Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, że szkolenia, choć obowiązkowe, są często prowadzone nie przez zewnętrzną firmę, a zatrudnionego przez administratora danych specjalistę ds. BHP. Jeżeli administrator zdecydował się jednak na zewnętrzny podmiot, który obsługuje go w tym zakresie, należy podpisać umowę powierzenia (to może być część umowy na usługi lub zlecenia, nie ma obowiązku podpisywania oddzielnego dokumentu). W takim przypadku administrator powierza bowiem innemu podmiotowi zadanie, które mógłby zrealizować samodzielnie (i z którym wiąże się przetwarzanie danych, których jest administratorem). Osoba wykonująca zadania służby BHP, będąca jednocześnie pracownikiem, przetwarza dane osobowe innych pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dane te mogą być przetwarzane tylko i wyłącznie przez osoby, które działają z upoważnienia administratora. W sytuacji, gdy zadania służby BHP powierzono specjalistom spoza zakładu pracy np. firmie zewnętrznej, administrator zobligowany jest do zawarcia umowy powierzenia danych osobowych. Umowa taka nakłada na podmiot, któremu dane powierzono do przetwarzania, obowiązek odpowiedniego zabezpieczenia danych, zgodnie z wytycznymi, zawartymi w RODO. Podmiot ten musi upoważnić swoich pracowników do przetwarzania danych osobowych otrzymanych do przetwarzania (dane otrzymane od swojego klienta). W związku z powyższym, w przypadku szkolenia przeprowadzanego przez firmę zewnętrzną wyłącznie na terenie administratora, możliwe jest mieć upoważnienie prowadzącego szkolenie do przetwarzania danych osobowych, jednak musiałby zagwarantować, że tych danych nie będzie przetwarzał poza siedzibą administratora.
Zobacz: RODO 2018
Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji