Zdaniem specjalistów, istotna jest wzorowa komunikacja na linii samorząd - mieszkańcy. Żeby zbudować pozytywne relacje z lokalną społecznością, trzeba pamiętać o kilku czynnikach. Po pierwsze, lokalna władza musi poznać potrzeby i oczekiwania obywateli. Mieszkaniec gminy czy miasta musi być chętnie i jasno informowany przez swoich włodarzy. Otwarta polityka informacyjna to duży plus w codziennym kreowaniu wizerunku miast i miasteczek. Warto pamiętać, że każdy dobrze poinformowany mieszkaniec to siła, która później może zaowocować w kontaktach z inwestorami lub turystami - przekonuje Agata Brodzka-Kostrzewska z poznańskiej agencji PR Pleon. Oczywiste jest, że informowanie musi przebiegać dwutorowo.
Dobrze poznać mieszkańców
Prezydent, burmistrz czy radni muszą znać potrzeby swoich obywateli. Dobrze jest, gdy możemy sobie pozwolić na scharakteryzowanie całej grupy mieszkańców i poznanie ich potrzeb, np. ze względu na wiek, wykształcenie, w zakresie realizowanych inwestycji lub przedsięwzięć mających znaczenie dla danego miejsca - przypominają specjaliści.
Dużo dowiemy się też z badań, które pokażą, czy mieszkańcy są skłoni do podejmowania nowych wyzwań, a nawet, jak spędzają czas wolny lub gdzie wybierają się na wakacyjne urlopy.
Budowanie relacji
Stworzenie dobrego klimatu do życia i zamieszkania z pewnością podniesie ocenę pracy samorządu. Widząc działania nakierowane na mieszkańca, przestanie on postrzegać urząd negatywnie - podkreśla A. Kostrzewska. Pozytywne kreowanie przyczyni się do tego, że stanie się on niejako ambasadorem naszego miejsca.
Oczywiście, sama komunikacja z mieszkańcami nie wystarczy do stworzenia dobrego PR. Do tego potrzebne są też narzędzia, które mają to zadanie ułatwić.
Jednym ze skuteczniejszych działań są np. cykliczne spotkania mieszkańców z wójtem, burmistrzem czy prezydentem. Ważne jest przy tym to, żeby nie uczestniczył w nich on sam, lecz by towarzyszyły mu kompetentne osoby, np. jego zastępcy, dyrektorzy wydziałów czy np. przedstawiciele Zarządu Dróg Miejskich, Straży Miejskiej, a nawet policji.
Dobrym sposobem na integrację lokalnej społeczności z przedstawicielami samorządu są też organizowane cyklicznie imprezy sportowe, koncerty, pikniki i festyny.
E-czasy w kontaktach
Zdaniem fachowców, żeby mieszkańcy czuli się ważni i byli docenieni, dobrze jest zbudować dla nich profesjonalną stronę internetową, na której jej użytkownik oprócz bieżących informacji (najlepiej aktualizowanych codziennie) znajdzie też możliwość zamieszczenia swoich wypowiedzi na internetowym forum.
Ważnym rozwiązaniem jest też udostępnienie opcji umożliwiającej poprzez specjalny elektroniczny formularz zadanie osobistego pytania do prezydenta czy burmistrza.
Narzędziem pomocnym w skutecznej komunikacji jest także newslatter trafiający za pośrednictwem poczty elektronicznej do zainteresowanych osób. Dobrym sposobem na interakcję z lokalnym otoczeniem może się też okazać wykorzystanie serwisów sms rozsyłanych na telefony komórkowe. Ten sposób komunikacji z mieszkańcami został z powodzeniem zastosowany w Niepołomicach. Dzięki temu w postaci krótkich wiadomości tekstowych na komórki trafiają nie tylko informacje o bieżących pracach dotyczących miejskiego magistratu, ale także zapowiedzi odbywających się w mieście wydarzeń kulturalnych lub sportowych.
Kreowanie z gazetami
Dobre relacje z mieszkańcami można kształtować poprzez działalność wydawniczą w postaci gazetek, biuletynów okazjonalnych folderów czy ulotek. Specjaliści od PR zgodnie podkreślają, że nie można w tego typu publikacjach zamieszczać jedynie sprawozdań z obrad rady miejskiej czy chwalić się wyłącznie osiągnięciami lokalnych władz. Radzą, żeby sporo miejsca i uwagi poświęcać zwykłym mieszkańcom oraz wydarzeniom istotnym dla lokalnej społeczności.
Przy organizacji większego wydarzenia dla miasta dobrze jest też pomyśleć o zorganizowaniu imprezy pod patronatem prasy. Propozycja współpracy medialnej adresowana do lokalnej gazety może przynieść wiele korzyści, bo uroczystość zostanie z pewnością dostrzeżona, odpowiednio zapowiedziana i opisana - uważa Izabela Urbanowicz, współwłaścicielka agencji Profile. Cenne są też starania, żeby nad jej organizacją honorowy patronat sprawował premier, prezydent lub minister. To zawsze dodaje imprezie dodatkowego prestiżu - oceniają specjaliści.
Niech za wizerunek odpowiadają fachowcy
W dłuższej perspektywie dobrze jest pomyśleć o wykwalifikowanych urzędnikach od gminnego PR. W samorządach znane są przypadki, w których gminne wydziały promocji powołane do tego typu zadań w praktyce realizują zupełnie innego rodzaju działania. Bywa też tak, że rzecznik prasowy jest bardziej asystentem prezydenta niż osobą, która ma kształtować i odpowiadać za politykę informacyjną w mieście. A przecież sprawnie działający zespół fachowców od gminnej promocji oraz komunikacji z mieszkańcami wróży samorządowi osiągniecie na tym polu sukcesu w postaci profesjonalnego wizerunku - przekonują znawcy od kształtowania PR.
Sebastian Petrus