Pierwszym jest rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy wydane na podstawie art. 66a § 4 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.).
Drugim, stanowiącym pewnego rodzaju uzupełnienie pierwszego, jest rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z 9 marca 2012 r. w sprawie rodzaju spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony.
Cóż to jest metryka sprawy administracyjnej? Jest to dokument zakładany i prowadzony w sprawach, które toczą się na podstawie kodeksu postępowania administracyjnego. Wzór metryki i sposób jej prowadzenia określa rozporządzenie wykonawcze.
W § 1 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji dotyczącego metryk spraw administracyjnych powtórzone zostały niektóre przepisy ustawowe. W zależności od tego czy metryka sprawy powstaje w formie pisemnej, czy elektronicznej, minister ustanowił dla niej nieco inne sposoby prowadzenia.
W § 3 rozporządzenia jest określony podstawowy sposób prowadzenia metryki sprawy administracyjnej. Podany wyżej wzór stanowi załącznik do rozporządzenia. Zgodnie z nim metrykę sprawy sporządza się w formie tabeli, w której powinny znaleźć się następujące elementy:
• oznaczenie sprawy – rozumiane jako data wszczęcia lub znak sprawy;
• tytuł sprawy – rozumiany jako zwięzłe określenie przedmiotu sprawy;
• numer kolejny czynności;
• datę podjętej czynności;
• oznaczenie osoby podejmującej daną czynność – rozumiane jako wskazanie imienia, nazwiska i stanowiska;
• określenie podejmowanej czynności;
• wskazanie identyfikatora dokumentu w aktach sprawy, do którego odnosi się dana czynność – rozumiane jako podanie daty dokumentu (jeżeli w sprawie jest tylko jeden dokument z określoną datą) bądź znaku pisma lub innego niepowtarzalnego w danej sprawie identyfikatora dokumentu. Dopuszcza się również dodatkowe oznaczenie dokumentów w sprawie w celu ułatwienia powiązania ich z wpisem w metryce sprawy.
Tabela jest prosta, a zawarte w niej sformułowania nie powinny budzić wątpliwości. Ale czy na pewno nie budzą? Osoby zajmujące się realizacją administracji na podstawie k.p.a. stwierdzają jednoznacznie, że takich wątpliwości jest kilka.
Pierwszą z nich jest określenie tytułu sprawy. Rozporządzenie nie daje żadnych wskazówek, jak ma być on skonstruowany i co zawierać. Jeśli ma to być tytuł ogólnie określający przedmiot sprawy (np. wydanie decyzji o pozwoleniu na budowę), to niewiele wnosi, bo nie identyfikuje sprawy. Jeżeli do takiego wskazania zostaną podane dodatkowe informacje jednoznacznie identyfikujące sprawę, wówczas mogą okazać się one niepotrzebne, bo pole z oznaczeniem sprawy spełnia tę funkcję.
Druga wątpliwość dotyczy pola z oznaczeniem osoby podejmującej daną czynność. Wymóg wskazania stanowiska oznacza zapewne konieczność podania stanowiska służbowego pracownika urzędu administracji. Jednak – co zostało wskazane wcześniej – z przepisów ustawowych wynika, że w metryce sprawy powinny być odnotowywane czynności wszystkich osób wykonujących czynności w danej sprawie, a nie tylko urzędników.