REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Sposoby na chaos w dokumentach

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Zdzisława Koźmin
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Bałagan w dokumentach nie tylko utrudnia pracę i pochłania czas. Postronni obserwatorzy uważają, że osoba pracująca w takich warunkach jest niezorganizowana, niekompetentna, nie potrafi wyznaczyć sobie priorytetów, więc lepiej nie powierzać jej zadań wymagających dotrzymania terminów.

Chaos na półkach oznacza, że znalezienie potrzebnego dokumentu będzie trudne. Praca staje się mniej wydajna i bardziej męcząca. Więcej czasu zużywa się na ogarnięcie zamętu niż na efektywną pracę.

REKLAMA

REKLAMA

Dokumenty i papiery zawsze będą się gromadziły na biurkach, ale można zastosować odpowiedni system panowania nad nimi. Porządkowania, odkładania na miejsce, segregowania dokumentów można się nauczyć. Dokumenty można przechowywać w szafkach, szufladach, wysuwanych pojemnikach lub zawieszać na specjalnych stelażach. Podstawowymi środkami wykorzystywanymi do utrzymania porządku w biurze są segregatory, półki, kuwety na biurko, pojemniki na dokumenty, systemy archiwizacji zawieszanej, skoroszyty, klasery.

Do segregowania dokumentów przydają się specjalne przekładki i etykiety samoprzylepne, a do ich organizacji różnego rodzaju sortery.

Systemy przechowywania bieżących dokumentów

Do przechowywania akt służą:

REKLAMA

• obwoluty, papierowe lub plastikowe – do przenoszenia pojedynczych dokumentów biurowych,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• segregatory – do przechowywania większej ilości pism w określonym porządku,

• skoroszyty umożliwiają wpinanie poszczególnych dokumentów w określonym porządku.

Inne sposoby przechowywania dokumentów podręcznych to leżące kuwety lub stojące otwarte pojemniki.

Odnalezienie właściwego dokumentu stanie się niezwykle proste, gdy zastosujemy następujące pomoce:

• ofertówki z kolorowym brzegiem – pionowe,

• ofertówki z kolorowym brzegiem – poziome,

• klipsy z indeksem,

Wybór systemu kolorystycznego

Zastosowanie kolorystyki pozwala na pierwszy rzut oka rozróżniać rodzaje dokumentów. W zależności od charakteru spraw oraz ilości można przyjąć ich klasyfikacje, stosując kod kolorów na segregatorach.

Na przykład:

• kolor czarny – sprawy wewnętrzne firmy,

• kolor niebieski – sprawy na zewnątrz firmy,

• kolor czerwony – sprawy pilne lub szczególnie ważne,

• kolor zielony – sprawy własne sekretarki,

Można także inaczej:

• niebieski – sprawy szefa,

• zielony – zadania sekretarki,

• czarny – inne sprawy,

• czerwony – sprawy ważne i pilne.

Dzięki wybranym kolorom można łatwo uporządkować stosy dokumentów zgromadzone na biurku. Najefektywniejsze jest zastosowanie trzech widocznych kolorów, na przykład czerwony, niebieski i żółty. Przy wyborze systemu kolorystycznego należy zgromadzone dokumenty podzielić na podstawowe działy lub tematy i przypisać im jeden z trzech kolorów. Można także przypisać określony kolor do poszczególnych klientów, oznaczyć nimi ważne osoby w firmie, do których zazwyczaj kierujesz dokumenty lub oznaczyć sprawy bardzo ważne (czerwony), umiarkowanie ważne (niebieski) oraz, te które można odłożyć na później (żółty). Wybór jest całkowicie dowolny i zależy od charakteru twojej pracy. Należy jednak pamiętać o konsekwentnym oznaczaniu każdego nowego dokumentu w wybranym kolorze.

Terminarz szefa

Podstawowym warunkiem racjonalnego wykorzystania kalendarza jest opracowanie własnego systemu skrótów (skróconego zapisywania zamierzeń). Po ustaleniu skrótów należy umieścić ich oznaczenia w kalendarzu, co pozwoli na uniknięcie nieporozumień i szybkie zorientowanie się w notatkach także przez osobę zastępującą.

Oto przykłady najczęściej stosowanych skrótów:

zebranie – zebr.

spotkanie – spt.

narada – nar.

wezwanie – wezw.

odprawa – odp.

telefon – tel.

Zapisy należy prowadzić drobnym, ale wyraźnym i czytelnym pismem.

Jeżeli w kalendarzu występuje rozkład godzinny, nie musimy pisać 10.30, wystarczy w rubryce odpowiedniej godziny napisać 30. Podobnie skrótowo oznaczamy dużymi literami dni tygodnia:

W – wtorek,

Ś – środa,

C – czwartek,

S – sobota,

z wyjątkiem poniedziałku – Po

i piątku – Pt.

Sprawy definitywnie załatwione należy skreślić. Jeżeli jakieś pozycje nie zostaną wykonane, należy je przenieść na kartę terminarza z datą dnia następnego, aby nie zapomnieć uwzględnić ich w następnym planie.

W każdym sekretariacie powinien się znaleźć „koszyczek” na priorytety. Należy do niego wkładać tę korespondencję, która jest najpilniejsza, na którą trzeba odpowiedzieć natychmiast oraz takie, które mogą nieco poczekać. Na koniec dnia postaraj się koszyczek opróżnić. Warto unikać odkładania dokumentów do koszyczka „przychodzące”. Należy niezwłocznie załatwić sprawę lub przekazać właściwej merytorycznie osobie. Tylko w ten sposób można uniknąć chaosu w dokumentach.

 Czytaj także:  Obsługa trudnych gości>>                                  

Zorganizowany chaos

Ład organizacyjny można wprowadzić dzięki zastosowaniu przepisów dotyczących przechowywania, archiwizacji i obiegu dokumentów w firmie, prowadzenia ewidencji, weryfikacji pism.

Wszystkie czynności związane z obiegiem pism można podzielić na trzy fazy:

1. Przyjmowanie pism.

2. Rozdzielanie i załatwianie pism.

3. Wysyłanie pism.

Postępowanie z dokumentacją nie może być dowolne i podlega ściśle określonym regulacjom i normom prawnym. Normy te ustalają zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, warunki ewidencjonowania, zabezpieczenia i przechowywania w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej.

W dobrze zorganizowanej jednostce organizacyjnej istnieją wewnętrzne przepisy, które określają obieg dokumentów. Zbiór tych przepisów stanowi instrukcję kancelaryjną.

Czynności związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym.

Wyróżniamy następujące systemy kancelaryjne:

• dziennikowy,

• bezdziennikowy,

• mieszany.

Czytaj także: Niezbędnik czynności kancelaryjnych>>

Rady dla osób walczących z chaosem

1. Raz w tygodniu uporządkuj szuflady, półki w biurku i szafach.

2. Określ przeznaczenie każdej szuflady i szafki oraz umieść na nich odpowiednie napisy.

3. Odkładaj wszystko od razu na swoje miejsce.

4. Każdy dzień zakończ porządkami na biurku i w jego otoczeniu.

5. Od razu dokonuj oceny czy dokument jest ważny. Jeśli nie jest przydatny, wyrzuć go do kosza.

6. Wybierz jednolity system przechowywania podręcznych dokumentów.

7. Co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych i pozbądź się tych, które nie są już potrzebne.

8. Stosuj zasadę pustego biurka, im mniej leży na nim papierów, tym lepiej.

9. Nie mieszaj ważnych dokumentów z mało istotnymi.

Zdzisława Koźmin

 

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Precedens w gminach. Szczecin pozwał Skarb Państwa o pieniądze wydane przez miast na na cele oświatowe

Miasto Szczecin zdecydowało się pozwać Skarb Państwa domagając się zwrotu ponad 111 mln zł z tytułu różnicy w otrzymanej subwencji oświatowej a faktycznie poniesionymi wydatkami na edukację. "Subwencja oświatowa od 2018 r. nie wystarczała nawet na wynagrodzenia dla nauczycieli" prezydent Szczecina Piotr Krzystek. Zdaniem Andrzeja Porawskiego "gdyby zaistniał taki precedens to będzie on w interesie wszystkich samorządów”. Miasto żąda ponad 111 mln zł za okres 2018-2020.

eZUS zastąpi PUE ZUS. Nowy portal z prostszą obsługą i większym bezpieczeństwem

Zakład Ubezpieczeń Społecznych szykuje duże zmiany dla swoich klientów. Trwają prace nad nowym portalem eZUS, który już wkrótce zastąpi dobrze znaną Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Serwis ma być bardziej intuicyjny, bezpieczniejszy i dostępny dla wszystkich – także osób z niepełnosprawnościami.

