Kontrola i nadzór w jednostkach pomocy społecznej

Zapamiętaj!

Czynności kontrolne przeprowadza się na podstawie planu kontroli na dany rok kalendarzowy. Plan ten opracowuje zespół inspektorów, a zatwierdza go dyrektor właściwego do spraw pomocy społecznej wydziału urzędu wojewódzkiego (§ 3 rozporządzenia).

Czynności z zakresu kontroli wykonują zespoły inspektorów w ramach:

• kontroli kompleksowych - obejmujących wszystkie sfery organizacji i funkcjonowania jednostki podlegającej kontroli wiążące się z realizacją zadania określonego w ustawie z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej; dalej: ustawa o pomocy społecznej (kontrole takie przeprowadza się nie rzadziej niż raz na trzy lata według planu kontroli);

• kontroli problemowych - polegających na sprawdzaniu wybranych sfer organizacji i funkcjonowania jednostki podlegającej kontroli wiążących się z realizacją zadania określonego w ustawie o pomocy społecznej (kontrole te przeprowadza się według planu kontroli);

• kontroli doraźnych - przeprowadzanych w celu zbadania prawidłowości organizacji i funkcjonowania jednostki podlegającej kontroli w określonym zakresie; kontrola taka może być przeprowadzona w każdym czasie, a podstawą jej przeprowadzenia mogą być informacje uzyskane przez właściwy do spraw pomocy społecznej wydział urzędu wojewódzkiego dotyczące nieprawidłowości w organizacji i funkcjonowaniu jednostki podlegającej kontroli;

• kontroli sprawdzających - przeprowadzaną w celu zbadania, czy i w jakim zakresie są zrealizowane zalecenia pokontrolne.

Słowniczek

Placówki to placówki opiekuńczo-wychowawcze,

Ośrodki - ośrodki adopcyjno-opiekuńcze,

Jednostka podlegająca kontroli to:

• jednostka organizacyjna pomocy społecznej;

• urząd gminy, starostwo powiatowe i urząd marszałkowski, w zakresie zadań pomocy społecznej,

• podmiot niepubliczny wykonujący zadanie z zakresu pomocy społecznej na podstawie umowy z organami administracji rządowej lub samorządowej,

• placówka zapewniająca całodobową opiekę osobom niepełnosprawnym, przewlekle chorym lub osobom w podeszłym wieku, w tym prowadzoną na podstawie przepisów dotyczących działalności gospodarczej (§ 2 rozporządzenia).

UpowaŻnienie do kontroli

Kontrolę przeprowadza się na podstawie upoważnienia, które musi zawierać:

• oznaczenie organu, który je wystawiał,

• datę i miejsce jego wystawienia,

• wskazanie podstawy prawnej do przeprowadzenia kontroli,

• imiona i nazwiska inspektorów oraz rodzaje i numery dokumentów potwierdzających ich tożsamość, a także wskazanie inspektora kierującego zespołem,

• nazwę jednostki podlegającej kontroli,

• zakres kontroli oraz miejsce jej przeprowadzania,

• przewidywany termin przeprowadzania czynności kontrolnych,

• podpis osoby udzielającej upoważnienia (§ 9 rozporządzenia).

O przedmiocie i terminie rozpoczęcia kontroli zarządzający kontrolę ma obowiązek powiadomić organ założycielski oraz kierownika jednostki podlegającej kontroli na 7 dni przed jej rozpoczęciem. Obowiązek ten nie dotyczy kontroli doraźnej.

Czynności kontrolne przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w jednostce podlegającej kontroli, a w jednostkach całodobowych - od 7⁰⁰ do 17⁰⁰. Wyjątek stanowią kontrole doraźne, które w razie potrzeby mogą być przeprowadzane w innych dniach i godzinach niż opisane wcześniej.

Prowadzenie kontroli

Na kierowniku kontrolowanej jednostki ciążą określone obowiązki związane z prowadzeniem kontroli. Powinien on:

• zapewnić warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli,

• umożliwić zespołowi inspektorów wstęp do obiektów i pomieszczeń kontrolowanej jednostki, a także przeprowadzenie oględzin obiektów, składników majątkowych oraz przebiegu określonych czynności objętych obowiązującym standardem,

• przedstawić na żądanie zespołu inspektorów informacje, dokumenty i dane dotyczące przedmiotu kontroli,

• udzielić zespołowi inspektorów ustnych lub pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą,

• sporządzić uwierzytelnione odpisy lub wyciągi z dokumentów oraz zestawień i danych niezbędnych do kontroli (§ 13 rozporządzenia).

Jeżeli kierownik nie może zapewnić warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem dokumentacji, polegających np. na udostępnieniu inspektorom pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów, to zespół inspektorów może żądać wydania niezbędnych dokumentów za pokwitowaniem.

Zapamiętaj!

Czynności kontrolne muszą być wykonywane z poszanowaniem praw oraz godności osób i rodzin korzystających ze świadczeń z pomocy społecznej.

W czasie dokonywania kontroli musi być obecny kierownik lub wyznaczonego przez niego pracownika jednostki. Wyjątek stanowi tutaj kontrola doraźna, która może być prowadzona w obecności znajdującego się na terenie jednostki jej pracownika.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach zespół inspektorów może wnioskować o zwołanie w toku kontroli przez kierownika narady z pracownikami kontrolowanej jednostki w celu omówienia kwestii związanych z przeprowadzaną kontrolą.

WyŁĄczenie inspektora

Inspektor podlega wyłączeniu od udziału w kontroli, na wniosek lub z urzędu, jeżeli wyniki kontroli mogą dotyczyć jego praw lub obowiązków albo praw lub obowiązków jego małżonka lub osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia albo osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Powody wyłączenia kontrolującego trwają mimo ustania małżeństwa, wspólnego pożycia, przysposobienia, opieki lub kurateli.

Inspektor podlega wyłączeniu również w razie zaistnienia w toku kontroli okoliczności mogących wywołać uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.

Zapamiętaj!

O wyłączeniu inspektora od udziału w kontroli decyduje wojewoda na wniosek inspektora lub dyrektora właściwego do spraw pomocy społecznej wydziału urzędu wojewódzkiego.

SporzĄdzenie protokoŁu

Ustalenia, których zespół inspektorów dokonał w postępowaniu kontrolnym, muszą zostać przez nich opisane w protokole w uporządkowany, zwięzły i przejrzysty sposób. Protokół należy sporządzić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz inspektor przekazuje, za poświadczeniem odbioru, kierownikowi kontrolowanej jednostki, a drugi włącza do akt kontroli.

W protokole powinny znaleźć się następujące informacje:

• oznaczenie jednostki podlegającej kontroli, jej siedziba i adres, imię i nazwisko kierownika (jeżeli w tym zakresie w czasie kontroli zaszły zmiany, należy je uwzględnić w protokole, np. jeśli zmienił się kierownik jednostki kontrolowanej),

• imię i nazwisko, stanowisko służbowe inspektorów oraz numer i datę upoważnienia do przeprowadzania kontroli,

• data rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych w kontrolowanej jednostce (w protokole należy wymienić dni będące przerwami w kontroli),

• określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą,

• opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego, w tym ujawnionych nieprawidłowości oraz ich zakresu i skutków,

• wskazanie podstaw dokonanych ustaleń,

• pouczenie o prawie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz o prawie do odmowy podpisania protokołu,

• wzmianka o zgłoszeniu zastrzeżeń oraz o stanowisku zajętym wobec nich przez zespół inspektorów,

• omówienie dokonanych w protokole kontroli poprawek, skreśleń i uzupełnień,

• wzmianka o doręczeniu protokołu kontroli kierownikowi jednostki podlegającej kontroli,

• adnotacja o wpisie do rejestru kontroli w jednostce podlegającej kontroli,

• podpisy członków zespołu inspektorów i kierownika jednostki podlegającej kontroli na każdej stronie protokołu,

• podpisy członków zespołu inspektorów i kierownika jednostki podlegającej kontroli oraz miejsce i datę podpisania protokołu kontroli, z tym że kierownik kontrolowanej placówki może odmówić podpisania protokołu, musi jednak w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu wyjaśnić przyczyny swojej odmowy,

• w razie odmowy podpisania protokołu kontroli - wzmianka o tym fakcie (§ 15 rozporządzenia).

