Zasada jawności i dostępności do posiedzeń kolegialnych organów władzy publicznej została przewidziana w Konstytucji RP, w ustawach o samorządzie gminnym, samorządzie powiatowym i samorządzie województwa, a także w ustawie o dostępie do informacji publicznej. Przebieg obrad rady gminy ma być obowiązkowo utrwalany za pomocą urządzeń rejestrujących (nie tylko dźwięk, ale i obraz), co wprost wynika ze znowelizowanych w tym roku przepisów ustaw o samorządzie gminnym, samorządzie powiatowym i samorządzie województwa (które będzie miał zastosowanie do kadencji organów jednostek samorządu terytorialnego następujących po kadencji, w czasie której przepis ten wszedł w życie). Co więcej, jednostki samorządu terytorialnego będą zobowiązane do udostępniania nagrań sesji w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie internetowej gminy oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty. Ewentualna anonimizacja może być konieczna, ale dopiero na etapie publikacji nagrań – i to tylko w zakresie, w jakim udostępnienie określonych informacji naruszałoby prywatność osoby fizycznej, np. wówczas, gdy wiązałoby się z ujawnieniem szczególnych kategorii danych osobowych.
Zobacz: RODO 2018
Jeśli chodzi o przetwarzanie danych osobowych osób uczestniczących w sesji, to nie ma konieczności uzyskiwania ich zgody, gdyż zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Wskazane przepisy ustaw szczególnych nakładają na gminę obowiązki, dla realizacji których niezbędne jest przetwarzanie danych osobowych uczestników sesji. Ponadto zgodnie z art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych zgoda osoby fizycznej na rozpowszechnianie jej wizerunku nie jest wymagana w szczególności, gdy wizerunek osoby stanowi jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza lub chodzi o wizerunek osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych. Jeśli chodzi o obowiązek informacyjny, to RODO nie precyzuje, w jakiej formie powinien on być spełniony. Może to być informacja pisemna, elektroniczna, a w niektórych przypadkach nawet ustna. Zgodnie z zasadą rozliczalności administrator danych powinien umieć wykazać, że wypełnił obowiązek informacyjny zgodnie z wymogami RODO. Klauzula informacyjna może być również zamieszczona np. w ogłoszeniu o sesji rady gminy (rady powiatu, sejmiku województwa) czy w widocznym miejscu przed wejściem na salę obrad.
Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji