Regulacje dotyczące zasad korzystania z kart płatniczych w jednostkach organizacyjnych sektora finansów publicznych zawarte zostały w ustawie o finansach publicznych (dalej: uofp). Można je podzielić na regulacje dotyczące jednostek:
• państwowych (art. 175 ust. 3), oraz
• samorządowych (art. 247 ust. 3).
Zobacz serwis: Finanse
W celu wykonywania zadań w zakresie budżetu przy pomocy systemu kart płatniczych, zarząd jednostki określa szczegółowe zasady, sposób i tryb:
1. przyznawania służbowych kart płatniczych,
2. korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu JST oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości pranej (jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych) i samorządowych osób prawnych, oraz
3. zasady rozliczania płatności dokonywanych przy wykorzystaniu kart płatniczych, z uwzględnieniem konieczności zapewnienia prawidłowości i gospodarności dokonywania wydatków.
Zarząd JST określa powyższe zasady korzystania z kart płatniczych w formie aktów wykonawczych, które obowiązują wszystkich pracowników danej jednostki. Akty te muszą szczegółowo regulować wszystkie powyższe kwestie wraz z wszelkimi obszarami ryzyka, jakie powstają w związku z wydawaniem i korzystaniem z kart płatniczych i starać się to ryzyko maksymalnie ograniczyć. Jest to szczególnie ważne ze względu na fakt, iż umożliwiają one dostęp do środków finansowych jednostki sektora finansów publicznych.
Decyzja i upoważnienie
Karta taka jest kartą imienną, wystawioną przez bank na podstawie złożonego wniosku i umowy z bankiem zawartej przez osoby upoważnione, ze wskazaniem pracownika – jako użytkownika tej karty. Użytkownik karty płatniczej otrzymuje ją razem z numerem PIN, a aktywacja karty płatniczej następuje zgodnie z regulaminem banku, z którym zawarto umowę.
Decyzję o przyznaniu karty płatniczej oraz ustaleniu miesięcznego limitu kwotowego pracownikowi Urzędu Miasta oraz Urzędu Dzielnicy podejmuje Prezydent m.st. Warszawy. W przypadku przyznania karty płatniczej oraz ustalenia miesięcznego limitu kwotowego pracownikowi jednostki organizacyjnej lub osoby prawnej m.st. Warszawy decyzję podejmuje natomiast odpowiednio kierownik jednostki organizacyjnej lub kierownik (dyrektor) osoby prawnej miasta stołecznego Warszawy. W dalszej kolejności, po uzyskaniu decyzji o przyznaniu karty płatniczej Skarbnik m. st. Warszawy – w przypadku pracowników Urzędu Miasta i pracowników Urzędu Dzielnicy, lub główny księgowy danego podmiotu – w przypadku pracowników jednostek organizacyjnych lub osób prawnych wydaje upoważnienie do wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi realizowanymi za pośrednictwem karty płatniczej do wysokości wskazanego limitu.
Obowiązek rozliczenia wydatków
Posługiwanie się kartą płatniczą stanowi dysponowanie środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunku m. st. Warszawy (rachunku jednostki organizacyjnej lub osoby prawnej miasta stołecznego Warszawy), w imieniu posiadacza. Każda operacja dokonana przez niego kartą płatniczą powinna być udokumentowana fakturą, rachunkiem lub innym równoważnym dowodem księgowym.
Podstawa prawna:
• Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 ze zm.),
• Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2002 r. nr 72, poz. 665 ze zm.),
• Ustawa z 12 września 2002 r. o elektronicznych instrumentach płatniczych (Dz.U. z 2002 r. nr 169, poz. 1385, ze zm.),