Wyższe wynagrodzenie dla pracowników samorządowych. Projekt MRPiPS zakłada podwyżki od 1 stycznia 2026 r.

Wyższe wynagrodzenie dla pracowników samorządowych (z wyrównaniem?) od 1 stycznia 2026 r. Sprawdź, co zakłada projekt rozporządzenia Rady Ministrów zmieniającego rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych opublikowany w wykazie prac legislacyjnych rządu.

ZUS zapowiada przerwę techniczną. Niedostępne usługi w Płatniku, ePłatniku i e-ZLA

Zakład Ubezpieczeń Społecznych poinformował o planowanych pracach serwisowych, które odbędą się 25 października (sobota) w godzinach od 5.30 do 12.00. W tym czasie mogą występować utrudnienia w komunikacji elektronicznej z ZUS, dotyczące kilku popularnych systemów i aplikacji.

REKLAMA

Szefowa NRPiP: pielęgniarki powinny badać, zlecać badania i wystawiać L4 – czas to uregulować

Prezes Naczelnej Rady Pielęgniarek i Położnych, Mariola Łodzińska, apeluje o zmiany w organizacji pracy pielęgniarek i położnych. Jej zdaniem powinny one mieć możliwość samodzielnego przyjmowania pacjentów, zlecania badań, ordynowania leków oraz wystawiania zwolnień lekarskich. Obecnie ich kompetencje – mimo że szerokie – nie są w pełni wykorzystywane w polskim systemie ochrony zdrowia.

Karta Rodziny Mundurowej. Jakie przywileje, dla kogo i od kiedy według nowego projektu?

Do Sejmu wpłynął poselski projekt ustawy o Karcie Rodziny Mundurowej. Kto – zgodnie z założeniami – będzie mógł uzyskać taki dokument i od kiedy? Zgodnie z szacunkami nowe przywileje objęłyby ponad milion beneficjentów.

Pierwszy w Polsce Regionalny Plan Adaptacji do zmian klimatu stał się faktem

Pierwszy w Polsce Regionalny Plan Adaptacji do zmian klimatu stał się faktem. Został przygotowany przez ekspertów z Instytutu Ochrony Środowiska – Państwowego Instytutu Badawczego (IOŚ-PIB) i dotyczy województwa śląskiego.

Papierowe listy odchodzą do lamusa! Urzędy całkowicie przechodzą na e-Doręczenia

Od 2026 roku urzędy i instytucje publiczne będą musiały wysyłać pisma wyłącznie elektronicznie – przez system e-Doręczeń. Ministerstwo Cyfryzacji przypomina, że kończy się okres przejściowy, a papierowa korespondencja odejdzie do historii.

REKLAMA

Polska pod lupą Brukseli! Rząd ujawnia, jak naprawdę wygląda walka z nadmiernym deficytem

Rząd przedstawił Brukseli raport, który pokazuje, jak Polska radzi sobie z ograniczaniem deficytu mimo rekordowych wydatków na obronę i spadku wpływów z podatków. Czy Unia Europejska uzna te działania za wystarczające?

Nowe uprawnienia dla sołtysów [Nowelizacja 2026 r.]

1 stycznia 2026 r. nowe przepisy dotyczące uprawnień sołtysów oraz finansowania zadań z funduszu sołeckiego. Nowe regulacje wprowadzają m.in. obowiązkowe ubezpieczenia sołtysów oraz nadają im uprawnienia do zarządzania mieniem komunalnym na podstawie upoważnienia wydanego przez wójta.

REKLAMA