Pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika pod następującymi warunkami:
- jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy i właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, w tym służbowej poczty elektronicznej,
- cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu musi być ustalony w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy),
- pracodawca poinformuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem,
- pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy poinformuje na piśmie pracownika o celach, zakresie oraz sposobie monitoringu,
- Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Polecamy serwis: Kadry
Nie jest więc wymagana zgoda pracownika na monitoring służbowej poczty elektronicznej. Nadal jednak w mojej ocenie cel monitoringu musi być usprawiedliwiony, a sposób jego prowadzenia powinien być proporcjonalny co do celu.
Chciałbym zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 267 Kodeksu karnego za naruszenie tajemnicy korespondencji może grozić kara grzywny, kara ograniczenia wolności lub kara.
Dlatego też wprowadzenie monitoringu służbowej poczty elektronicznej nie oznacza automatycznie możliwości zapoznawania się przez pracodawcę z treścią e-maili.
W związku z powyższym pracodawca powinien uregulować, czy służbowa poczta elektroniczna:
- powinna być używana przez pracownika wyłącznie w celach służbowych,
- może być używana również w celach prywatnych.
Ponadto pracodawca powinien rozważyć odebranie od pracowników pisemnych oświadczeń, że upoważniają go, pod określonymi warunkami, do zapoznawania się z korespondencją na służbowej skrzynce pocztowej. W takim przypadku pracownicy zrzekli się w określonym zakresie z korzystania z prawa do tajemnicy korespondencji.
Na koniec chciałbym jeszcze raz przypomnieć: Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.