Kategorie

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych

Beata Olejnik
inforCMS
Obieg i kontrola dokumentów finansowo-księgowych we wszystkich jednostkach sfery finansów publicznych jest jednym z najważniejszych elementów ich prawidłowego funkcjonowania. Brak prawidłowo opracowanego obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych mógłby doprowadzić do nierzetelności zapisów w księgach rachunkowych czy nadużyć finansowych.  

Kierownicy jednostek, główni księgowi oraz pracownicy pionów księgowych i finansowych, którzy na co dzień mają do czynienia z obrotem gotówkowym lub bezgotówkowym, doskonale zdają sobie sprawę, jakie szczególne miejsce w jednostce odgrywa prawidłowy przepływ informacji. Środki powierzone podmiotom publicznym podlegają specyficznym procesom kontroli i autoryzacji. Sprawdzanie dokumentów jest procesem wymagającym zaangażowania wielu komórek organizacyjnych, ponieważ zachodzi tu konieczność sprawnego przekazywania dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami/pracownikami.

Jaką rolę odgrywa instrukcja obiegu dokumentów

Obieg dokumentów to droga dokumentu od chwili sporządzenia bądź wpływu do jednostki aż do momentu dekretacji i ujęcia w księgach rachunkowych. Opracowanie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych umożliwia wybór, a następnie powszechne zastosowanie najlepszej metody postępowania w danym momencie. Należy jednak pamiętać, że procedury i instrukcje nie są wprowadzane raz na zawsze. Można jednak wskazać pewne uniwersalne zasady dobre na każdą okazję przy opracowywaniu takich instrukcji. Procedury opisujące krok po kroku proces obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych powinny być:

• poddawane regularnej weryfikacji,

• aktualizowane, w miarę jak zmieniać się będą warunki zewnętrzne, wewnętrzne i jak przekształcać się będą metody organizacji pracy jednostki.

Celem prawidłowego skonstruowania dokumentacji opisującej obieg oraz kontrolę dokumentów finansowo-księgowych jest zapewnienie, że gospodarowanie środkami finansowymi w jednostce będzie odbywało się zgodnie z przepisami. Dobrze opracowana dokumentacja pozwala na sprawne sporządzenie sprawozdań, odprowadzenie dochodów, zapłatę wynagrodzeń, odprowadzenie podatków i właściwe zorganizowanie systemu pracy w jednostce, np. kasy, lub zorganizowanie funkcjonowania systemu zamówień publicznych.

Sprawny obieg dokumentów zapewnia, że informacje w nich zawarte trafią we właściwe miejsce we właściwym czasie, zostaną przetworzone i wykorzystane w dalszej pracy jednostki.

Na cały obieg dokumentów finansowo-księgowych składa się wiele czynności. Do podstawowych zaliczamy:

• przyjmowanie dowodów z zewnątrz (obcych) lub sporządzanie (wystawianie) dowodów własnych,

• gromadzenie i grupowanie dowodów oraz przeprowadzanie wstępnej ich kontroli,

• kontrola (sprawdzenie) dowodów pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym,

• przetwarzanie dowodów na inne dowody, np. zbiorcze, rozliczeniowe,

• ujmowanie danych z dowodów w prowadzonej ewidencji księgowej (księgach rachunkowych), w tym z uwzględnieniem potrzeb rozliczeń z tytułu podatków i ubezpieczeń oraz analiz wewnętrznych,

• przechowywanie bieżące dokumentacji, tj. do końca roku obrotowego w podziale na okresy sprawozdawcze,

• archiwowanie akt przez okres ustawowo wymagany.

Kto powinien opracować instrukcję obiegu i kontroli dokumentów księgowych

Za całość gospodarki finansowej w jednostce odpowiada jej kierownik. Również kierownik jest odpowiedzialny za wykonywanie i przestrzeganie kontroli finansowej w jednostce. Jednak może on powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki (art. 44 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych). Zorganizowanie obiegu dokumentów księgowych i systemu ich kontroli wewnętrznej w jednostce należy do kompetencji kierownictwa lub zarządu tej jednostki. To kierownik jednostki podejmuje decyzję w zakresie potrzeby stosowania takiej instrukcji i ewentualnie zleca jej opracowanie, z uwzględnieniem struktury organizacyjnej jednostki i specyfiki prowadzonej przez nią działalności.

Odpowiednie sklasyfikowanie i doprecyzowanie informacji dotyczących:

• dokumentacji księgowej występującej w jednostce,

• zasad sporządzania i korygowania błędów występujących w dowodach,

• zasad dekretowania, numerowania dowodów księgowych,

• właściwego opisania procesów dokonywania kontroli dokumentów, w odpowiedni sposób na różnych poziomach i dla różnych stanowisk,

• systemu przechowywania i dostępu do dokumentów oraz sposób ich archiwizowania

- stanowią dla kierownika jednostki zapewnienie prawidłowości funkcjonowania systemu kontroli finansowo-księgowej.

Jak poprawnie opracować instrukcję obiegu i kontroli dokumentów księgowych

Reklama

Każda jednostka ma inną strukturę organizacyjną, każda funkcjonuje w innym otoczeniu i innym środowisku. W każdej jednostce są zatrudnieni pracownicy o różnych charakterach i osobowościach, kwalifikacjach, predyspozycjach i umiejętnościach oraz różnym zaangażowaniu w stosunku do wykonywanych przez siebie obowiązków. Mając do czynienia z taką różnorodnością, nie jest możliwe wskazanie określonego szablonu ani uniwersalnych zasad opracowywania instrukcji odbiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, które można by zastosować w każdym podmiocie bez wyjątku. Każda jednostka ma swoją odrębną strukturę i inaczej jest wewnętrznie zorganizowana, a współpracujące ze sobą komórki, referaty, wydziały czy departamenty wymieniają różne informacje, w tym również o zdarzeniach gospodarczych mających wpływ na finanse jednostki.

Kierownik jednostki wraz z głównym księgowym powinni wykazać się zmysłem menedżerskim i podejść do problemu skonstruowania instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych z całą starannością. Jest to bowiem dokument, od opracowania którego zależy sprawność działania organizacji, terminowość regulowania zobowiązań, prawidłowość gromadzenia dochodów oraz zgodność z prawem wydatkowania środków publicznych.

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych będzie poprawnie opracowana tylko wtedy, gdy trafnie zostaną zidentyfikowane w jednostce następujące elementy:

• rodzaje dokumentów finansowo-księgowych,

• osoby lub jednostki organizacyjne odpowiedzialne za procesy kontroli tych dokumentów,

• systemy upoważnień, pełnomocnictw oraz zastępstw służbowych,

• rodzaje operacji gospodarczych tzw. wrażliwych, których wykonanie może spowodować szkody w majątku jednostki.

Poprawnie skonstruowana instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych powinna charakteryzować się przede wszystkim prostotą przekazu informacji w niej zawartej oraz jej kompletnością. Powinna opisywać każdy etap obiegu i kontroli dokumentacji księgowej oraz precyzować, kto i za wykonanie jakich czynności na jakim stanowisku jest odpowiedzialny. Co do formy opracowania takiej instrukcji ustawodawca nie określił kanonów dla takiego typu dokumentacji, pozostawiając wybór formy jej opracowania w gestii kierownictwa jednostek.

Instrukcje obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych mogą zostać opracowane w formie:

• opisowej,

• tabelarycznej,

• za pomocą opisu graficznego,

• metodą kartotekową

lub można zastosować formę mieszaną.

 

Oprócz wybrania konkretnej metody, do opisu czynności związanych z obiegiem i kontrolą dokumentacji finansowo-księgowej, należy zwrócić również uwagę na przejrzystość zapisów instrukcji oraz adekwatności zapisów do faktycznego systemu funkcjonowania jednostki.

Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować zasady obiegu dowodów księgowych ujęte w tabeli.

Tabela. Zasady obiegu dowodów księgowych

 

 

Dokumentacja opisująca obieg dokumentów powinna przede wszystkim określać szereg informacji, a mianowicie:

• co powinny zawierać dokumenty finansowo-księgowe,

• kto je powinien parafować, a kto akceptować,

• w jakiej kolejności te czynności mają być wykonane,

• jak powinno wyglądać potwierdzenie ich wykonania.

Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów wydaje kierownik jednostki organizacyjnej w formie zarządzenia. Może być ona integralną częścią zarządzenia lub stanowić jego załącznik.

Zakresem kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w formie pisemnej należy objąć:

• środki pieniężne,

• rozrachunki i rozliczenia,

• zapasy (jeśli takie występują w jednostce),

• aktywa trwałe,

• zatrudnienie i wynagrodzenia,

• koszty,

• przychody,

• środki trwałe w budowie,

• fundusze specjalne,

• systemy informatyczne.

