Kategorie

Sposoby na chaos w dokumentach

Zdzisława Koźmin
inforCMS
Bałagan w dokumentach nie tylko utrudnia pracę i pochłania czas. Postronni obserwatorzy uważają, że osoba pracująca w takich warunkach jest niezorganizowana, niekompetentna, nie potrafi wyznaczyć sobie priorytetów, więc lepiej nie powierzać jej zadań wymagających dotrzymania terminów.

Chaos na półkach oznacza, że znalezienie potrzebnego dokumentu będzie trudne. Praca staje się mniej wydajna i bardziej męcząca. Więcej czasu zużywa się na ogarnięcie zamętu niż na efektywną pracę.

Dokumenty i papiery zawsze będą się gromadziły na biurkach, ale można zastosować odpowiedni system panowania nad nimi. Porządkowania, odkładania na miejsce, segregowania dokumentów można się nauczyć. Dokumenty można przechowywać w szafkach, szufladach, wysuwanych pojemnikach lub zawieszać na specjalnych stelażach. Podstawowymi środkami wykorzystywanymi do utrzymania porządku w biurze są segregatory, półki, kuwety na biurko, pojemniki na dokumenty, systemy archiwizacji zawieszanej, skoroszyty, klasery.

Do segregowania dokumentów przydają się specjalne przekładki i etykiety samoprzylepne, a do ich organizacji różnego rodzaju sortery.

Systemy przechowywania bieżących dokumentów

Do przechowywania akt służą:

• obwoluty, papierowe lub plastikowe – do przenoszenia pojedynczych dokumentów biurowych,

• segregatory – do przechowywania większej ilości pism w określonym porządku,

• skoroszyty umożliwiają wpinanie poszczególnych dokumentów w określonym porządku.

Inne sposoby przechowywania dokumentów podręcznych to leżące kuwety lub stojące otwarte pojemniki.

Odnalezienie właściwego dokumentu stanie się niezwykle proste, gdy zastosujemy następujące pomoce:

• ofertówki z kolorowym brzegiem – pionowe,

• ofertówki z kolorowym brzegiem – poziome,

• klipsy z indeksem,

Wybór systemu kolorystycznego

Zastosowanie kolorystyki pozwala na pierwszy rzut oka rozróżniać rodzaje dokumentów. W zależności od charakteru spraw oraz ilości można przyjąć ich klasyfikacje, stosując kod kolorów na segregatorach.

Na przykład:

• kolor czarny – sprawy wewnętrzne firmy,

• kolor niebieski – sprawy na zewnątrz firmy,

• kolor czerwony – sprawy pilne lub szczególnie ważne,

• kolor zielony – sprawy własne sekretarki,

Można także inaczej:

• niebieski – sprawy szefa,

• zielony – zadania sekretarki,

• czarny – inne sprawy,

• czerwony – sprawy ważne i pilne.

Dzięki wybranym kolorom można łatwo uporządkować stosy dokumentów zgromadzone na biurku. Najefektywniejsze jest zastosowanie trzech widocznych kolorów, na przykład czerwony, niebieski i żółty. Przy wyborze systemu kolorystycznego należy zgromadzone dokumenty podzielić na podstawowe działy lub tematy i przypisać im jeden z trzech kolorów. Można także przypisać określony kolor do poszczególnych klientów, oznaczyć nimi ważne osoby w firmie, do których zazwyczaj kierujesz dokumenty lub oznaczyć sprawy bardzo ważne (czerwony), umiarkowanie ważne (niebieski) oraz, te które można odłożyć na później (żółty). Wybór jest całkowicie dowolny i zależy od charakteru twojej pracy. Należy jednak pamiętać o konsekwentnym oznaczaniu każdego nowego dokumentu w wybranym kolorze.

Terminarz szefa

Podstawowym warunkiem racjonalnego wykorzystania kalendarza jest opracowanie własnego systemu skrótów (skróconego zapisywania zamierzeń). Po ustaleniu skrótów należy umieścić ich oznaczenia w kalendarzu, co pozwoli na uniknięcie nieporozumień i szybkie zorientowanie się w notatkach także przez osobę zastępującą.

Oto przykłady najczęściej stosowanych skrótów:

zebranie – zebr.

spotkanie – spt.

narada – nar.

wezwanie – wezw.

odprawa – odp.

telefon – tel.

Zapisy należy prowadzić drobnym, ale wyraźnym i czytelnym pismem.

Jeżeli w kalendarzu występuje rozkład godzinny, nie musimy pisać 10.30, wystarczy w rubryce odpowiedniej godziny napisać 30. Podobnie skrótowo oznaczamy dużymi literami dni tygodnia:

W – wtorek,

Ś – środa,

C – czwartek,

S – sobota,

z wyjątkiem poniedziałku – Po

i piątku – Pt.

Sprawy definitywnie załatwione należy skreślić. Jeżeli jakieś pozycje nie zostaną wykonane, należy je przenieść na kartę terminarza z datą dnia następnego, aby nie zapomnieć uwzględnić ich w następnym planie.

W każdym sekretariacie powinien się znaleźć „koszyczek” na priorytety. Należy do niego wkładać tę korespondencję, która jest najpilniejsza, na którą trzeba odpowiedzieć natychmiast oraz takie, które mogą nieco poczekać. Na koniec dnia postaraj się koszyczek opróżnić. Warto unikać odkładania dokumentów do koszyczka „przychodzące”. Należy niezwłocznie załatwić sprawę lub przekazać właściwej merytorycznie osobie. Tylko w ten sposób można uniknąć chaosu w dokumentach.

 Czytaj także:  Obsługa trudnych gości>>                                  

Zorganizowany chaos

Ład organizacyjny można wprowadzić dzięki zastosowaniu przepisów dotyczących przechowywania, archiwizacji i obiegu dokumentów w firmie, prowadzenia ewidencji, weryfikacji pism.

Wszystkie czynności związane z obiegiem pism można podzielić na trzy fazy:

1. Przyjmowanie pism.

2. Rozdzielanie i załatwianie pism.

3. Wysyłanie pism.

Postępowanie z dokumentacją nie może być dowolne i podlega ściśle określonym regulacjom i normom prawnym. Normy te ustalają zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, warunki ewidencjonowania, zabezpieczenia i przechowywania w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej.

W dobrze zorganizowanej jednostce organizacyjnej istnieją wewnętrzne przepisy, które określają obieg dokumentów. Zbiór tych przepisów stanowi instrukcję kancelaryjną.

Czynności związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym.

Wyróżniamy następujące systemy kancelaryjne:

• dziennikowy,

• bezdziennikowy,

• mieszany.

Czytaj także: Niezbędnik czynności kancelaryjnych>>

Rady dla osób walczących z chaosem

1. Raz w tygodniu uporządkuj szuflady, półki w biurku i szafach.

2. Określ przeznaczenie każdej szuflady i szafki oraz umieść na nich odpowiednie napisy.

3. Odkładaj wszystko od razu na swoje miejsce.

4. Każdy dzień zakończ porządkami na biurku i w jego otoczeniu.

5. Od razu dokonuj oceny czy dokument jest ważny. Jeśli nie jest przydatny, wyrzuć go do kosza.

6. Wybierz jednolity system przechowywania podręcznych dokumentów.

7. Co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych i pozbądź się tych, które nie są już potrzebne.

8. Stosuj zasadę pustego biurka, im mniej leży na nim papierów, tym lepiej.

9. Nie mieszaj ważnych dokumentów z mało istotnymi.

Zdzisława Koźmin

 

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT +  VAT w e-commerce
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT + VAT w e-commerce
Tylko teraz
99,00 zł
119,70
Przejdź do sklepu
Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    19 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Program Poznaj Polskę - do kiedy nabór wniosków?

    Program Poznaj Polskę - do kiedy nabór wniosków na dofinansowanie do wycieczek szkolnych? Program cieszy się bardzo dużym zainteresowaniem, są dodatkowe środki.

    Protest medyków 2021 [PODCAST]

    Protest medyków - jakie są postulaty protestujących? Jak wygląda obecnie praca w służbie zdrowia? Na te pytania, w rozmowie z Martą Zdanowską (Infor.pl) odpowiada ratownik medyczny, Jan Świtała. Zapraszamy do wysłuchania najnowszego podcastu "DGPtalk: Z pierwszej strony".

    Laboratoria Przyszłości - miliard na wyposażenie dla szkół

    Laboratoria Przyszłości - rusza największa rządowa inwestycja w nowoczesną edukację. Na co będzie można uzyskać wsparcie z programu?

    Whistleblowing – stan gotowości sektora publicznego

    Whistleblowing. Zostały trzy miesiące dni do wdrożenia systemów dla sygnalistów przez podmioty prawne w sektorze publicznym, a więc i jednostek samorządu terytorialnego oraz podmioty w sektorze prywatnym. Do dnia dzisiejszego, pomimo upływu blisko 22 miesięcy od dnia publikacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, nie pojawił się nawet projekt ustawy implementującego ww. Dyrektywę do polskiego porządku prawnego.

    Brakuje nauczycieli - czy prawo do nauki jest zagrożone?

    Prawo do nauki może być zagrożone przez brak nauczycieli.

    Do kiedy wniosek o 300+?

    Wniosek o 300+ wciąż można złożyć. Do kiedy ZUS przyjmuje wnioski o "Dobry start" w 2021 r.?

    "Dla lasu, dla ludzi" - kampania społeczna Lasów Państwowych

    Lasy Państwowe przygotowały kampanię społeczną "Dla lasu, dla ludzi". Jakie są cele kampanii?

    Zaświadczenie o kontynuowaniu nauki do ZUS - ważny termin

    Zaświadczenie o kontynuowaniu nauki do ZUS to ważny dokument dla uczniów i studentów pobierających rentę rodzinną. Do kiedy należy go złożyć?

    Środki dla samorządów na działania edukacyjne

    Samorządy do 17 września 2021 r. mają otrzymać środki z rezerwy części oświatowej subwencji ogólnej na działania edukacyjne.

    Whistleblowing – czemu sygnaliści nie zgłaszają naruszeń?

    Whistleblowing. Kluczowym testem dla systemów będzie to czy wpłyną zgłoszenia od sygnalistów i jak na nie zareagujemy. Ilu pracowników jest gotowych zgłosić nadużycie w pracy? Dlaczego pracownicy nie powiadamiają swoich pracodawców o nadużyciach w pracy?

    Stan wyjątkowy w Polsce 2021 - czy jest zgodny z prawem? [PODCAST]

    2 września 2021 na części terytorium Polski wprowadzono stan wyjątkowy. Jest to odpowiedź polskich władz na, trwający od kilku tygodni, kryzys uchodźczy na granicy z Białorusią. Co to właściwie oznacza dla obywateli? Czy działania rządu są zgodne z prawem? Te kwestie w rozmowie z Martą Zdanowską (Infor.pl) wyjaśnia mec. Katarzyna Gajowniczek-Pruszyńska. Zapraszamy do wysłuchania najnowszego podcastu "DGPtalk: Z pierwszej strony".

    Podział uczniów na zaszczepionych i niezaszczepionych - czy jest dozwolony?

    Podział uczniów na zaszczepionych i niezaszczepionych - czy jest dozwolony? Oto odpowiedź Ministra Edukacji i Nauki Przemysława Czarnka.

    Całodobowa infolinia dla dzieci, młodzieży i rodziców

    Całodobowa infolinia dla dzieci, młodzieży, rodziców i już działa pod numerem telefonu 800 800 605. Można na niej uzyskać profesjonalną pomoc doświadczonych psychologów, pedagogów oraz prawników. Połączenia są bezpłatne.

    Wcześniejsze emerytury dla nauczycieli?

    Wcześniejsze emerytury dla nauczycieli? Nauczyciel, który nie będzie chciał pracować przy wyższym pensum, będzie mógł odejść na wcześniejszą emeryturę na obowiązujących wcześniej zasadach – dowiedział się DGP.

    Podwyżki dla nauczycieli i wyższe pensum w 2022 r.?

    Podwyżki dla nauczycieli i wyższe pensum w 2022 roku? Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowuje kolejne propozycje dotyczące reformy systemu wynagradzania nauczycieli.

    Stan wyjątkowy a stan wojenny

    Stan wyjątkowy a stan wojenny - czym się różnią, kiedy można je wprowadzić? Jakie stany nadzwyczajne przewiduje Konstytucja?

    Stan wyjątkowy - kogo nie obowiązują ograniczenia?

    Stan wyjątkowy - kogo nie obowiązują ograniczenia? Co z weselami, pogrzebami, chrzcinami? Czy w stanie wyjątkowym mogą się odbyć wybory?

    Stypendium szkolne w 2021 r.

    Stypendium szkolne na rok szkolny 2021/2022 to jedna z dostępnych form pomocy materialnej dla uczniów. Kto i kiedy może uzyskać stypendium?

    Reforma wynagrodzeń nauczycieli 2022

    Reforma wynagrodzeń nauczycieli 2022 - minister Czarnek zapowiada podwyżki wiążące się z reformą edukacji. Ile ma wynieść pensum?

    Czy będą podwyżki dla nauczycieli w 2022 r.?

    Ile zarabiają nauczyciele? Czy projekt ustawy budżetowej na 2022 rok przewiduje podwyżki dla nauczycieli? Przedstawiamy stanowisko ZNP.

    Stan wyjątkowy w Polsce - wątpliwości RPO

    Stan wyjątkowy. RPO ma wątpliwości ws. ograniczeń pracy dziennikarzy oraz dostępu do informacji publicznej.

    Stan wyjątkowy - Sejm zdecydował

    Stan wyjątkowy - Sejm nie uchylił rozporządzenia Prezydenta. Stanem wyjątkowym są objęte 183 miejscowości na Podlasiu i Lubelszczyźnie, znajdujące się przy granicy z Białorusią.

    „Hazard? Nie daj się wciągnąć!” – akcja edukacyjna KAS

    Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) wznawia ogólnopolską akcję edukacyjną, której celem jest podniesienie świadomości o zagrożeniach związanych z uzależnieniem od hazardu i uczestnictwem w nielegalnych grach hazardowych. W poprzednich edycjach akcji zorganizowano  ponad 1,6 tys. spotkań w szkołach. Wzięło w nich udział prawie 110 tys. osób. Akcja odbywa się pod honorowym patronatem Ministra Edukacji i Nauki.

    Stan wyjątkowy - kary za łamanie zakazów

    Stan wyjątkowy - jakie kary grożą za łamanie zakazów i przebywanie na terenach przygranicznych na Podlasiu i w województwie lubelskim?

    Miasta a zmiany klimatu - projekt ustawy

    Projekt ustawy, która ma zwiększyć odporność miast na zamiany klimatu i poprawić jakość życia mieszkańców, opublikowano na stronach Rządowego Centrum Legislacji. Co zawiera?