Zapamiętaj!

Jeżeli protokół kontroli zawiera informacje niejawne, protokół lub jego fragment oznacza się odpowiednią klauzulą tajności.

Kierownik jednostki podlegającej kontroli może odmówić podpisania protokołu kontroli. Musi on jednak w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania złożyć wyjaśnienie przyczyn tej odmowy. Odmowa taka nie uniemożliwia jednak podpisania go przez zespół inspektorów i sporządzenia zaleceń pokontrolnych.

Kierownikowi jednostki przed podpisaniem protokołu przysługuje także prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia powinny być zgłoszone na piśmie do dyrektora właściwego do spraw pomocy społecznej wydziału urzędu wojewódzkiego w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń przez kierownika termin odmowy jego podpisania wraz z podaniem przyczyn biegnie od dnia doręczenia kierownikowi jednostki stanowiska wobec zastrzeżeń zajętego przez dyrektora właściwego do spraw pomocy społecznej wydziału urzędu wojewódzkiego.

Pisemne zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole kontroli są poddawane analizie przez kontrolujący daną jednostkę zespół inspektorów. Zespół inspektorów przeprowadza dodatkowe czynności kontrolne, jeżeli z analizy zastrzeżeń wynika potrzeba ich podjęcia. Z przeprowadzonych dodatkowych czynności kontrolnych zespół inspektorów sporządza protokół.

W przypadku gdy inspektorzy stwierdzą, że zastrzeżenia kierownika były zasadne, dokonuje się zmian w protokole kontroli poprzez dołączenie do niego następującego tekstu:

1) „Ustalenia na str. .......... skreśla się.”,

2) „Protokół kontroli na str. .......... uzupełnia się przez dopisanie .....................................................................”,

3) „Treść ustaleń na str. .......... otrzymuje brzmienie: .......................................................................................”.

Jeżeli natomiast zastrzeżenia kierownika nie zostaną uwzględnione w całości lub w części, zespół inspektorów zajmuje stanowisko na piśmie i przekazuje je do akceptacji dyrektora właściwego do spraw pomocy społecznej wydziału urzędu wojewódzkiego. Stanowisko w sprawie zgłoszonych zastrzeżeń przekazuje się kierownikowi jednostki podlegającej kontroli.

Po zakończeniu postępowania kontrolnego, w którym stwierdzono uchybienia, inspektorzy sporządzają zalecenia pokontrolne zawierające ocenę działalności jednostki podlegającej kontroli wynikającą z ustaleń zawartych w protokole kontroli, opis przyczyn powstania, zakres i skutki stwierdzonych nieprawidłowości, wskazanie osób odpowiedzialnych za ich powstanie oraz uwagi, wnioski i zalecenia w sprawie ich usunięcia.

Zapamiętaj!

Zasady dotyczące czynności kontrolnych należy stosować również do czynności nadzorczych.

Kto moŻe być inspektorem

Inspektorzy upoważnieni do wykonywania kontroli i nadzoru, w zależności od rodzaju kontrolowanej (lub nadzorowanej) jednostki, muszą mieć różne kwalifikacje, których zestawienie przestawia tabela.

Alicja Brzozowska

Podstawy prawne

• Ustawa z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 115, poz. 728)

• Rozporządzenie Ministra Polityki Społecznej z 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz.U. Nr 61, poz. 543; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 210, poz. 1750)