił...
Ad5. W drodze tajnego głosowania powołano komisje...
Ad6. W dyskusji głos zabrali:...
Ad7. Podsumowania dyskusji dokonał przewodniczący zebrania.
• Podjęte uchwały i wnioski - oprócz odnotowania w dyskusji, wpisuje się je w oddzielnym punkcie, bez skrótów i uproszczeń; należy odnotować sposób podjęcia uchwał czy wniosków, dlatego trzeba zawsze zaznaczać czy uchwały podjęto w głosowaniu jawnym, czy tajnym; ważne jest też zaznaczenie liczby głosów „za”, „przeciw” oraz „wstrzymujących się”. Częstym błędem jest stwierdzenie: Uchwałę przyjętojednogłośnie, gdyż za uchwałą nie padł przecież tylko jeden głos. Poprawna forma jest następująca: Uchwałę przyjętojednomyślnie lub Uchwałę przyjęto w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów. Głosów przeciwnych nie było.
• Formuła o zakończeniu - można użyć formuły w najprostszym jej brzmieniu, czyli: Na tym protokół zakończono.
• Podpisy przewodniczącego zebrania i protokolanta - przewodniczący składa podpis po prawej stronie, a protokolant na tej samej wysokości, po lewej. Protokół zebrania sporządza się według ustalonych schematów.
Zasadnicza część protokołu może być przedstawiona w jednej z form:
• dosłownej, polegającej na wiernym odtworzeniu przebiegu zebrania; protokoły takie sporządza się zwykle po zebraniu, na podstawie nagrań magnetofonowych lub stenogramów, gdyż nie ma fizycznej możliwości bieżącego sporządzania ich na zebraniu,
• streszczonej, polegającej na streszczeniu poszczególnych przemówień czy wystąpień i jednoczesnym połączeniu wypowiedzi zgodnych tematycznie; dyskusja w protokole pisanym w tej formie jest streszczona, a oprócz tego pogrupowane są wypowiedzi na ten sam temat, niezależnie od tego, w jakim momencie dyskusje miały miejsce (nie wolno streszczać uchwał i wniosków - muszą być przytoczone dosłownie),
• uproszczonej, polegającej na zredukowaniu do minimum części informacyjnej i dyskusyjnej, a ograniczeniu się do podania informacji, kto zabrał głos i ewentualnie na jaki temat; w tej formie można protokołować mniej ważne zebrania, na których w dyskusji nie poruszono zbyt istotnych spraw (podjęte uchwały i wnioski należy podać w dosłownym brzmieniu).
Wyróżnia się układy treści opisu przebiegu zebrania:
• chronologiczny, w którym zachowuje się kolejność wystąpień, wypowiedzi i faktów - należy zachować nie tylko kolejność wydarzeń zgodnie z porządkiem obrad, ale i kolejność wystąpień dyskutantów; dyskusję zaczyna się protokołować zwykle od stwierdzenia podkreślającego układ chronologiczny - w dyskusji kolejno głos zabrali:...
• tematyczny, polegający na łączeniu wypowiedzi zgodnych tematycznie i usystematyzowaniu ich według ważności, zaczynając od najważniejszych tematów, związanych z celem zebrania - dla podkreślenia zastosowanego układu można zacząć od stwierdzenia: w dyskusji głos zabrali:...
• mieszany, zawierający cechy układu chronologicznego i tematycznego, w tym układzie tylko dyskusja ujęta jest tematycznie.
Dobrze przygotowane zebranie może być dobrą inwestycją dla firmy. Aby uniknąć błędów, należy przed zebraniem przeanalizować czy:
• wyznaczono odpowiedni czas na spotkanie,
• zostały odpowiednio podzielone obowiązki i role,
• kogoś nie pominięto przygotowując zawiadomienia.
Warto stworzyć swoisty kodeks zebrań - zasad, których wszyscy muszą przestrzegać (pomaga to w utrzymaniu dyscypliny i uzyskaniu lepszej efektywności).
Narady
Organizowanie narady nie zawsze jest najlepszym wyjściem. Na samym początku należy się upewnić, czy ta forma współpracy jest rzeczywiście niezbędna, gdyż angażuje wiele osób oraz czy ma szanse przynieść oczekiwany skutek. Jeżeli nie, nie warto podejmować tego trudu.
Jeżeli jednak okaże się, że narada jest potrzebna, należy stworzyć jej plan. Trzeba:
• określić założenia i cele,
• zdecydować, kto powinien uczestniczyć w naradzie - wyłącznie niezbędne osoby,
• określić czas i miejsce narady oraz godzinę jej zakończenia - niekoniecznie trzeba się sztywno trzymać typowych 30 czy 60 minut, może z powodzeniem trwać 10 minut, jeżeli właśnie tyle czasu wymaga,
• ustalić kolejność poszczególnych części i punktów narady,
• podzielić zadania pomiędzy:
- prowadzącego naradę - który przeprowadza uczestników przez kolejne punkty, dba o dyscyplinę, uspokaja emocje, porządkuje wypowiedzi i pilnuje spraw merytoryki,
- protokolanta narady - który notuje najistotniejsze sprawy, komentarze i pomysły, wnioski, sporządza notatkę lub protokół i rozsyła ją później zainteresowanym,
- informatorów - którzy są zobowiązani do opracowania i dostarczenia danych niezbędnych do przeprowadzenia narady, dyskusji czy podjęcia decyzji,
• rozesłać zawiadomienia razem z porządkiem narady, by uczestnicy mogli się należycie przygotować.
Narady najczęściej organizuje się w tych firmach, które mają sieć oddziałów, a wówczas pracownicy mogą spotkać się z zarządem, współpracownikami i podzielić się z nimi swoimi uwagami. Schematy narad trzeba dopasować do potrzeb i zadań firmy, do jej specyfiki, aby prowadziły do konkretnych rozwiązań.
Aby móc ocenić, czy zebranie lub narada odniosło pożądane efekty, można po zakończeniu poprosić uczestników o komentarz do spotkania - na przygotowanym wcześniej formularzu.
Zdzisława Koźmin