Właściwe dostosowanie treści klauzuli informacyjnej oraz wybór formy jej przedstawienia jest niezwykle ważny z punktu widzenia zasady rozliczalności. To na administratorze danych będzie bowiem ciążył obowiązek udowodnienia, że akurat taki rodzaj komunikacji był w danym przypadku najbardziej właściwy. W niektórych ustawach szczególnych zmienianych w związku z rozpoczęciem stosowania RODO ma zostać przyjęte rozwiązanie, zgodnie z którym dany podmiot publiczny realizuje obowiązek, o którym mowa w art. 13 RODO poprzez zamieszczenie informacji w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej, na stronie internetowej oraz w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie tego podmiotu. W projektowanych zmianach Kodeksu postępowania administracyjnego jako zasadę zaproponowano udzielanie przez organ informacji, o których mowa w art. 13 RODO przy pierwszej czynności skierowanej do osoby.
Zobacz: RODO 2018
Pamiętać jednocześnie należy, że w art. 13 ust. 1 RODO mowa jest o podawaniu przez administratora informacji podczas pozyskiwania danych osobowych. Grupa Robocza art. 29 w Wytycznych dotyczących przejrzystości na mocy rozporządzenia 2016/679 (WP260), podkreśla, iż „(…) osoba, której dane dotyczą, nie powinna być zmuszona do poszukiwania informacji; powinno być dla niej natychmiast oczywiste, gdzie i jak można uzyskać dostęp do tych informacji (…) administrator danych musi podjąć aktywne działania w celu zapewnienia przedmiotowych informacji osobie, której dane dotyczą, lub aktywnie skierować osobę, której dane dotyczą, do miejsca, gdzie takie informacje się znajdują (np. poprzez bezpośredni link, kod QR, itd.). Osoba, której dane dotyczą, nie musi podejmować aktywnych działań w celu znalezienia informacji, o których mowa w tych artykułach, wśród innych informacji, takich jak regulamin korzystania ze strony internetowej lub aplikacji”. Rekomendowaną przez Grupę roboczą praktyką jest uzupełnianie urzędowych wzorów formularzy/wniosków o klauzulę informacyjną.
Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji