Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (dalej: rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej) wprowadza wymagania dotyczące funkcjonowania archiwum zakładowego w urzędach. Do tej pory przepisy te były regulowane wewnętrznymi przepisami w danym podmiocie, uzgodnionymi z właściwym archiwum państwowym.
Uwzględniając dwa sposoby dokumentowania przebiegu załatwiania spraw (tradycyjny i elektroniczny), również przepisy dotyczące archiwum musiały przewidzieć nieco odmienne zasady jego działania. Tym samym dla każdego zagadnienia regulującego funkcjonowanie archiwum zakładowego, tj.:
● organizacja i zadania archiwum zakładowego,
● lokal archiwum zakładowego,
● przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego,
● przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
● przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji,
● udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym,
● wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego,
● brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
● przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
– wprowadzono odmienne wymagania, uwzględniając zupełnie inny sposób zarządzania dokumentacją w postaci papierowej i elektronicznej. Wynika to z faktu, że w urzędzie, w którym wykorzystywany jest system elektronicznego zarządzania dokumentacją (dalej: EZD), dla dokumentacji w postaci elektronicznej funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD lub jego moduł.
Istotną nowością jest wyznaczenie tzw. koordynatora czynności kancelaryjnych, którego zadaniem jest bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw.
Koordynator czynności kancelaryjnych
Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw oraz właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych. Celem przepisu jest ustanowienie nowej funkcji – swego rodzaju pomocy dla komórek organizacyjnych urzędu, m.in. w doborze właściwych grup rzeczowych dla akt spraw.
Zgodnie z rozporządzeniem funkcję koordynatora czynności kancelaryjnych pełni archiwista. Nie oznacza to jednak, że musi on być pracownikiem archiwum zakładowego. Celem tego przepisu jest bowiem podkreślenie, że zadanie to powinno być realizowane przez osobę o praktycznych umiejętnościach stosowania przepisów rozporządzenia z uwagi na powierzoną funkcję nadzorczą. Tym samym koordynatorem czynności kancelaryjnych może być inny pracownik urzędu, realizujący zadania archiwum zakładowego. Praktyczny wydźwięk tego przepisu należy utożsamiać z faktem, że często zadania związane z nadzorem nad przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej i wdrożeniem (od strony merytorycznej) systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją należą do pracowników zatrudnionych na innych stanowiskach czy w komórkach organizacyjnych poza archiwum zakładowym.
Czytaj także: Zmienione zasady ochrony informacji niejawnych>>
Elektronicznie czy papierowo
Decyzję o wyborze podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla danego podmiotu podejmuje kierownik podmiotu, wskazując, który ze sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych będzie obowiązywał w urzędzie. Rozporządzenie pozostawiło do wyboru dwie możliwości – system tradycyjny lub system EZD.
Wybór sposobu jest uzależniony głównie od stanu przygotowania urzędu do wykorzystania elektronicznego zarządzania dokumentacją. Istotne jest, iż w przypadku wyboru przez kierownika urzędu elektronicznego zarządzania dokumentacją jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw nie jest dopuszczalny powrót do systemu tradycyjnego – papierowego. Podobnego ograniczenia nie ma jednak w przypadku wyboru systemu tradycyjnego. Tym samym – biorąc pod uwagę, że rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej zostało podpisane dopiero 18 stycznia 2011 r. – można zaryzykować stwierdzenie, że od 1 stycznia 2011 r. większość urzędów pracuje nadal w systemie tradycyjnym, zostawiając sobie czas na szczegółową analizę rozporządzenia i dostosowanie organizacji urzędu oraz wykorzystywanego systemu EZD do nowych wymagań prawnych.
Niezależnie od wybranego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw kierownik podmiotu może wskazać wyjątki przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone.
Dodatkowo rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej przewiduje, że obowiązkowo wskazuje się te wyjątki w ściśle określonych przypadkach – np. niezgodność przyjętego sposobu dokumentowania z przepisami wymagającymi odmiennego sposobu dokumentowania.
W przypadku gdy urząd jest w stanie podołać trudom wdrożenia systemu EZD lub też taki system już wykorzystuje w codziennej pracy, kierownik urzędu i pracownicy, którym powierzono bardzo wymagające zadanie wdrożenia nowej instrukcji kancelaryjnej, powinni zwrócić szczególną uwagę na kilka aspektów uregulowanych w rozporządzeniu w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla podmiotów, które przyjęły lub przyjmą jako podstawowy elektroniczny system dokumentowania prowadzonych spraw. Większość z nich dotyczy samego systemu EZD i najważniejszej kwestii – „zatrzymania” dokumentów papierowych w punktach kancelaryjnych. Dokumenty w postaci papierowej – nie są przekazywane (z pewnymi wyjątkami) na biurka urzędników. W tym zakresie rozporządzenie określa m.in.:
1. Wymagania funkcjonalne systemu EZD.
2. Zasady wykonywania czynności w punktach kancelaryjnych i na pozostałych stanowiskach.
3. Zasady funkcjonowania składów chronologicznych.
(Skład chronologiczny – uporządkowany zbiór dla dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD;
Skład informatycznych nośników danych – uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej).
4. Zasady wykonywania i wymagania techniczne odwzorowań cyfrowych.
(Odwzorowanie cyfrowe – dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru).
5. Zasady opisywania metadanych dla dokumentów elektronicznych i spraw;
(Metadane – zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie).
6. Zasady wykorzystania podpisu elektronicznego przy akceptacjach i dekretacjach.
W zakresie dotyczącym urzędów, dla których podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu spraw jest system tradycyjny, instrukcja w zasadzie nie zmienia dotąd stosowanych rozwiązań. Wprowadza jednak wymagania dotyczące postępowania z przesyłkami przekazanymi pocztą elektroniczną, przez elektroniczną skrzynkę podawczą, na informatycznym nośniku danych. Reguluje również zasady postępowania w przypadku pism przeznaczonych do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej (elementy systemu mieszanego – postać papierowa i elektroniczna w jednej sprawie).
Zadania dla kierownika
Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej wprowadza ponadto pewne zobowiązania dla kierowników podmiotów, odpowiednio dla sekretarzy gminy, przewodniczących zarządów związków międzygminnych, sekretarzy powiatu, sekretarzy województwa, dyrektorów generalnych urzędów, właściwych organów zespolonej administracji rządowej w województwie, kierowników komórek organizacyjnych i oczywiście dla pozostałych pracowników podmiotów, których rozporządzenie dotyczy.
Wybrane zadania kierownika podmiotu:
● nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych,
● wskazanie podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych, podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw,
● wskazanie wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone,
● opracowanie instrukcji dla masowo realizowanych elektronicznych usług publicznych (wewnętrznych lub w porozumieniu między podmiotami) stanowiące podstawę wskazania wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania spraw,
● wyznaczenie koordynatora czynności kancelaryjnych,
● określenie listy rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.
Nowe wymagania z pewnością będą wymagały olbrzymiej pracy ze strony osób odpowiedzialnych za wdrożenie zarówno przepisów rozporządzenia, jak i systemu EZD. Można się również spodziewać wielu trudności przy wdrożeniu, jednakże spodziewane efekty są nie do przecenienia. Związane jest to również z faktem, że instrukcja kancelaryjna w obecnym kształcie staje się podstawowym dokumentem zarządczym w urzędzie, mającym podstawowe znaczenie dla organizacji całego urzędu.
Czytaj także: Sposoby na chaos w dokumentach>>
SŁOWNICZEK
System tradycyjny – system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci.
System EZD – system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.
Podstawa prawna