Brak umów powierzenia przetwarzania danych
Jednym z powodów nałożenia kary był fakt przekazywania danych osobowych podmiotom przetwarzającym bez zawarcia stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. Według stanu faktycznego sprawy umowa taka nie została zawarta z firmą przechowującą na swoich serwerach informacje zgromadzone w zasobach Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) Urzędu Miejskiego oraz z firmą, która dostarczała oprogramowanie do stworzenia BIP i świadczyła obsługę serwisową BIP.
Tym samym, w ocenie Prezesa UODO doszło do naruszenia art. 28 ust. 3 RODO, który obliguje do zawierania stosownych umów powierzenia w przypadku, gdy dochodzi do przekazania danych osobowych podmiotom świadczącym usługi na rzecz administratora danych. W konsekwencji udostępnienia danych osobowych bez podstawy prawnej naruszone zostały również podstawowe zasady RODO – zasada przetwarzania danych zgodnie z prawem oraz zasada poufności.
Braki i błędy w procedurach
Postępowanie kontrolne przeprowadzone w Urzędzie Miejskim wykazało także brak w procedurach wewnętrznych Urzędu Miejskiego uregulowań dotyczących przetwarzania danych osobowych w BIP, przeglądu zasobów dostępnych w BIP pod kątem ich aktualności i celowości publikacji oraz ustalenia okresów retencji tych danych. Zgodnie z RODO jeśli w przepisach prawa powszechnie obowiązującego nie został wskazany dopuszczalny okres przechowywania danych, to administrator powinien samodzielnie wyznaczyć taki okres kierując się zasadą adekwatności danych osobowych do celu przetwarzania. Uchybienie w tym zakresie skutkowało naruszeniem zasady ograniczenia przechowywania.
Kolejne uchybienie dotyczyło braku kopii zapasowych z nagrań sesji Rady Miejskiej w zasobach własnych Urzędu Miejskiego. Rozwiązanie przyjęte przez Urząd Miejski polegało na udostępnieniu nagrań w sesji Rady Miejskiej w serwisie YouToube, natomiast na stronie BIP znajdował się jedynie link z odesłaniem do tej strony. Takie podejście zostało zakwestionowane przez UODO ze względu na brak odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zabezpieczających dane osób fizycznych pochodzących z nagrań sesji Rady Miejskiej.
W toku postępowania kontrolnego przeprowadzonego w Urzędzie Miejskim stwierdzono także, że publikacja nagrań z sesji Rady Miejskiej w serwisie YouToube nie była poprzedzona analizą ryzyka przez co naruszone zostały zasada integralności i poufności oraz zasada rozliczalności.
Następne ze stwierdzonych naruszeń związane było ze sposobem prowadzenia rejestru czynności przetwarzania. Zakwestionowane zostały niekompletne wpisy w rejestrze m.in. w zakresie list odbiorców danych, a także brak wskazania terminu usunięcia danych.
Polecamy: INFORLEX Biznes
NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!
Okoliczności nałożenia kary i wniosku z niej płynące
Uzasadniając swoją decyzję o nałożeniu kary pieniężnej Prezes UODO powołał się na umyślny charakter naruszenia i podkreślił brak współpracy ze strony administratora danych, który nie podjął działań zmierzających do usunięcia uchybień w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych, ani po ich zakończeniu. Administrator nie podjął też żadnych działań minimalizujących materializację ww. ryzyk w przyszłości, co w ocenie organu nadzoru przemawiało za brakiem możliwości odstąpienia od nałożenia kary pieniężnej i brakiem przesłanek uzasadniających obniżenie jej wysokości.
Poza karą pieniężną Prezes Urzędu w przedmiotowej decyzji nakazał administratorowi dostosowanie operacji przetwarzania danych osobowych do przepisów RODO w terminie 60 dni od dnia, w którym decyzja stanie się ostateczna.
Z treści powyższej decyzji można wyciągnąć następujące wnioski:
- Administrator w każdym przypadku udostępnienia danych powinien zbadać, czy może wykazać podstawę prawną takiego działania np. czy posiada zawartą umowę powierzenia przetwarzania danych z podmiotem, któremu udostępnia dane. Zasada zgodności przetwarzania danych osobowych z prawem, czyli spełnienie przynajmniej jednej z przesłanek legalności przetwarzania danych osobowych wskazanych w art. 6 ust. 1 RODO nie jest żadnym novum (takie były również wymogi starej ustawy o ochronie danych osobowych) i stanowisko organu nadzoru w tej kwestii jest niezmienne od lat. Zatem udostępnienie danych osobowych bez zawarcia stosownej umowy powierzenia przetwarzania danych i wobec braku jakiejkolwiek innej przesłanki legalizującej takie postępowanie niewątpliwie przemawia na niekorzyść administratora danych i stanowi naruszenie zasad przetwarzania danych zawartych w RODO.
- Rzetelność prowadzenia rejestrów czynności przetwarzania danych osobowych jest jednym z powtarzających się elementów, które badane są w trakcie kontroli przeprowadzanych przez organ nadzoru. Nie wystarczy więc stworzenie jakiegokolwiek rejestru czynności przetwarzania i wykazanie się przed organem posiadaniem takiego rejestru. Oczekiwania nadzorcze wobec administratorów danych są takie, że rejestr powinien spełniać określone kryteria m.in. powinien zawierać listę wszystkich odbiorców danych oraz planowane okresy usunięcia danych.
- Obowiązek przeprowadzenia analizy ryzyka przetwarzania danych osobowych, w szczególności dla nowych procesów lub procesów wykorzystujących rozwiązania informatyczne i wdrożenie odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
- Wdrożenie odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych, które zapewnią, że dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z prawem, merytorycznie poprawne adekwatne do celów pozyskania oraz odpowiednio zabezpieczone, by ich przetwarzanie nie naruszało ochronę praw i wolności osób fizycznych. Administrator realizuje obowiązek wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych (w tym prawdopodobieństwo wystąpienia naruszenia i jego wagę). To już kolejna decyzja Prezesa UODO nakładająca na administratora danych zobowiązanie zastosowania „odpowiednich środków”, przy czym decyzja ta nie precyzuje jakie to powinny być środki. Tym samym nadal istnieje ryzyko, że administrator danych wykonując zalecenia zawarte w niniejszej decyzji zastosuje środki, które w ocenie organu nadal będą niewystarczające.
- UODO zwraca uwagę na aktywną współpracę administratora w trakcie prowadzonej kontroli, jak i po jej zakończeniu, a także na proponowane przez administratora mechanizmy zabezpieczające przed materializacją tych samych ryzyk w przyszłości. Jednocześnie analiza kolejnych decyzji Prezesa UODO wykazuje, że nawet modelowa współpraca administratora danych z organem nadzoru nie gwarantuje administratorowi uniknięcia kary pieniężnej. Może również zdarzyć się tak, że decyzja organu nadzoru nakazująca przywrócenie do stanu zgodnego z prawem może okazać się dla administratora bardziej dotkliwa pod względem finansowym, szczególnie jeśli jest związana z koniecznością wprowadzenia zmian w systemach informatycznych administratora danych, niż sama kara pieniężna.
Pełną treść decyzji mogą Państwo znaleźć tutaj: https://uodo.gov.pl/decyzje/ZSPU.421.3.2019
Dorota Echaust-Przybytniak, Deputy Legal Director, RK RODO