Pracodawcy należący do sektora finansów publicznych, prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS), bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników (art. 3 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; dalej: ustawa o ZFŚS).
Operacja gospodarcza, polegająca na naliczeniu należnego za dany rok odpisu na ZFŚS, jest operacją wewnętrzną danej jednostki organizacyjnej w rozumieniu art. 20 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), dla udokumentowania której służą dowody źródłowe, których zasady sporządzania i kontroli określa kierownik danej jednostki organizacyjnej.
Najczęściej stosowanym w jednostkach dokumentem, będącym podstawą do ujęcia w księgach rachunkowych należnego odpisu na ZFŚS, jest polecenie księgowania – PK. Niestety, w większości jednostek dla dokumentów PK nie ma ustalonych zasad sporządzania, obiegu i kontroli – co w konsekwencji prowadzi do tego, że są one w wielu przypadkach sporządzane nieprawidłowo. Jeśli chodzi o naliczenie odpisu na ZFŚS, na dokumentach PK widnieje zazwyczaj tylko kwota odpisu, brak natomiast wskazania danych, na podstawie których tych wyliczeń dokonano, a co za tym idzie – dokumenty te są niesprawdzalne.
Czytaj także: RAPORT - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych>>
Zasady obiegu i kontroli dokumentów związanych z naliczaniem odpisu na ZFŚS
Przykładowe zestawienia przedstawiające dane, jakie powinny zostać uwzględnione w dowodach źródłowych, będących podstawą ujęcia w księgach rachunkowych wartości planowanych i faktycznych odpisów na ZFŚS, tak aby możliwe było szybkie sprawdzenie ich poprawności (zgodności z obowiązującymi przepisami oraz poprawności rachunkowej) przedstawiają wzory 1 i 2.
Zestawienia takie mogą być wskazane przez kierownika jednostki jako dokumenty będące podstawą ujmowania w księgach rachunkowych wielkości należnego odpisu na ZFŚS (oczywiście po ich dostosowaniu do potrzeb danej jednostki organizacyjnej – na przykład w przypadku jednostek oświatowych trzeba uwzględnić różne zasady naliczania odpisu podstawowego i zwiększeń dla nauczycieli, emerytowanych nauczycieli i dla pozostałych pracowników niebędących nauczycielami), mogą też być wykorzystywane jako załącznik do dokumentu PK.
WZÓR 1. Wysokość planowanego odpisu na ZFŚS
@RY1@i40/2011/008/i40.2011.008.021.0012.001.jpg@RY2@
WZÓR 2. Wysokość odpisu na ZFŚS według faktycznej liczby zatrudnionych
@RY1@i40/2011/008/i40.2011.008.021.0012.002.jpg@RY2@
@RY1@i40/2011/008/i40.2011.008.021.0012.003.jpg@RY2@
W obu wzorach dokumentów w pola wypełnione kursywą należy wpisać odpowiednie dane liczbowe zgodnie z podanym objaśnieniem.
Dodatkowo zgodnie z nowelizacją ustawy o ZFŚS, od 4 kwietnia 2011 r. pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego (art. 5 ust. 5a ustawy o ZFŚS).
Części dotyczące planowanej i faktycznej liczby zatrudnionych pracowników i emerytów/rencistów objętych opieką socjalną powinien wypełniać pracownik odpowiedzialny za prowadzenie spraw kadrowych, części dotyczące wyliczenia planowanej i faktycznej wielkości odpisu na ZFŚS wskazany przez kierownika jednostki – pracownik księgowości. Oprócz osób sporządzających na obu ww. dokumentach powinny złożyć podpisy osoby odpowiedzialne za ich skontrolowanie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz za ich zatwierdzenie do realizacji.
Dokument z wyliczeniem planowanej wysokości odpisów na ZFŚS powinien być sporządzony w terminie pozwalającym na wprowadzenie odpowiednich wielkości planowanych wydatków budżetowych do projektu budżetu i planu finansowego jednostki na dany rok (z tym, że zostanie on ujęty w księgach rachunkowych dopiero na początku tego roku), natomiast dokument z wyliczeniem faktycznej wielkości odpisów na ZFŚS za dany rok powinien być sporządzony i przekazany do księgowości w terminie umożliwiającym dokonanie ewentualnych przelewów korygujących przed 31 grudnia tego roku.
Jeśli w ciągu roku wystąpi znaczna zmiana wielkości zatrudnienia, która nie była przewidziana i zaplanowana na początku roku (na przykład zatrudnienie w jednostce samorządu terytorialnego dodatkowych pracowników w ramach robót publicznych do usuwania skutków klęsk żywiołowych), wysokość odpisu podstawowego może i powinna być skorygowana na bieżąco, bez czekania do terminu korekty rocznej.
