REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Sposoby na chaos w dokumentach

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Zdzisława Koźmin
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Bałagan w dokumentach nie tylko utrudnia pracę i pochłania czas. Postronni obserwatorzy uważają, że osoba pracująca w takich warunkach jest niezorganizowana, niekompetentna, nie potrafi wyznaczyć sobie priorytetów, więc lepiej nie powierzać jej zadań wymagających dotrzymania terminów.

Chaos na półkach oznacza, że znalezienie potrzebnego dokumentu będzie trudne. Praca staje się mniej wydajna i bardziej męcząca. Więcej czasu zużywa się na ogarnięcie zamętu niż na efektywną pracę.

REKLAMA

REKLAMA

Dokumenty i papiery zawsze będą się gromadziły na biurkach, ale można zastosować odpowiedni system panowania nad nimi. Porządkowania, odkładania na miejsce, segregowania dokumentów można się nauczyć. Dokumenty można przechowywać w szafkach, szufladach, wysuwanych pojemnikach lub zawieszać na specjalnych stelażach. Podstawowymi środkami wykorzystywanymi do utrzymania porządku w biurze są segregatory, półki, kuwety na biurko, pojemniki na dokumenty, systemy archiwizacji zawieszanej, skoroszyty, klasery.

Do segregowania dokumentów przydają się specjalne przekładki i etykiety samoprzylepne, a do ich organizacji różnego rodzaju sortery.

Systemy przechowywania bieżących dokumentów

Do przechowywania akt służą:

REKLAMA

• obwoluty, papierowe lub plastikowe – do przenoszenia pojedynczych dokumentów biurowych,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• segregatory – do przechowywania większej ilości pism w określonym porządku,

• skoroszyty umożliwiają wpinanie poszczególnych dokumentów w określonym porządku.

Inne sposoby przechowywania dokumentów podręcznych to leżące kuwety lub stojące otwarte pojemniki.

Odnalezienie właściwego dokumentu stanie się niezwykle proste, gdy zastosujemy następujące pomoce:

• ofertówki z kolorowym brzegiem – pionowe,

• ofertówki z kolorowym brzegiem – poziome,

• klipsy z indeksem,

Wybór systemu kolorystycznego

Zastosowanie kolorystyki pozwala na pierwszy rzut oka rozróżniać rodzaje dokumentów. W zależności od charakteru spraw oraz ilości można przyjąć ich klasyfikacje, stosując kod kolorów na segregatorach.

Na przykład:

• kolor czarny – sprawy wewnętrzne firmy,

• kolor niebieski – sprawy na zewnątrz firmy,

• kolor czerwony – sprawy pilne lub szczególnie ważne,

• kolor zielony – sprawy własne sekretarki,

Można także inaczej:

• niebieski – sprawy szefa,

• zielony – zadania sekretarki,

• czarny – inne sprawy,

• czerwony – sprawy ważne i pilne.

Dzięki wybranym kolorom można łatwo uporządkować stosy dokumentów zgromadzone na biurku. Najefektywniejsze jest zastosowanie trzech widocznych kolorów, na przykład czerwony, niebieski i żółty. Przy wyborze systemu kolorystycznego należy zgromadzone dokumenty podzielić na podstawowe działy lub tematy i przypisać im jeden z trzech kolorów. Można także przypisać określony kolor do poszczególnych klientów, oznaczyć nimi ważne osoby w firmie, do których zazwyczaj kierujesz dokumenty lub oznaczyć sprawy bardzo ważne (czerwony), umiarkowanie ważne (niebieski) oraz, te które można odłożyć na później (żółty). Wybór jest całkowicie dowolny i zależy od charakteru twojej pracy. Należy jednak pamiętać o konsekwentnym oznaczaniu każdego nowego dokumentu w wybranym kolorze.

