Odpowiedź: Pisma, których adresatem jest rada miejska, a nie konkretny radny, powinny być otwierane w kancelarii urzędu miejskiego.
Uzasadnienie: Takie rozstrzygnięcie wynika z przepisów wydanego na podstawie art. 39a ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych (dalej: rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej).
Instrukcja kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gminnych po to, aby we wszystkich tych urzędach istniał jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz w celu zapewnienia ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą (§ 1 ust. 1 rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej).
W załączniku do rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej (dalej: załącznik) ustalono m.in. zasady przyjmowania i obiegu korespondencji w urzędach gmin i związków międzygminnych. Każde pismo wpływające do urzędu przyjmuje kancelaria, stanowiąca wewnętrzną komórkę organizacyjną powołaną do załatwiania spraw obsługi kancelaryjnej danego urzędu, a następnie rejestruje je w rejestrze kancelaryjnym (§ 6 ust. 1 załącznika).
Przy przyjmowaniu przesyłek przekazywanych drogą pocztową (zwłaszcza przesyłek poleconych i wartościowych) kancelaria ma obowiązek:
• sprawdzić prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania,
• w razie nadejścia przesyłki uszkodzonej sporządzić odpowiednią adnotację na kopercie (albo opakowaniu) oraz na potwierdzeniu odbioru i żądać od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej (§ 6 ust. 2 załącznika).
Procedura
Po otwarciu kopert sprawdza się, czy nie zawierają one pism mylnie skierowanych oraz czy dołączone są wymienione w tych pismach załączniki (§ 6 ust. 6 załącznika).
Na każdym wpływającym do urzędu piśmie umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony pieczątkę wpływu z datą otrzymania tego pisma i wchodzącym numerem ewidencyjnym z rejestru kancelaryjnego.
W przypadku koperty przekazywanej bez otwierania pieczątkę taką stawia się na przedniej stronie koperty (§ 6 ust. 11 załącznika).
Dopiero po wykonaniu wszystkich czynności, związanych przyjęciem korespondencji, kancelaria segreguje wpływające przesyłki według ich treści oraz przekazuje je poszczególnym sekretariatom i wydziałom (§ 6 ust. 12 załącznika).
Pisma do rady
Ogólne przepisy instrukcji kancelaryjnej (w tym zasady dotyczące przyjmowania korespondencji przez kancelarię urzędu) mają również zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych z działalnością rady gminy oraz innych organów kolegialnych powołanych przez radę gminy oraz wójta, burmistrza lub prezydenta miasta (§ 43 ust. 1 załącznika).
ZAPAMIĘTAJ!
Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem (§ 6 ust. 4 załącznika):
1) przesyłek adresowanych imiennie (te ma obowiązek przekazać adresatom wymienionym na kopercie z imienia i nazwiska),
2) przesyłek wartościowych (przekazuje je właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem),
3) przesyłek z dokumentami z klauzulą „zastrzeżone” (§ 6 ust. 4 załącznika do rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej).
Dorota Strusiewicz-Kotela
Podstawy prawne:
• Ustawa z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1591; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. nr 223, poz. 1458)
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz. 1319; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. nr 127, poz. 885)