Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny, z którego już niebawem będą musieli korzystać wszyscy krajowi podatnicy polskiego podatku od towarów i usług. Jednak nie jest to cały krąg podmiotowy stosowania KSeF.
KSeF w jednostkach samorządu terytorialnego
Warto pamiętać, iż również podmioty (inne niż osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej) niebędące podatnikami VAT – w tym instytucje samorządowe, kultury czy nawet urzędy obsługujące organy – będą „klientami” tego systemu. Podobnie jednostki organizacyjne JST – mimo że nie mają one samodzielnej podmiotowości w VAT – będą musiały przyjmować, a w przypadku, gdy są podatnikami VAT (również zwolnionymi) – wystawiać faktury ustrukturyzowane. Wszystko to wymaga odpowiedniego przygotowania w zakresie organizacyjnym, infrastrukturalnym, prawnym i proceduralnym.
Krajowy System e-Faktur to teleinformatyczny system prowadzony przez Szefa KAS, zawierający dane administrowane przez ten organ. System ma liczne funkcjonalności, które w sposób ogólny można określić jako dotyczące faktur ustrukturyzowanych, służące przetwarzaniu i archiwizacji danych w nich zawartych. Wszystko to – jak wiele ostatnich zmian podatkowych – profilowane jest w głównej mierze na uszczelnienie systemu podatkowego w zakresie VAT.
Faktury ustrukturyzowane
Chociaż zwykło się mówić o obowiązku wdrożenia i stosowania „KSeF”, to w praktyce pod tym hasłem kryje się nie tylko zagadnienie implementacji systemu informatycznego nazwanego Krajowym Systemem e-Faktur, ale również obowiązek stosowania – tak dla wystawiania, jak i odbierania – faktur ustrukturyzowanych.
Faktura ustrukturyzowana – dokument podatkowy, a dokładniej faktura wystawiana przez podatnika przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, a któremu to dokumentowi został nadany numer KSeF.
W praktyce oznacza to wystawienie faktury w zewnętrznym programie (w zależności od okoliczności: komercyjnym lub bezpłatnym, zapewnionym przez resort finansów), a następnie przesłanie go do Krajowego Systemu e-Faktur celem nadania mu numeru KSeF – i tym samym dostarczenia go do adresata (o ile prawodawca nie przewidział innej drogi dostarczenia – ale to raczej wyjątkowe przypadki i o nich niżej).
Wysyłka może być realizowana w interaktywnym procesie fakturowania, czyli przy bieżącym połączeniu online z systemem resortowym, jak również w modelu wysyłki wsadowej. Istotą tej ostatniej (zresztą wyraźnie rekomendowanej przez Ministerstwo Finansów) jest przesłanie jednocześnie (w ramach jednej sesji) wielu uprzednio przygotowanych i zmagazynowanych w jednej paczce faktur – a raczej plików w formacie .xml, które po ich walidacji i nadaniu im numeru KSeF będą fakturami ustrukturyzowanymi (zestawem plików xml zawierających dokumenty wystawione w ramach procesu fakturowania ustrukturyzowanego). W przypadku podmiotów instytucjonalnych – w tym jednostek organizacyjnych JST, instytucji budżetowych, urzędów, jednostek administracji itp. – fakturowanie, gdy już będzie dokonywane, z pewnością będzie realizowane za pomocą oprogramowania komercyjnego.
(...)
Materiał powstał na podstawie artykułu Radosława Kowalskiego, opublikowanego w Gazecie Samorządu i Administracji
Przeczytaj pełną wersję artykułu w serwisie INFORLEX»
Więcej podobnych treści znajdziesz na inforlex.pl
art. 106ba, art. 106e ust. 1 pkt 26–27, art. 106ga, art. 106gb ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1203) – w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.