Kategorie

Sposoby na chaos w dokumentach

Zdzisława Koźmin
inforCMS
Bałagan w dokumentach nie tylko utrudnia pracę i pochłania czas. Postronni obserwatorzy uważają, że osoba pracująca w takich warunkach jest niezorganizowana, niekompetentna, nie potrafi wyznaczyć sobie priorytetów, więc lepiej nie powierzać jej zadań wymagających dotrzymania terminów.

Chaos na półkach oznacza, że znalezienie potrzebnego dokumentu będzie trudne. Praca staje się mniej wydajna i bardziej męcząca. Więcej czasu zużywa się na ogarnięcie zamętu niż na efektywną pracę.

Dokumenty i papiery zawsze będą się gromadziły na biurkach, ale można zastosować odpowiedni system panowania nad nimi. Porządkowania, odkładania na miejsce, segregowania dokumentów można się nauczyć. Dokumenty można przechowywać w szafkach, szufladach, wysuwanych pojemnikach lub zawieszać na specjalnych stelażach. Podstawowymi środkami wykorzystywanymi do utrzymania porządku w biurze są segregatory, półki, kuwety na biurko, pojemniki na dokumenty, systemy archiwizacji zawieszanej, skoroszyty, klasery.

Do segregowania dokumentów przydają się specjalne przekładki i etykiety samoprzylepne, a do ich organizacji różnego rodzaju sortery.

Systemy przechowywania bieżących dokumentów

Do przechowywania akt służą:

• obwoluty, papierowe lub plastikowe – do przenoszenia pojedynczych dokumentów biurowych,

• segregatory – do przechowywania większej ilości pism w określonym porządku,

• skoroszyty umożliwiają wpinanie poszczególnych dokumentów w określonym porządku.

Inne sposoby przechowywania dokumentów podręcznych to leżące kuwety lub stojące otwarte pojemniki.

Odnalezienie właściwego dokumentu stanie się niezwykle proste, gdy zastosujemy następujące pomoce:

• ofertówki z kolorowym brzegiem – pionowe,

• ofertówki z kolorowym brzegiem – poziome,

• klipsy z indeksem,

Wybór systemu kolorystycznego

Zastosowanie kolorystyki pozwala na pierwszy rzut oka rozróżniać rodzaje dokumentów. W zależności od charakteru spraw oraz ilości można przyjąć ich klasyfikacje, stosując kod kolorów na segregatorach.

Na przykład:

• kolor czarny – sprawy wewnętrzne firmy,

• kolor niebieski – sprawy na zewnątrz firmy,

• kolor czerwony – sprawy pilne lub szczególnie ważne,

• kolor zielony – sprawy własne sekretarki,

Można także inaczej:

• niebieski – sprawy szefa,

• zielony – zadania sekretarki,

• czarny – inne sprawy,

• czerwony – sprawy ważne i pilne.

Dzięki wybranym kolorom można łatwo uporządkować stosy dokumentów zgromadzone na biurku. Najefektywniejsze jest zastosowanie trzech widocznych kolorów, na przykład czerwony, niebieski i żółty. Przy wyborze systemu kolorystycznego należy zgromadzone dokumenty podzielić na podstawowe działy lub tematy i przypisać im jeden z trzech kolorów. Można także przypisać określony kolor do poszczególnych klientów, oznaczyć nimi ważne osoby w firmie, do których zazwyczaj kierujesz dokumenty lub oznaczyć sprawy bardzo ważne (czerwony), umiarkowanie ważne (niebieski) oraz, te które można odłożyć na później (żółty). Wybór jest całkowicie dowolny i zależy od charakteru twojej pracy. Należy jednak pamiętać o konsekwentnym oznaczaniu każdego nowego dokumentu w wybranym kolorze.

Terminarz szefa

Podstawowym warunkiem racjonalnego wykorzystania kalendarza jest opracowanie własnego systemu skrótów (skróconego zapisywania zamierzeń). Po ustaleniu skrótów należy umieścić ich oznaczenia w kalendarzu, co pozwoli na uniknięcie nieporozumień i szybkie zorientowanie się w notatkach także przez osobę zastępującą.

Oto przykłady najczęściej stosowanych skrótów:

zebranie – zebr.

spotkanie – spt.

narada – nar.

wezwanie – wezw.

odprawa – odp.

telefon – tel.

Zapisy należy prowadzić drobnym, ale wyraźnym i czytelnym pismem.

Jeżeli w kalendarzu występuje rozkład godzinny, nie musimy pisać 10.30, wystarczy w rubryce odpowiedniej godziny napisać 30. Podobnie skrótowo oznaczamy dużymi literami dni tygodnia:

W – wtorek,

Ś – środa,

C – czwartek,

S – sobota,

z wyjątkiem poniedziałku – Po

i piątku – Pt.

Sprawy definitywnie załatwione należy skreślić. Jeżeli jakieś pozycje nie zostaną wykonane, należy je przenieść na kartę terminarza z datą dnia następnego, aby nie zapomnieć uwzględnić ich w następnym planie.

Reklama

W każdym sekretariacie powinien się znaleźć „koszyczek” na priorytety. Należy do niego wkładać tę korespondencję, która jest najpilniejsza, na którą trzeba odpowiedzieć natychmiast oraz takie, które mogą nieco poczekać. Na koniec dnia postaraj się koszyczek opróżnić. Warto unikać odkładania dokumentów do koszyczka „przychodzące”. Należy niezwłocznie załatwić sprawę lub przekazać właściwej merytorycznie osobie. Tylko w ten sposób można uniknąć chaosu w dokumentach.

 Czytaj także:  Obsługa trudnych gości>>                                  

Zorganizowany chaos

Ład organizacyjny można wprowadzić dzięki zastosowaniu przepisów dotyczących przechowywania, archiwizacji i obiegu dokumentów w firmie, prowadzenia ewidencji, weryfikacji pism.

Wszystkie czynności związane z obiegiem pism można podzielić na trzy fazy:

1. Przyjmowanie pism.

2. Rozdzielanie i załatwianie pism.

3. Wysyłanie pism.

Postępowanie z dokumentacją nie może być dowolne i podlega ściśle określonym regulacjom i normom prawnym. Normy te ustalają zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, warunki ewidencjonowania, zabezpieczenia i przechowywania w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej.

W dobrze zorganizowanej jednostce organizacyjnej istnieją wewnętrzne przepisy, które określają obieg dokumentów. Zbiór tych przepisów stanowi instrukcję kancelaryjną.

Czynności związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym.

Wyróżniamy następujące systemy kancelaryjne:

• dziennikowy,

• bezdziennikowy,

• mieszany.

Czytaj także: Niezbędnik czynności kancelaryjnych>>

Rady dla osób walczących z chaosem

1. Raz w tygodniu uporządkuj szuflady, półki w biurku i szafach.

2. Określ przeznaczenie każdej szuflady i szafki oraz umieść na nich odpowiednie napisy.

3. Odkładaj wszystko od razu na swoje miejsce.

4. Każdy dzień zakończ porządkami na biurku i w jego otoczeniu.

5. Od razu dokonuj oceny czy dokument jest ważny. Jeśli nie jest przydatny, wyrzuć go do kosza.

6. Wybierz jednolity system przechowywania podręcznych dokumentów.

7. Co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych i pozbądź się tych, które nie są już potrzebne.

8. Stosuj zasadę pustego biurka, im mniej leży na nim papierów, tym lepiej.

9. Nie mieszaj ważnych dokumentów z mało istotnymi.

Zdzisława Koźmin

 

Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    13 cze 2021
    Zakres dat:

    Lektury w szkole podstawowej – proponowane zmiany

    Lektury w szkole podstawowej – zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowało propozycję zmian w liście lektur szkolnych. Jakie książki zostaną usunięte z wykazu a jakie dodane?

    Lista lektur w liceum i technikum – proponowane zmiany

    Lektury w liceum i technikum – jakie zmiany proponuje Ministerstwo Edukacji i Nauki? Skreślone z wykazu lektur mają być m.in. wiersze Marcina Świetlickiego oraz „Mała apokalipsa” Tadeusza Konwickiego. Zamiast tego uczniowie mają czytać m.in. dzieła filozoficzne i egzystencjalne Jana Pawła II.