W zakresie wszystkich wymienionych obszarów należy opracować wzorce zachowań i czynności, których wykonanie zapewni nadzór nad działalnością jednostki.

W instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych należy:

1. Ustalić wykaz stosowanych dowodów księgowych występujących w jednostce i określić ich cechy.

2. Wskazać sposób i terminy oraz komórki organizacyjne zobowiązane do wystawiania i osoby upoważnione do podpisywania poszczególnych dowodów księgowych.

3. Wyszczególnić komórki organizacyjne oraz osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodów księgowych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz pod względem celowości, gospodarności i legalności dokonywanych operacji.

4. Wskazać wzory pieczęci umieszczanych na dowodach księgowych oraz wzory podpisów osób upoważnionych do kontroli, dekretacji i zatwierdzania dowodów księgowych.

5. Opisać sposób postępowania, w razie wykrycia, w toku kontroli nieprawidłowości w dowodach księgowych lub ujętych w nich operacjach gospodarczych.

6. Przedstawić sposób oznaczania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych własnych i obcych, umożliwiający ustalenie kompletności dowodów podlegających księgowaniu w danym okresie sprawozdawczym.

7. Określić terminy przekazywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych pomiędzy poszczególnymi komórkami oraz terminy przekazania do księgowości po ich opracowaniu i skontrolowaniu.

Zapoznanie pracowników

Reklama

Istotą posiadania w jednostce instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych nie jest sam fakt jej istnienia, ale zapoznanie z nią wszystkich pracowników i zobowiązanie ich do bezwzględnego przestrzegania zawartych w niej postanowień.

Potwierdzenie zapoznania się pracowników z wewnętrznymi procedurami najlepiej przyjąć w formie pisemnej. Można tego dokonać za pomocą sporządzonego wykazu potwierdzenia przez pracowników, którym przekazano egzemplarze instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych do zapoznania się i stosowania.

Przykładowy wykaz pracowników, którym przekazano egzemplarze instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych

Upoważnieni w komórkach/wydziałach bądź referatach pracownicy powinni mieć maksymalną świadomość odpowiedzialności w zakresie powierzonych im obowiązków z zakresu gospodarowania majątkiem i mieniem jednostki. Najlepiej do obowiązków, zarówno „starych pracowników”, jak i „nowo przyjętych”, włączyć zapoznawanie się z obiegiem i kontrolą dokumentów finansowo-księgowych czy też z wprowadzonymi zmianami w ustalonym obiegu. Każdorazowo taki fakt (zapoznania się z już istniejącymi lub zmianami w instrukcji) powinien zostać potwierdzony poprzez złożenie odpowiedniego oświadczenia lub podpisu na dokumencie opisującym te procesy. Podpis złożony przez pracownika pod zapisami dotyczącymi uregulowań wewnętrznych z zakresu obiegu i kontroli finansowo-księgowej może być punktem wyjścia do wystąpienia pracodawcy wobec nierzetelnego pracownika z roszczeniem na wypadek, gdyby popełniając niedopatrzenie, naraził jednostkę na stratę (np. poprzez opóźnienie zapłaty za wystawioną fakturę i konieczność uregulowania z tego tytułu karnych odsetek) i odwrotnie - pracownik może się bronić w przypadku, kiedy nie był poinformowany np. o wprowadzonych zmianach.

Jak prawidłowo opracować instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, dowiedzą się Państwo z grudniowego (12/2008) Poradnika Rachunkowości Budżetowej „Obieg i kontrola dokumentów finansowo-księgowych”. W Poradniku opisujemy sposoby konstruowania instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, rodzaje dokumentów księgowych oraz podajemy praktyczne przykłady obiegu dokumentów finansowo-księgowych wraz z opisem czynności, jakie należy wykonać na poszczególnych etapach ich kontroli.

Omawiamy obowiązki osób upoważnionych do przeprowadzania tych kontroli i znaczenie wykonywanych przez nich czynności, gdyż to właśnie na nich spoczywa odpowiedzialność za kompletność wykonywanej kontroli oraz niedopuszczenie do zaksięgowanie dokumentu mającego wady formalne, rachunkowe i merytoryczne.

