Normy prawne dotyczące wydawania zaświadczeń znajdują się w art. 217-220 Kodeksu postępowania administracyjnego. Pierwszy z przepisów (art. 217) stanowi, iż organ administracyjny wydaje zaświadczenie zawsze na żądanie strony, czyli osoby, która wnosi o wydanie takiego dokumentu. Może to zrobić w dwóch sytuacjach:
- kiedy przepis prawa wymaga urzędowego potwierdzenia określonego stanu faktycznego lub prawnego;
- kiedy osoba ubiegająca się o wydanie zaświadczenia ma interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.
Zobacz również: Zwolnienie od kosztów sądowych ze względu na niemożność ich poniesienia
Terminy i podstawa wydania
Kolejne paragrafy tego artykułu informują o terminie wydania zaświadczenia oraz o możliwości zastosowania formy dokumentu elektronicznego na wniosek strony. Zaświadczenie powinno zostać wydane niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od złożenia wniosku. Należy podkreślić, iż niezwłocznie nie oznacza natychmiast – w wyjątkowych sytuacjach organ może przeprowadzić postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia dostępnych organowi faktów lub stanu prawnego, co przewiduje art. 218. Ten sam przepis stwierdza, że organ może wydać zaświadczenie dotyczące danych będących w jego posiadaniu. Na ten temat wypowiedział się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 28 października 2010 roku (sygn. akt II SA/Wa 724/10), stwierdzając, że fakty lub stan prawny, które ma potwierdzić organ, muszą znajdować się w dokumentacji będącej w posiadaniu tego organu – nie jest to jednak równoznaczne ze stwierdzeniem, że fakty te mają wynikać z rejestrów i ewidencji prowadzonych przez ten konkretny organ. Jeśli organ wydający jest w posiadaniu dokumentacji dotyczącej danych z innych rejestrów i ewidencji – może wydać zaświadczenie na jej podstawie. Ważnym jest, iż zaświadczenie musi być zgodne z danymi znanymi organowi wydającemu. Oznacza to, że wydanie zaświadczenia będzie zawsze pozytywnym rozpatrzeniem wniosku strony o potwierdzenie danego stanu faktycznego lub prawnego.
Ograniczenia w wydawaniu zaświadczeń
Orzecznictwo sądów administracyjnych formułuje wiele ograniczeń w wydawaniu zaświadczeń. Wyraźnie odróżnia zaświadczenie od aktów administracyjnych, podkreślając, że zaświadczenie nie może rozstrzygać sporów, tworzyć nowych praw i faktów. Organy nie mogą również opierać się na danych przyszłych, dokonywać wykładni przepisów, ocen ani ustaleń.
Odmowa wydania zaświadczenia
Kiedy wniosek o wydanie zaświadczenia zostaje złożony, a organ stwierdza, że tryb zaświadczeniowy nie jest właściwym do załatwienia danej sprawy (ze względu na wymienione wyżej ograniczenia) lub uzna się za niewłaściwy (nie jest w posiadaniu odpowiednich danych), może odmówić wydania takiego dokumentu. Robi to w formie postanowienia, na które przysługuje zażalenie.
Podstawa prawna:
Kodeks postępowania administracyjnego (ustawa z dnia 14 czerwca 1960r., Dz. U. z 2013r. poz. 267 z późniejszymi zmianami)
Polecamy serwis: Prawo administracyjne