    Dopłaty z gmin za odpady, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody

    Dopłaty z gmin, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody - szykują się spore zmiany w gospodarce odpadami. Co zawiera rządowy projekt zmian w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach?

    Komunikacja w Compliance

    Komunikacja w Compliance. W najbliższym czasie sektor publiczny, ale i sektor prywatny (zwłaszcza duże i średnie przedsiębiorstwa) czeka wdrażanie systemów Compliance. Kluczem do udanego wdrożenia, a potem utrzymania systemów Compliance jest komunikacja.

    Leśna szkoła z klimatem - ruszają ekolekcje

    Leśna szkoła z klimatem to program opracowany we współpracy Ministerstwa Klimatu i Środowiska oraz Ministerstwa Edukacji i Nauki, który służy inspirowaniu uczniów i nauczycieli do działań sprzyjających środowisku przyrodniczemu. W program zaangażowane są też Lasy Państwowe, które m.in. przygotowują służące grom plenerowym ścieżki i organizują prelekcje.

    Dzień Ojca - gra miejska "Przygoda z Tatą"

    Dzień Ojca - MRiPS zaprasza do zapisów na grę miejską "Przygoda z Tatą". Gra odbędzie się w Warszawie.

    Praca zdalna urzędników - ekwiwalent

    Praca zdalna urzędników - po zmianie przepisów pracodawca będzie musiał zagwarantować ekwiwalent. Czy wygasi to pracę zdalną urzędników?

    Obowiązek zgłoszenia, czym ogrzewamy domy od 1 lipca 2021 r.

    Obowiązek zgłoszenia czym ogrzewamy domy - 1 lipca 2021 roku rusza zbieranie danych do Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków (CEEB). Do kiedy będzie trzeba zgłosić urządzenia? Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Euro 2021: Narodowa Strefa Kibica na mecz Polski z Hiszpanią

    Euro 2021 - Strefa Kibica na Stadionie Narodowym. 19 czerwca 2021 roku na Stadionie Narodowym będzie można oglądać mecz reprezentacji Polski z Hiszpanią na Mistrzostwach Europy w Piłce Nożnej. Jakie będą zasady? Ile osób będzie mogło wejść na stadion?

    MEiN proponuje zmiany w liście lektur

    Zmiany w liście lektur - Ministerstwo Edukacji i Nauki rozpoczyna konsultacje społeczne. Potrwają do 8 lipca.

    Narodowy Spis Powszechny - jak powinni się spisać studenci?

    Narodowy Spis Powszechny - studenci mogą nie mieć świadomości, że ciąży na nich obowiązek spisowy. Nigdy nie brali udziału w spisie - ostatni był 10 lat temu, gdy byli jeszcze dziećmi. Mogą też myśleć, że zrobią to za nich rodzice lub dom studencki. Najlepiej jednak wziąć odpowiedzialność we własne ręce i spisać się samodzielnie! Tym bardziej, jeśli nie mieszka się z rodzicami lub w akademiku.

    Strajk Pielęgniarek: Czujemy się oszukane przez rząd [PODCAST]

    11 manifestacji w centralnych miejscach miast wojewódzkich, 4000 uczestników: pielęgniarki, pielęgniarze, położne - tak wyglądał strajk ostrzegawczy pielęgniarek i położnych. Czy będzie strajk generalny? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Do kiedy wystawienie ocen 2021?

    Do kiedy wystawienie ocen 2021? Ile czasu mają uczniowie na poprawienie ocen końcowych? Kiedy jest zakończenie roku szkolnego?

    Polski Ład: czy stracą seniorzy i osoby wymagające opieki?

    Polski Ład: czy stracą seniorzy i osoby wymagające opieki? W ramach Polskiego Ładu rząd przedstawił plan 10 ustaw do przygotowania w ciągu 100 najbliższych dni. W pakiecie tym niemal nie przewidziano działań zawartych w części „Złota jesień życia”. Wyjątkiem są emerytury bez podatku, ale ta planowana zmiana, bez równoległych korekt w innych obszarach wsparcia, niesie również skutki uboczne dla części osób starszych – zwłaszcza niesprawnych, wymagających opieki i ich rodzin.

