Stosowane również w jednostkach sektora finansów publicznych Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego wydane przez Instytut Audytorów Wewnętrznych IIA poruszają kwestię oceny działania audytu wewnętrznego.
Ocena wewnętrzna
Istnieją dwa podstawowe sposoby oceny pracy audytu wewnętrznego: oceny wewnętrzne i oceny zewnętrzne - wyjaśnia dr Agnieszka Bryl, menedżer w dziale doradztwa biznesowego Ernst & Young. Zgodnie ze standardem 1311 ocena wewnętrzna musi obejmować:
• bieżący monitoring działalności audytu wewnętrznego oraz
• okresowe przeglądy przeprowadzane drogą samooceny lub przez inną osobę - w ramach organizacji - posiadającą wystarczającą znajomość praktyki audytu wewnętrznego i standardów.
Bieżący monitoring polega na codziennym nadzorze, przeglądzie i pomiarze skuteczności i jakości działalności audytu wewnętrznego.
- Powinien on być włączony w codzienne zasady i działania wykorzystywane do zarządzania działalnością audytu wewnętrznego i wykorzystywać procesy, narzędzia i informacje konieczne do oceny zgodności ze standardami, a także oceny stosowania kodeksu etyki - twierdzi nasza rozmówczyni.
Ekspert podkreśla, że poradniki praktyczne (Practice Advisories) dają szereg wskazówek na temat prowadzenia oceny wewnętrznej prac audytu wewnętrznego. W szczególności wskazówki te dotyczą sposobu oceny poszczególnych audytów oraz sposobu oceny jakości i stopnia wykonania prac. Przykładowe mierniki oceny jakości i stopnia wykonania prac obejmują:
• mierniki oceny procesu audytu wewnętrznego (np. ilość, jakość i waga ustaleń i rekomendacji, stopień wykonania audytów, kwota oszczędności wynikająca z rekomendacji, techniki zapewnienia jakości, długość trwania audytów);
• mierniki satysfakcji klientów audytu - kierownictwa operacyjnego i audytowanych (np. wyniki badania opinii, procent wdrożonych rekomendacji, liczba wniosków o audyt, liczba skarg na audyt wewnętrzny).
Według Agnieszki Bryl okresowe przeglądy są prowadzone w celu oceny zgodności prowadzonych prac ze standardami, a także stosowania kodeksu etyki. Innym kryterium oceny jest skuteczność i wydajność audytu wewnętrznego w prowadzonych pracach. Podczas takich ocen powinien być stosowany Podręcznik Oceny Jakości. Okresowe przeglądy wewnętrzne mogą być prowadzone zarówno w formie samooceny, jak i przez osoby posiadające certyfikaty CIA lub inne odpowiednie kwalifikacje, umiejscowione poza komórką audytu wewnętrznego. Wyniki oceny wewnętrznej powinny być raportowane co najmniej raz do roku do kierownictwa organizacji.
Ocena zewnętrzna
Z kolei Katarzyna Włodarska, menedżer i wykładowca w Ernst & Young Academy of Business, twierdzi, że drugą formą oceny są oceny zewnętrzne. Zgodnie ze standardami powinny być przeprowadzane co najmniej raz na pięć lat przez wykwalifikowaną osobę lub zespół spoza organizacji.
Kto mógłby dokonać takiej oceny? Przede wszystkim musi to być osoba (zespół) niezależna od organizacji, czyli taka, u której nie występuje ani rzeczywisty, ani domniemany konflikt interesów.
- Nie może to być osoba z innego departamentu ani z podmiotu powiązanego z organizacją - twierdzi nasza rozmówczyni. Ocenę zewnętrzną mogą przeprowadzać, np. osoby dokonujące przeglądów zapewniania jakości z IIA, pracownicy organów regulacyjnych, konsultanci, audytorzy zewnętrzni, inni dostawcy profesjonalnych usług oraz audytorzy wewnętrzni spoza organizacji, których działalność podlega ocenom zewnętrznym.
Według eksperta osoba dokonująca oceny powinna posiadać odpowiednie kwalifikacje. Oznacza to, po pierwsze, że musi to być kompetentny, dyplomowany profesjonalista w zakresie audytu, posiadający aktualną wiedzę na temat standardów. Po drugie, osoba ta powinna posiadać dobrą orientację w zakresie dobrych praktyk audytu wewnętrznego. Po trzecie, powinna posiadać co najmniej trzyletnie doświadczenie zdobyte w ostatnim czasie w audycie wewnętrznym na stanowisku kierowniczym.
Jaki zakres obejmuje ocena zewnętrzna? Katarzyna Włodarska twierdzi, że oceniający sprawdza, czy działalność audytu jest zgodna ze standardami, kodeksem etyki IIA, z kartą audytu, planami, procedurami oraz odpowiednimi wymogami prawnymi i regulacyjnymi. Ocenia również, czy spełnione są oczekiwania kierownictwa oraz czy audyt przysparza wartości i usprawnia działania organizacji.
- Oceniający dokonuje przeglądu narzędzi i metod stosowanych w audycie, sprawdza też, czy zespół audytorów posiada odpowiednią wiedzę, umiejętności i doświadczenie potrzebne do właściwego wypełniania obowiązków - wyjaśnia rozmówczyni.
Dodaje, że na zakończenie kierownictwo powinno otrzymać formalne sprawozdanie z dokonanej oceny. Powinno ono zawierać opinię na temat zgodności działania audytu wewnętrznego ze standardami, ocenę stosowania najlepszych praktyk oraz ewentualne zalecenia, jeżeli zachodzi potrzeba ich wydania.
Pytania egzaminacyjne
Jak natomiast ten problem weryfikowany jest na egzaminie na audytora wewnętrznego CIA oraz CGAP przeprowadzanych przez IIA?
Angelika Rokicka-Buczek, wykładowca w Ernst & Young Academy of Business, uważa, że mimo iż ocena działania audytu wewnętrznego może się wydawać łatwym tematem, nie należy podchodzić do niego na wyczucie.
- Trzeba dokładnie wczytać się w odpowiednie standardy oraz poradniki i przygotować się, np. na pytanie, co powinno zawierać sprawozdanie z wyników przeglądu zewnętrznego - twierdzi nasza rozmówczyni.
Przykładowe odpowiedzi (z których można wybrać tylko jedną) to: opinia na temat zgodności audytu wewnętrznego ze standardami lub opinia na temat przestrzegania karty audytu wewnętrznego. Na zdrowy rozsądek obie możliwości wydają się być poprawne i tu właśnie niezbędna okazuje się znajomość poradnika 1312-1, dzięki której eliminujemy drugą opcję.
NARZĘDZIA OCENY AUDYTU
Narzędzia wykorzystywane w procesie oceny audytu:
• procedury nadzoru nad audytami,
• listy sprawdzające i inne narzędzia dokumentujące stosowanie przyjętych regulacji i metodyk audytu wewnętrznego,
• ocena pracy audytu wewnętrznego przez klientów audytu oraz innych interesariuszy,
• wybrane wewnętrzne przeglądy dokumentacji roboczej przez pracowników niezaangażowanych w dany audyt,
• budżety projektów, systemy ewidencji czasu pracy, wykonanie planów audytu, wykonanie budżetów,
• analiza innych mierników jakości i stopnia wykonania prac.
AGNIESZKA POKOJSKA
agnieszka.pokojska@infor.pl