Inspektor ochrony danych w Centrum Usług Wspólnych (CUW)

Pomysł tworzenia Centrów Usług Wspólnych na mocy przepisów ustawy o samorządzie gminnym nie jest niczym nowym.

Proponowaną przez autora do szerszego wdrażania nowością jest przeniesienie etatów inspektorów ochrony danych np. z jednostek gminy do CUW.

Artykuł omawia problemy związane z takim przeniesieniem co do przetwarzania danych osobowych. Problematyczne też są relacje między inspektorem ochrony danych osobowych a kierownictwem poszczególnych jednostek gminy. Chodzi o to, czy głos rozstrzygający ma inspektor danych osobowych zatrudniony w CUW, czy np. dyrektor szkoły. 

Rozszerzenie Centrum Usług Wspólnych (CUW) o etat dla inspektora ochrony danych

Dotychczasowa praktyka polegała na wspólnej obsłudze administracyjnej, finansowej i organizacyjnej, zwłaszcza w zakresie obsługi kadrowej i finansowo-księgowej placówek oświatowych, bibliotek gminnych przez pracowników urzędu gminy. Patrząc na CUW z takiej perspektywy, rozwiązanie wydaje się być bardzo dobre, pozwalające obniżyć koszty organom prowadzącym placówki oświatowe o jeden do dwóch etatów na placówkę, co daje niezłe efekty ekonomiczne w skali roku. Tym bardziej, że zadania te są powtarzalne i analogiczne w każdej jednostce (przynajmniej w głównej mierze).

Jeden inspektor ochrony danych w CUW dla wielu podmiotów

Przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) wyraźnie wskazują, że w przypadku podmiotów publicznych można dla kilku takich podmiotów wyznaczyć (z uwzględnieniem ich struktury organizacyjnej i wielkości) jednego inspektora ochrony danych.

Czy CUW staje się automatycznie administratorem danych osobowych?

Zapewne, ale należy rozważyć w jakich konkretnie kontekstach przetwarzania. Na pewno nie można przyjąć założenia, że CUW staje się automatycznie administratorem danych osobowych przetwarzanych przez jednostkę obsługiwaną.

Zgodnie z przepisami ustawy o samorządzie gminnym „jednostka obsługująca jest uprawniona do przetwarzania danych osobowych przetwarzanych przez jednostkę obsługiwaną w zakresie i celu niezbędnych do wykonywania zadań w ramach wspólnej obsługi tej jednostki”.

W jakim zakresie CUW jest administratorem danych osobowych

Zatem przystępując do planu utworzenia CUW wraz z obsługą IOD należy dokładnie:

1. określić aktywa jednostek,
2. zakres obsługi jednostek obsługiwanych i
3. nie zapomnieć, że CUW ma świadczyć obsługę, nie rządzić nimi.

Niestety często CUWom wydaje się, że będąc bliżej gminy (wszak często CUW to nic innego jak pracownicy urzędu gminy), nie pełnią funkcji służebnej dla jednostek obsługiwanych, a rolę nadzorczą i kierowniczą. Takie podejście może doprowadzić do błędnego przekonania, że CUW posiada status administratora danych we wszystkich kontekstach przetwarzania jednostek obsługiwanych.

Konflikt między inspektorem ochrony danych zatrudnionym w CUW a dyrektorem jednostki obsługiwanej

Warto pamiętać, że administrator danych ma szereg obowiązków wynikających z przepisów RODO. Poza obowiązkami ma również szereg uprawnień, w tym korzystanie z wiedzy i doświadczenia IOD, którego wybrał, obdarzył zaufaniem i liczy na jego wsparcie w każdej sprawie dotyczącej ochrony danych. Począwszy od

• oceny skutków dla ochrony danych (DPIA),
• rekomendowanych zaleceń w ramach analizy ryzyka,
• czy prowadzenia punktu kontaktowego.

Inspektor ochrony danych wspólny dla wszystkich, ale będący zbyt blisko gminy może być zbyt daleko od poszczególnych administratorów i działać raczej jako kolejny organ kontrolny gminy niż obiektywny audytor niepodlegający żadnym naciskom. Problem pojawi się w przypadku niezadawalającej współpracy między dyrektorem jednostki obsługiwanej, a inspektorem ochrony danych będącym pracownikiem urzędu (w ramach CUW).

Może zatem dojść do sytuacji, w której łatwiej będzie zmienić dyrektora np. placówki oświatowej niż inspektora ochrony danych.

Korzystny koszt outsourcingu funkcji inspektora ochrony danych

Warto rozważyć outsourcing funkcji inspektora ochrony danych dla wszystkich jednostek organizacyjnych w gminie. Pozbywamy się wcześniej wymienionych wad, a zyskujemy profesjonalne wsparcie prawne, wiedzę i doświadczenie, kompleksową obsługę i co najważniejsze koszt takiego rozwiązania dla kilkunastu nawet jednostek jest w ramach CUW tańsze niż jeden etat, czy to w CUW, czy to w jednostce obsługiwanej. Administratora danych (kierownik jednostki obsługiwanej) musi pamiętać o jednym, o odpowiedzialności, która na nim spoczywa.