Ponadto w Poradniku znajdują się przykładowe zarządzenia kierownika jednostki w sprawie wprowadzenia:

• obiegu i kontroli dokumentów księgowych wraz z załącznikiem, który stanowi instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych,

• procedur kontroli.

Mogą one stanowić bazę do opracowania takich dokumentów w Państwa jednostce.

Podstawy prawne

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 171, poz. 1056)

• Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 180, poz. 1112)

Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    24 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Konkursy dla gmin: Gmina na Medal #SzczepimySię i Najbardziej Odporna Gmina

    Konkursy dla gmin: Gmina na Medal #SzczepimySię i Najbardziej Odporna Gmina. Jakie są zasady konkursów? Jakie nagrody można wygrać?

    Czy organizatorzy wydarzeń mają prawo żądać od uczestników informacji o szczepieniu?

    Wyłączenia zaszczepionych z limitu osób na wydarzeniach a RODO. Czy organizatorzy wydarzeń mają prawo żądać od uczestników udostępnienia informacji o zaszczepieniu przeciwko COVID-19?

    Polski Ład. Program Inwestycji Strategicznych

    Polski Ład. Program Inwestycji Strategicznych to bezzwrotne dofinansowania inwestycji publicznych realizowanych przez gminy, powiaty, miasta i województwa w całej Polsce. To program, który jest zbudowany wokół głównych założeń Polskiego Ładu.

    Wynagrodzenia w budżetówce 2022

    Wynagrodzenia w budżetówce 2022. Projekt ustawy budżetowej na rok 2022 przewiduje podniesienie płacy minimalnej do 3000 zł brutto. Mimo to, wynagrodzenia w sferze budżetowej mają być zamrożone i wyniosą tyle samo co w roku 2021. Jak sytuacja wpłynie na samorządy?

    Wpływ pandemii na firmy, edukację, urzędy, styl życia [RAPORT]

    Wpływ pandemii na firmy, edukację, urzędy. Jak zmieniło się nasze życie w ciągu ostatnich kilkunastu miesięcy? Sprawdź 6 trendów nowej rzeczywistości widocznych w Raporcie #RegionyNEXERY2021.

    Ile mieszkań czynszowych budują najbogatsze miasta w Polsce? [RAPORT]

    Budowa mieszkań to kosztowne przedsięwzięcie, na które wiele miast nie może sobie pozwolić. Ale są i takie, które radzą sobie całkiem nieźle. Sprawdziliśmy, czy ich władze myślą o potrzebach mieszkaniowych mniej zamożnych mieszkańców?

    Nadużywanie teleporad przez lekarzy rodzinnych

    Nadużywanie teleporad przez lekarzy rodzinnych. Minister zdrowia Adam Niedzielski zdecydował, by z 70 placówkami podstawowej opieki zdrowotnej, w których udział teleporad wyniósł ponad 90 proc. nie przedłużyć umów. Minister wskazał, że główną barierą dla pacjentów w dostępie do lekarzy POZ jest w tej chwili nadużywanie teleporad przez lekarzy rodzinnych.

    Nowe limity osób na koncertach i wydarzeniach sportowych od 26 czerwca 2021 r.

    Limity na koncertach i wydarzeniach sportowych będą większe od 26 czerwca 2021 roku. Ile osób będzie mogło wejść na widownię?

    CEEB – obowiązek składania deklaracji od 1 lipca 2021 r.

    CEEB – obowiązek składania deklaracji od 1 lipca 2021 r. Czym jest deklaracja źródeł ciepła? Kogo dotyczy deklaracja? Jak można złożyć deklarację? Jakie są obowiązki gmin związane z Centralną Ewidencją Emisyjności Budynków?

    Akademie praktyczne – nowa kategoria uczelni zawodowych

    Akademie praktyczne – nowa kategoria uczelni zawodowych. Jak będą funkcjonować?

    Narodowy Program Rozwoju Czytelnictwa 2.0 na lata 2021–2025

    Narodowy Program Rozwoju Czytelnictwa 2.0 na lata 2021–2025. Ponad miliard złotych zostanie przeznaczonych w ramach Narodowego Programu Rozwoju Czytelnictwa (NPRCz) 2.0 na różne formy wsparcia i promocji czytelnictwa w Polsce.

