Wybór kryteriów oceny dla poszczególnych pracowników ma kluczowe znaczenie w całym procesie oceny. To właśnie one będą podstawą do rozmowy oceniającej i jej ostatecznego wyniku. Również zasadniczo wpływać będą na przyszłość pracownika w jednostce: według nich będą dla niego planowane nowe zadania, szkolenia, rozwój. One też, a właściwie wynik oceny z ich spełnienia, mogą zadecydować o „ być albo nie być” pracownika.
W myśl rozporządzenia Rady Ministrów z 13 marca 2007 r. w sprawie sposobu i trybu dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych, działania związane z wyborem i przyjęciem kryteriów do stosowania w praktyce oznaczają konieczność wykonania czterech czynności. Są to:
-rozmowa z pracownikiem w celu przeglądu jego zadań i obowiązków na zajmowanym stanowisku,
-ustalenie kryteriów i terminu oceny oraz wypełnienie części A i B arkusza,
-przekazanie propozycji kryteriów i terminów oceny do zatwierdzenia przez kierownika jednostki,
-przekazanie zatwierdzonych terminów oceny i kryteriów ocenianemu.
Rozmowa o zadaniach i obowiązkach pracownika
W poprzednim numerze „GSiA” znalazły się informacje o znaczeniu i możliwości wykorzystania opisów stanowisk pracy przy ustalaniu kryteriów oceny. W tym przypadku z proponowanych pozycji, jakie mogą znaleźć się w takim opisie, szczególnego znaczenia nabiera kilka z nich (patrz tabela 1).
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Warto bliżej przeanalizować zapisy zawarte w tabeli na str. 37. Przełożony, przygotowując się do rozmowy z pracownikiem, może już na tej podstawie wyrobić sobie pogląd, które kryteria są właściwe dla danego stanowiska. Należy jednak od razu dodać, że informacje wypływające z opisu stanowiska nie powinny stanowić jedynej podstawy do wyboru kryteriów. Równie ważne jest przeprowadzenie rozmowy. Powinna ona obejmować następujące elementy:
-przypomnienie celu spotkania (nie jest to ocena, ale wybór kryteriów!),
-omówienie z pracownikiem sposobu realizacji obowiązków wynikających z zakresu czynności na zajmowanym przez niego stanowisku pracy,
-odniesienie się do zgodności wykonywania obowiązków z obowiązkami pracownika samorządowego określonymi w art. 15 i art. 16 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych,
-zapytanie ocenianego o jego opinię na temat zakresu realizowanych obowiązków i zadań (może pojawiły się jakieś nowe - nieobjęte opisem?)
-upewnienie się, że pracownik zna i rozumie cele rozmowy oceniającej oraz kryteria, według których może być oceniany,
-po zakończeniu rozmowy poinformowanie ocenianego o dalszym trybie postępowania.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
GSIA RADZI
Według rozporządzenia, rozmowa stanowi jedną czynność, a ustalenie kryteriów kolejną. Wydaje się jednak, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby te czynności połączyć. Oznacza to nie tylko oszczędność czasu. Ma również wymiar motywacyjny. W takim przypadku bowiem dla pracownika rozmowa staje się bardziej wyczerpująca. Oznacza to, że przełożony nie tylko „porozmawiał ze mną”, ale również od razu ustalone zostają propozycje kryteriów. Przyjmując takie rozwiązanie, można wciągnąć pracownika w rozmowę poprzez zapytanie go o jego propozycje kryteriów. Jeśli obie strony dojdą w tej materii do porozumienia, osiągnięty zostanie dodatkowy, bardzo ważny efekt zwany „efektem ojcostwa”. Innymi słowy, przynajmniej w jakiejś części proponowane przez pracownika kryteria oceny będą faktycznie zastosowane. Jeśli tak się stanie, z pewnością o wiele bardziej będzie się on z nimi utożsamiał i poczuwał odpowiedzialnym za ich spełnianie - bo będą to faktycznie „jego” kryteria, a nie narzucone przez przełożonego.
Ustalenie kryteriów
Rozporządzenie Rady Ministrów narzuca 6 kryteriów obowiązkowych oraz określa 23 fakultatywne, z których oceniający może wybrać od trzech do pięciu. Dodatkowo istnieje możliwość dopisania przez oceniającego jednego dodatkowego kryterium spoza wyspecyfikowanych w rozporządzeniu.
WAŻNE
Przystępując do wyboru kryteriów oceny, należy pamiętać o kardynalnej zasadzie, której niestosowanie może wypaczyć cały sens prowadzenia ocen w jednostce - nie oceniamy człowieka jako takiego, ale pracownika jednostki samorządu terytorialnego zajmującego określone stanowisko.
Z praktycznego punktu widzenia pracownikowi można zaproponować od 9 (6 obowiązkowych + 3 fakultatywne) do 12 kryteriów oceny (6 obowiązkowych + 5 fakultatywnych + 1 dodatkowe określone przez przełożonego). O ile „wybór” sześciu obowiązkowych kryteriów nie powinien rodzić wątpliwości, o tyle więcej uwagi warto poświęcić kryteriom fakultatywnym.
W rozporządzeniu odnajdujemy listę zdefiniowanych kryteriów oceny. Wydaje się, że w procesie wyboru kryteriów oceny pomocna może być próba uporządkowania ich według jakichś określonych zasad. W tym przypadku nasuwa się jedno, proste do zastosowania rozwiązanie - grupowanie.
Grupowanie kryteriów polega na podzieleniu wszystkich kryteriów dowolnych na cztery grupy, kierując się przy tym ich definicjami określonymi w rozporządzeniu:
-kryteria kwalifikacyjne,
-kryteria efektywnościowe,
-kryteria behawioralne (okazywane zachowania i umiejętności „miękkie”)
-kryteria zarządcze.
Dokonując wyboru poszczególnych kryteriów dowolnych, uporządkowanych w taki sposób, można się upewnić, czy wybierane są faktycznie te z nich, które pozwolą dokonać kompleksowej oceny pracownika. Zważywszy jednak na złożony charakter funkcjonowania stanowisk pracy w jednostce, należy założyć, że wybór kryteriów powinien obejmować przynajmniej trzy wspomniane wyżej grupy.
Powyższy podział to jedynie propozycja o charakterze umownym. Ma na celu lepsze zobrazowanie potencjalnego podziału/pogrupowania kryteriów dowolnych z punktu widzenia obszarów, które mają być oceniane.
Następnie należy dokonać wyboru kryteriów (trzy do pięciu), kierując się następującymi zasadami:
-oceniany pracuje na stanowisku niekierowniczym - wybieramy kryteria z grupy 1, 2, 3,
-oceniany pracuje na stanowisku kierowniczym - wybieramy kryteria z grupy 1, 2, 3, 4,
-wybór precyzujemy na podstawie zadań, obowiązków i uprawnień na danym stanowisku/grupie stanowisk.
Jak rozumieć nazwy grup kryteriów
Kryteria kwalifikacyjne
To kryteria odnoszące się do tzw. twardej wiedzy i umiejętności (np. technicznej, prawnej, administracyjnej itp.) związanych ze znajomością przepisów prawa, procedur postępowania, instrukcji, wzorów.
Kryteria efektywnościowe
To kryteria o charakterze „twardym” i „miękkim”. Odnoszą się zatem zarówno do wiedzy i umiejętności o charakterze technicznym/prawnym/administracyjnym, jak i zachowań, postaw, umiejętności wypływających np. z doświadczeń czy wiedzy ogólnej. Cechą wspólną dla tej grupy kryteriów jest jednak to, że wszystkie dotyczą tych aspektów wykonywania pracy przez ocenianego, które wiążą się z osiąganiem określonych rezultatów poprzez wykonywanie przewidzianych w takich przypadkach działań.
Kryteria behawioralne
To grupa skupiająca kryteria o tzw. miękkim charakterze. Odnoszą się one zatem do postaw, zachowań i umiejętności, jakie pracownicy okazują w codziennej pracy, głównie w związku z wchodzeniem w interakcje z innymi osobami - zarówno z wnętrza, jak i otoczenia jednostki. Specyfika tych kryteriów polega na tym, że dotykają obszarów funkcjonowania pracownika niezależnych od wiedzy formalnej, uprawnień, wykształcenia, stażu czy pozycji w hierarchii służbowej.