    Praca zdalna w urzędach – czerwiec 2021 r.

    Praca zdalna w urzędach – do kiedy przedłużona? Jak długo będzie ograniczona praca urzędów? Jaka jest dopuszczalna liczba osób (interesantów) w urzędzie w czerwcu 2021 roku?

    Certyfikat COVID na telefonie

    Certyfikat COVID na telefonie - od kiedy? Odpowiadamy na pytania - gdzie go teraz szukać i kiedy paszport covidowy pojawi się w aplikacji mObywatel.

    Szczepienia na COVID-19 młodzieży w wieku 12-15 lat od 7 czerwca 2021

    Szczepienia na COVID-19 młodzieży w wieku 12-15 lat ruszyły. Jak młodzież może zapisać się na szczepienie? Czy konieczna jest zgoda i obecność rodziców?

    Czyste Powietrze - zachęty dla gmin, dodatkowe terminy

    Czyste Powietrze - zachęty dla gmin, dodatkowe terminy. Do 15 czerwca 2021 r. jest czas na zgłoszenia nowych gmin do programu „Czyste Powietrze”, a do 15 lipca br. wydłużono termin podpisywania porozumień i aneksów przez gminy, które już wcześniej wyraziły chęć skorzystania z finansowych bonusów.

    Paszport covidowy - co daje, jak wygląda?

    Paszport covidowy - co daje, jak wygląda? Przedstawiamy najważniejsze informacje o unijnym certyfikacie COVID.

    Zgromadzenia spontaniczne - zniesienie zakazu prawdopodobne pod koniec czerwca

    Zgromadzenia spontaniczne - zniesienie zakazu prawdopodobne pod koniec czerwca - poinformował w poniedziałek szef KPRM, pełnomocnik rządu ds. szczepień Michał Dworczyk. Wtedy planowane jest kolejne luzowanie obostrzeń dotyczących COVID-19.

    Zgromadzenia spontaniczne - czy są legalne?

    Zgromadzenia spontaniczne - czy są legalne? Rząd łagodzi obostrzenia covidowe, ale utrzymuje całkowity zakaz zgromadzeń spontanicznych. RPO przesłał swoje stanowisko do premiera Mateusza Morawieckiego.

    Rola najwyższego kierownictwa we wdrażaniu Compliance i systemów dla sygnalistów 

    Najwyższe kierownictwo - rola we wdrażaniu Compliance i systemów dla sygnalistów. Zgodnie z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii, zwaną potocznie dyrektywą o sygnalistach, pozostało 6 i pół miesiąca, aby sektor publiczny oraz duże przedsiębiorstwa wdrożyły systemy dla sygnalistów. Odpowiedzialność za to ponosi najwyższe kierownictwo.

    Program "Sportowe Wakacje+" w 2021 roku

    "Sportowe Wakacje+". Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu wraz z Fundacją Lotto im. Haliny Konopackiej przeznaczyły 30 milionów złotych na drugą edycję programu "Sportowe Wakacje+" - poinformował szef resortu, wicepremier Piotr Gliński.

    Polski Ład - utrata dochodów samorządów

    Polski Ład - w dużej mierze zapłacą za niego samorządy. Z szacunków Ministerstwa Finansów wynika, że ich dochody mają spaść o ok. 10–11 mld zł, ale rząd obiecuje, że ten ubytek pokryje specjalna subwencja inwestycyjna. Według ekspertów może ona jednak się okazać niewystarczająca.

    Młodzieżowe rady gmin, powiatu i sejmiki województwa

    Młodzieżowe rady gmin, powiatu i sejmiki województwa - Prezydent Andrzej Duda podpisał nowelizację przepisów dotyczących samorządów lokalnych. Dzięki nowym rozwiązaniom, młode osoby będą miały szersze możliwości do angażowania się w życie publiczne i obywatelskie.