Terminarz szefa

Podstawowym warunkiem racjonalnego wykorzystania kalendarza jest opracowanie własnego systemu skrótów (skróconego zapisywania zamierzeń). Po ustaleniu skrótów należy umieścić ich oznaczenia w kalendarzu, co pozwoli na uniknięcie nieporozumień i szybkie zorientowanie się w notatkach także przez osobę zastępującą.

Oto przykłady najczęściej stosowanych skrótów:

zebranie – zebr.

spotkanie – spt.

narada – nar.

wezwanie – wezw.

odprawa – odp.

telefon – tel.

Zapisy należy prowadzić drobnym, ale wyraźnym i czytelnym pismem.

Jeżeli w kalendarzu występuje rozkład godzinny, nie musimy pisać 10.30, wystarczy w rubryce odpowiedniej godziny napisać 30. Podobnie skrótowo oznaczamy dużymi literami dni tygodnia:

W – wtorek,

Ś – środa,

C – czwartek,

S – sobota,

z wyjątkiem poniedziałku – Po

i piątku – Pt.

Sprawy definitywnie załatwione należy skreślić. Jeżeli jakieś pozycje nie zostaną wykonane, należy je przenieść na kartę terminarza z datą dnia następnego, aby nie zapomnieć uwzględnić ich w następnym planie.

W każdym sekretariacie powinien się znaleźć „koszyczek” na priorytety. Należy do niego wkładać tę korespondencję, która jest najpilniejsza, na którą trzeba odpowiedzieć natychmiast oraz takie, które mogą nieco poczekać. Na koniec dnia postaraj się koszyczek opróżnić. Warto unikać odkładania dokumentów do koszyczka „przychodzące”. Należy niezwłocznie załatwić sprawę lub przekazać właściwej merytorycznie osobie. Tylko w ten sposób można uniknąć chaosu w dokumentach.

 Czytaj także:  Obsługa trudnych gości>>                                  

Zorganizowany chaos

Ład organizacyjny można wprowadzić dzięki zastosowaniu przepisów dotyczących przechowywania, archiwizacji i obiegu dokumentów w firmie, prowadzenia ewidencji, weryfikacji pism.

Wszystkie czynności związane z obiegiem pism można podzielić na trzy fazy:

1. Przyjmowanie pism.

2. Rozdzielanie i załatwianie pism.

3. Wysyłanie pism.

Postępowanie z dokumentacją nie może być dowolne i podlega ściśle określonym regulacjom i normom prawnym. Normy te ustalają zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, warunki ewidencjonowania, zabezpieczenia i przechowywania w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej.

W dobrze zorganizowanej jednostce organizacyjnej istnieją wewnętrzne przepisy, które określają obieg dokumentów. Zbiór tych przepisów stanowi instrukcję kancelaryjną.

Czynności związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym.

Wyróżniamy następujące systemy kancelaryjne:

• dziennikowy,

• bezdziennikowy,

• mieszany.

Czytaj także: Niezbędnik czynności kancelaryjnych>>

Rady dla osób walczących z chaosem

1. Raz w tygodniu uporządkuj szuflady, półki w biurku i szafach.

2. Określ przeznaczenie każdej szuflady i szafki oraz umieść na nich odpowiednie napisy.

3. Odkładaj wszystko od razu na swoje miejsce.

4. Każdy dzień zakończ porządkami na biurku i w jego otoczeniu.

5. Od razu dokonuj oceny czy dokument jest ważny. Jeśli nie jest przydatny, wyrzuć go do kosza.

6. Wybierz jednolity system przechowywania podręcznych dokumentów.

7. Co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych i pozbądź się tych, które nie są już potrzebne.

8. Stosuj zasadę pustego biurka, im mniej leży na nim papierów, tym lepiej.

9. Nie mieszaj ważnych dokumentów z mało istotnymi.

Zdzisława Koźmin

 

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
MSWiA: Schrony w Polsce. Stan na dziś (1000 obiektów) i plany na przyszłość wydania 5 mld zł na schrony

Polska przygotowuje się na ewentualny konflikt zbrojny tworząc sieć schronów. Środki przeznaczone na to wynoszą 5 mld zł.