Kryteria zarządcze
Specyfika tej grupy kryteriów jest podobna do opisanej dla kryteriów behawioralnych, jednak elementem wyróżniającym jest jej ścisłe powiązanie z obowiązkami wynikającymi z uprawnień zarządczych dotyczących innych ludzi (podwładnych). Innymi słowy, kryteria te odnoszą się do podstawowych zadań, jakie wiążą się z zarządzaniem innymi: planowania, organizowania, motywowania i kontroli.
Jak wspomniano, przełożony może również zaproponować nowe kryterium - spoza listy wynikającej z rozporządzenia. Trudno w tym miejscu dawać jakieś konkretne propozycje gotowych rozwiązań. Warto jednak podkreślić kilka zasad, którymi należy się kierować przy budowania propozycji kryteriów własnych:
-kryterium musi mieć nazwę,
-kryterium musi być zdefiniowane,
-nazwa i definicja muszą być zrozumiałe dla każdej osoby, która będzie je czytała (nie tylko dla ich twórcy....),
-definicja powinna odnosić się do obszarów/parametrów/zachowań, które faktycznie są obserwowalne i możliwe do obiektywnej oceny.
Na koniec należy wpisać wybrane i dodane kryteria oraz terminy oceny w formularzu oceny, w części A oraz B.
Propozycje kryteriów i terminów oceny zatwierdza kierownik
Tak przygotowane propozycje kryteriów i terminów oceny należy przekazać do kierownika jednostki w celu ich zaakceptowania. Przypomnieć trzeba, że kierownik jednostki ma prawo delegować to zadanie (tj. zatwierdzanie kryteriów) innym podległym służbom, niemniej formalnie to on jest adresatem tego dokumentu.
Rozporządzenie nie definiuje wprost terminu, w jakim kryteria mają zostać zatwierdzone. Kierując się jednak innymi jego zapisami, można przyjąć, że czas trwania takiego procesu nie powinien być dłuższy niż 30 dni.
Warto przy tym zwrócić uwagę na potencjalne odrzucenie (niezatwierdzenie) proponowanych przez oceniającego kryteriów. Rozporządzenie nie precyzuje postępowania w takim przypadku. Wydaje się jednak, że po prostu formularz powinien wrócić do oceniającego ze stosowną adnotacją (a jeszcze lepiej sugestią, co i dlaczego powinno być zmienione). Oceniający powinien nanieść stosowne poprawki i powtórnie skierować formularz do akceptacji kierownika jednostki.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Przekazanie zatwierdzonych terminów oceny i kryteriów ocenianemu
Rozporządzenie określa termin przekazania przez oceniającego zatwierdzonych przez kierownika jednostki kryteriów ocenianemu jako „niezwłocznie”. Pomijając kwestie definicji takiego terminu, warto odnieść się do związanego z tym praktycznego problemu liczby kopii zatwierdzonych przez kierownika jednostki arkuszy z kryteriami. Z jednej strony musi go mieć oceniany, z drugiej jednak jest wielce prawdopodobne, że oceniający również chciałby je zachować w celu przygotowania się potem do rozmów oceniających. U kogo zatem powinien zostać oryginał? Wydaje się, że oryginał zatwierdzonych kryteriów powinien zostać u oceniającego. On to bowiem po zakończeniu procesu oceny odpowiada za to, aby w teczce personalnej pracownika znalazły się wszystkie towarzyszące procesowi oceny dokumenty i formularze.
Oprócz tego oceniający powinien również zadbać o to, aby fakt zapoznania się z zatwierdzonymi kryteriami oceny oraz terminem jej sporządzenia oceniany potwierdził własnoręcznym podpisem w punkcie II części B arkusza oceny.
Jacek Jędrzejczak
Praktyk w zarządzaniu personelem. Trener i konsultant. Partner firmy doradczo-szkoleniowej ProFirma Sp z o.o. Ekspert i trener Pomorskiego Centrum Samorządu Terytorialnego w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi. Autor kilku książek oraz artykułów poświęconych aspektom ocen, wynagradzania, zarządzania personelem. Współtwórca kompleksowego Pakietu „MasterMark 1.0” służącego do wdrożenia i prowadzenia systemu ocen w jednostkach samorządu terytorialnego.
PODSTAWA PRAWNA:
-Ustawa z 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1593 z późn. zm.)
-Rozporządzenie Rady Ministrów z 13 marca 2007 r. w sprawie sposobu i trybu dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych (Dz.U. nr 55, poz. 361)