Czytaj także: Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2011 r.>>
Najczęstsze nieprawidłowości w zakresie naliczania i przekazywania środków na ZFŚS
Nieprawidłowości spotykane w jednostkach organizacyjnych samorządu terytorialnego, występujące w zakresie naliczania i przekazywania środków na ZFŚS mają dwie podstawowe przyczyny:
● nieznajomość obowiązujących przepisów oraz nieokreślenie prawidłowego obiegu i kontroli dokumentów,
● problemy finansowe jednostki samorządu terytorialnego.
Nieznajomość przepisów
Błędy wynikające z nieznajomości przepisów i nieustalenia właściwego obiegu dokumentów związanych z naliczaniem odpisu na ZFŚS to występujące niemal powszechnie:
1) błędy w wyliczeniach należnego odpisu polegające na przykład na:
● nieprzeliczeniu liczby zatrudnionych na pełne etaty (naruszenie § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, dalej: rozporządzenie w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych),
● nieuwzględnieniu obowiązujących w jednostce zwiększeń fakultatywnych (naruszenie art. 5 ust. 4 i 5 ustawy o ZFŚS),
● niezaliczeniu do liczby zatrudnionych pracowników osób, które świadczyły pracę na podstawie umów o pracę w okresie krótszym niż 12 miesięcy (naruszenie § 1 rozporządzenia w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych),
● omyłkach rachunkowych,
● w jednostkach oświatowych – naliczeniu odpisu na nauczycieli – emerytów i rencistów – na podstawie wysokości przeciętnej emerytury/renty nauczycielskiej w danym województwie (podawaną w danych statystycznych przez ZUS), zamiast na podstawie faktycznej wysokości świadczeń otrzymywanych przez emerytów/rencistów danej jednostki organizacyjnej (naruszenie art. 53 ust. 2 ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela);
2) nieskorygowanie na koniec roku podstawy naliczania odpisu na ZFŚS do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych (naruszenie § 1 rozporządzenia w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych).
Problemy finansowe
Z kolei problemy finansowe jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego powodują zazwyczaj, że pracodawcy samorządowi, szukając oszczędności, naruszają zasady dotyczące wysokości i terminów przekazywania środków na ZFŚS. Najrzadziej spotykane są przypadki zupełnego nieutworzenia ZFŚS i nieprowadzenia przez pracodawcę działalności socjalnej, dużo częstsze natomiast dotyczą przekazywania równowartości dokonanych odpisów z naruszeniem kwot i terminów określonych w ustawie o ZFŚS. Spotyka się tu nieprawidłowości polegające na:
● przekazywaniu należnych środków w drobnych ratach przez cały rok, w miarę posiadanych środków,
● przekazywaniu środków na Fundusz „pod potrzeby” – to znaczy przelewanie środków na rachunek ZFŚS w kwotach odpowiadających przyznanym świadczeniom, przy jednoczesnym ograniczeniu ilości i wysokości tych świadczeń,
● przekazywaniu na ZFŚS tylko części środków należnych w danym roku.
Najczęściej jednak spotyka się przypadki, gdzie pracodawcy przekazują na ZFŚS środki w prawidłowych terminach i w prawidłowej wysokości – po czym „pożyczają” je z ZFŚS, zasilając rachunek bankowy budżetu jednostki samorządu terytorialnego (w urzędach stanowiących aparat pomocniczy jednostek samorządu terytorialnego) lub bieżący rachunek wydatków jednostki (w jednostkach budżetowych) z przeznaczeniem na realizację wydatków tych jednostek. W zależności od tego, jak duże problemy z zachowaniem płynności finansowej ma dana jednostka samorządu terytorialnego – zwrot pożyczonych środków na rachunek ZFŚS następuje w okresach od kilku miesięcy do nawet kilku lat. Oczywiście w tym czasie prowadzenie działalności socjalnej jest przez pracodawcę mocno ograniczane lub całkowicie zawieszane. Działania takie są nie tylko niezgodne z przepisami ustawy o ZFŚS, ale naruszają także przepisy art. 217 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zgodnie z którymi deficyt budżetu jednostki samorządu terytorialnego może być finansowany jedynie enumeratywnie wymienionymi przychodami pochodzącymi: z kredytów lub pożyczek, ze sprzedaży papierów wartościowych wyemitowanych przez jednostkę samorządu terytorialnego, z prywatyzacji majątku jednostki samorządu terytorialnego, z nadwyżki budżetu z lat ubiegłych lub nadwyżki środków pieniężnych na rachunku bieżącym jednostki samorządu terytorialnego bądź też wolnych środków jako nadwyżki środków pieniężnych na rachunku bieżącym budżetu jednostki samorządu terytorialnego, wynikających z rozliczeń wyemitowanych papierów wartościowych, kredytów i pożyczek z lat ubiegłych.
PODSTAWY PRAWNE
• Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 45, poz. 235)
• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 47, poz. 278)
• Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 257, poz. 1726)
• Ustawa z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 219, poz. 1706)
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 349)