Podlaski Bon Turystyczny. Czy w 2026 roku będzie kontynuacja popularnego programu?

Zarząd województwa podlaskiego chce, by w budżecie na 2026 rok znalazły się środku na kontynuację programu Podlaski Bon Turystyczny. W trzech turach popularnego programu turyści wygenerowali 13 tys. 921 bonów. Najchętniej korzystali z tego mieszkańcy województw: mazowieckiego, łódzkiego i śląskiego.

Samorządy zyskają więcej kompetencji. Są założenia nowej ustawy

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano informację o projekcie ustawy o likwidacji barier utrudniających funkcjonowanie jednostek samorządu terytorialnego. Nowe przepisy mają wdrożyć kompetencje, które w ostatnich latach zostały utracone przez samorządy i poprawić jakość usług publicznych.

Akademia Wsparcia: bezpłatne szkolenia dla samorządów o nowych standardach opieki nad dziećmi do lat 3

W ramach ogólnopolskiego programu „Akademia Wsparcia – krajowy system wspierania rozwoju opieki wczesnodziecięcej w Polsce 2024–2026” Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz partnerzy wojewódzcy zapraszają przedstawicieli gmin i powiatów na szkolenia dotyczące nadzoru i kontroli nad instytucjami opieki nad dziećmi do lat 3. Zajęcia odbywają się w całym kraju, a udział jest bezpłatny.

REKLAMA

MOPS i SKO muszą wyjaśnić, dlaczego dochód do zasiłku stałego jest za wysoki

Tak wynika z jednego z wyroków Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zdaniem sądu nie wystarczy samo podanie przepisów. Beneficjenci pomocy społecznej często nie wiedzą czym różni się dochód rodziny od dochodu własnego i jakie może to mieć praktyczne konsekwencje.

Naczelna Rada Lekarska krytykuje rządowe zmiany w ustawie o zawodach lekarza i lekarza dentysty

Naczelna Rada Lekarska sprzeciwia się propozycji rządu, by w ramach pilnej nowelizacji dotyczącej pomocy obywatelom Ukrainy wprowadzić także zmiany w ustawie o zawodach lekarza i lekarza dentysty. Samorząd lekarski ocenia, że „uproszczony” tryb uznawania kwalifikacji lekarzy spoza UE stanowi zagrożenie dla bezpieczeństwa pacjentów i omija właściwą ścieżkę legislacyjną.

Co powinien zawierać plecak ewakuacyjny?

Proponowaną listę najpotrzebniejszych rzeczy można znaleźć w Poradniku Bezpieczeństwa. W publikacji przygotowanej przez MSWiA, MOC i RCB znajdziemy ważne zasady postępowania podczas kryzysu.

Dochody jednostek samorządu terytorialnego [Projekt ustawy]

W wykazie prac legislacyjnych rządu pojawił się projekt nowelizacji ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego. Chodzi precyzyjniejsze dopasowanie dochodów osiąganych przez poszczególnych podatników do właściwej JST.

REKLAMA

Coraz mniej czasu na plany ewakuacyjne w samorządach

Gminy teoretycznie mają czas na sporządzenie planów ewakuacyjnych do końca 2025 roku. W praktyce jednak trzeba to zrobić wcześniej. Gminne plany stanowią bowiem wkład do planów wojewódzkich. Ustawowy termin dotyczy zaś wszystkich organów ludności i obrony cywilnej.

E-rejestracja do lekarza od 2026 roku. Sejmowa komisja zdrowia przyjęła projekt ustawy

Sejmowa komisja zdrowia przyjęła projekt nowelizacji ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej, wprowadzający centralny system e-rejestracji na wizyty w ramach NFZ. Zmiany mają wejść w życie w 2026 roku i początkowo obejmą kardiologię, mammografię oraz cytologię. Nowe przepisy mają usprawnić dostęp do lekarzy i uporządkować kolejki pacjentów.

REKLAMA