    Wnioski paszportowe od 26 czerwca można składać w soboty

    Wnioski paszportowe - w związku ze zwiększonym zainteresowaniem sprawami paszportowymi, MSWiA przekazało wojewodom dyspozycję wydłużenia godzin pracy urzędów wojewódzkich. Wnioski paszportowe będzie można składać także w soboty, natomiast w dni powszednie obsługa będzie się odbywać w wydłużonych godzinach.

    Remont mieszkania spółdzielczego

    Remont mieszkania spółdzielczego. Spółdzielnia pozostaje właścicielem mieszkań użytkowanych na podstawie własnościowego i lokatorskiego prawa spółdzielczego. Warto wyjaśnić, czy remont takich lokali może być problematyczny.

    Kiedy wyniki egzaminu ósmoklasisty 2021?

    Wyniki egzaminu ósmoklasisty 2021 – kiedy? Gdzie i jak sprawdzić wyniki egzaminu ósmoklasisty? Przedstawiamy ważne informacje dla uczniów kończących w tym roku szkołę podstawową.

    Unijny Certyfikat COVID - jak pobrać na telefon?

    Unijny Certyfikat COVID - tzw. paszport covidowy (szczepionkowy) od dziś jest już dostępny w aplikacji mObywatel i można go pobrać na telefon komórkowy. Jak pobrać paszport covidowy?

    Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych dla samorządów

    Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych. Rusza nowy rządowy program, który zapewni pieniądze na inwestycje dla samorządów. Na co i na jakich zasadach będzie można otrzymać dofinansowanie?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające w szkole - dla kogo, na jakich zasadach?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające w szkole - dla kogo, na jakich zasadach? Czy mogą być one prowadzone w formie zdalnej? Z jakich przedmiotów organizuje się zajęcia wspomagające? Jak poinformować o nich rodziców? Jak prawidłowo wyliczyć przysługującą szkole liczbę zajęć wspomagających? Ministerstwo Edukacji i Nauki odpowiada na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące dodatkowych lekcji po powrocie do szkół.

    Zmiany w programie Aktywna tablica 2020-2024

    Aktywna tablica 2020-2024 - zmiany. Proponowane nowe rozwiązania dotyczą m.in. wprowadzenia nowego rodzaju sprzętu, który będzie można zakupić w ramach programu i rozszerzenia na kolejne lata (2021-2024) możliwości zakupu laptopów wraz ze sprzętem umożliwiającym przetwarzanie wizerunku i głosu. Trwają konsultacje społeczne, opinie można przesyłać do 9 lipca 2021 r.

    Do kiedy Spis Powszechny?

    Spis Powszechny – do kiedy trwa? Do kiedy można się spisać przez Internet? Czy każdy domownik musi się spisać osobno? Jakie kary grożą za brak udziału w spisie ludności i mieszkań w 2021 roku?

    Nieskuteczność systemów Compliance, systemów Whistleblowingu lub ochrony danych osobowych - przyczyny

    Nieskuteczność systemów. Czy da się zlikwidować ryzyko compliance lub ryzyko naruszenia danych osobowych? Jakie są powody pozorności lub nieskuteczności systemów?

    Program Kangur - autobusy elektryczne dla gmin wiejskich

    Program Kangur - autobusy elektryczne dla gmin wiejskich. Dzięki wsparciu NFOŚiGW, w wysokości prawie 40 mln zł, autobusy elektryczne będą woziły dzieci do szkół w kolejnych 16 gminach.

    Czyste Powietrze - zmiany w programie, koniec dotacji na piece węglowe

    Czyste Powietrze - co się zmieni w programie? Do kiedy można jeszcze uzyskać dotację na piece węglowe?

    Pakiet psychologiczny – rekomendacje dla uczelni dotyczące pomocy studentom

    Pakiet psychologiczny. Na podstawie przekazanych przez uczelnie informacji na temat udzielanego w okresie epidemii wsparcia studentom, Ministerstwo Edukacji i Nauki opracowało poniższe zalecenia w zakresie zwiększenia pomocy psychologicznej.

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021. Nauczyciel to zawód często oceniany. Ale czy doceniany? W raporcie zbadano, co myślą o nauczycielach rodzice, uczniowie, a także oni sami o swojej pracy.

    Domowa Opieka Medyczna - Pulsoksymetr i PulsoCare

    Domowa Opieka Medyczna to program mający na celu zdalne monitorowanie stanu zdrowia Pacjentów. Program wykorzystuje pulsoksymetr jako narzędzie diagnostyczne i aplikację PulsoCare do przekazywania i monitoringu danych.