„Porządek trzeba robić, nieporządek robi się sam.”
Tadeusz Kotarbiński
Mimo wszechobecnego już elektronicznego obrotu dokumentami, liczba ich papierowych odpowiedników nie maleje. Oznacza to, że zalegają na naszych biurkach i piętrzą się stosami na półkach. Trudno je opanować. Większość ludzi chciałaby pracować w schludnej i uporządkowanej przestrzeni. Ponad połowa osób biorących udział w badaniu Work Habits of the New Millennium sądziła, iż zorganizowanie to cecha, której się można nauczyć oraz że powinni poprawić swoje umiejętności organizacyjne.
Najczęściej wybieranym w Polsce sposobem przechowywania bieżących dokumentów jest wpinanie do segregatorów. System ten jednak na ogół nie działa. Dlaczego? Gdybyśmy tym sposobem chcieli zapanować nad naszym biurkiem, zajęłoby nam to co najmniej 2 godziny dziennie, ponieważ dziurkowanie każdego dokumentu, wkładanie go do koszulki, wpinanie do segregatora i odstawianie segregatora za każdym razem na półkę jest bardzo czasochłonne.
Władza nad papierami
Psycholog biznesu z Profesja Consulting, dr Katarzyna Korpolewska, uważa, że odpowiednia organizacja miejsca pracy jest bardzo ważna, gdyż jest to terytorium, które na nas wpływa i niestety, często ma nad nami władzę. Jeżeli ta przestrzeń jest nieprzyjazna, nieporządna to tracimy nad nią poczucie kontroli. Nagle to spinacz lub kartka papieru mają rację, bo gdzieś leżą i nie dają się odszukać. To trzeba zmienić. Można nauczyć się umiejętnie zorganizować miejsce pracy.
Bałagan utrudnia pracę i pochłania niepotrzebnie czas, który można poświęcić na coś konstruktywnego. Ale szukanie ołówka czy zszywacza to nie tylko stracone minuty, to wprowadza nas także w zły nastrój, rozprasza, nie sprzyja twórczemu myśleniu. Widząc obładowane papierami biurko, niechętnie zasiadamy do pracy.
Chaos na półkach oznacza, że znalezienie potrzebnego dokumentu będzie bardzo trudne. Przy takim nastawieniu praca będzie bardziej obciążająca i po ośmiu godzinach poczujemy się bardzo zmęczeni. Porządkowania, odkładania na miejsce i segregowania można się nauczyć. To taki sam nawyk jak mycie rąk przed posiłkiem, połykanie zaleconych przez lekarza tabletek trzy razy dziennie czy przełykanie kęsa przed podniesieniem słuchawki telefonicznej.
Wystarczy przez jakiś czas kontrolować wykonywanie prostych czynności, a wkrótce staną się one automatyczne. To tak jak w samochodzie. Wszystko jest w nim zawsze na swoim miejscu: kierownica, skrzynia biegów, pedał gazu i hamulca. Nie trzeba tego stale sprawdzać, można jechać automatycznie i skupić się na myśleniu o innych sprawach. Systematycznie porządkując nasze biurka, możemy wypracować metody ułatwiające pracę, oszczędzające czas, a także poprawiające nastrój.
Czytaj także: Organizowanie zebrań i narad>>
Ile kosztuje bałagan na biurku
Dezorganizacja biurowa to koszt rzędu 15–20 proc. budżetu zakładu pracy rocznie. Jest to:
• nieefektywny czas pracy – przeciętny pracownik biurowy spędza 4 tygodnie rocznie na szukaniu zagubionych dokumentów (wg Wall Street Journal),
• koszt złych decyzji podjętych w związku z zagubieniem dokumentów – przeciętny pracownik biurowy gubi 1 na 20 dokumentów (w tym faktury, umowy),
• koszt ponownego opracowywania dokumentów, tworzenia duplikatów,
• koszt utraconego biznesu w wyniku złej/nieczytelnej prezentacji ofert,
• koszt papieru – przeciętny pracownik tworzy 19 kopii tego samego dokumentu,
• koszt odsetek od spóźnionych płatności w wyniku zagubienia faktur.
Jak zapanować nad chaosem na biurku
Warto wykorzystać zasadę gorącej kartki: od razu ocenić czy jest to dokument ważny, który odkładamy w odpowiednią przegródkę, czy nieprzydatny, który powinien powędrować do kosza. I nie oszukujmy się, że zajmiemy się tym kiedyś. Albo od razu, albo wcale
Ważna jest też zasada pustego biurka. Im mniej na nim papierów, tym lepiej. Jeżeli to trudno wykonać, można co pewien czas przenosić pracowników do innych pokoi lub zamieniać się biurkami. Wtedy na pewno ubędzie wiele niepotrzebnych papierów.
Przestrzeń biurowa jest coraz droższa, pokoje i biurka coraz mniejsze, a wszystko musi się w nich zmieścić. Dlatego eksperci firmy Esselte opracowali wskazówki, jak efektywnie zarządzać swoimi dokumentami i podpowiadają, jakie narzędzia warto wykorzystać, aby zapanować nad chaosem na biurku.
Zasada pierwsza: zredukuj czas poszukiwania dokumentu o połowę i zajmij się nim w momencie, w którym wpadnie ci w ręce. Gdy zniknie gdzieś na biurku w stosie innych papierów, będzie za późno. Połóż go tak, aby był łatwo dostępny, w specjalnie przeznaczonej na nowe dokumenty półce/kuwecie, koszulce, stojącym pojemniku bądź w zawieszanych teczkach.
Zasada druga: wybierz jednolity system przechowywania podręcznych dokumentów, zgodnie z własnymi preferencjami i przyzwyczajeniami. Do przechowywania dokumentów podręcznych służą profesjonalne systemy, takie jak otwarte półki/kuwety na biurko, stojące pojemniki na dokumenty oraz system archiwizacji zawieszanej. Codziennie poświęć 10 minut pod koniec dnia pracy na uporządkowanie bieżących dokumentów.
Zasada trzecia: co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych i wepnij nieużywane już, a potrzebne dokumenty do segregatora, a niepotrzebne wyrzuć. Nie zapominaj o używaniu przekładek tematycznych, które uporządkują twoją archiwizację wewnątrz segregatora.
Barbara Hubal
Czytaj także: Czy w biurze można dbać o zdrowie?>>
Pięć zasad dla walczących z nieporządkiem
1. Określ przeznaczenie każdej szafki i szuflady. Jeśli nie korzystasz z sekretariatu sama lub często ktoś cię zastępuje, umieść na półkach i szufladach napisy z informacją o tym, co się w nich mieści.
2. Raz w tygodniu zrewiduj szuflady biurka i szafki. Często zaczątkiem chaosu i bałaganu są „na chwilę” wrzucone niepotrzebne przedmioty: lakier do włosów, proszki przeciwbólowe, kilka zdjęć, książka.
3. Odkładaj wszystko na miejsce, zaś na rzeczy, co do których nie jesteś zdecydowana, gdzie powinny wylądować, przeznacz jedną, codziennie sprawdzaną szufladę lub półkę. Filiżankę myj natychmiast, zszywacz chowaj do szuflady, wyrzucaj stare kwiaty, odkładaj długopis na miejsce.
4. Jeśli nie możesz się zmobilizować, aby każdy dzień kończyć porządkami na biurku i w jego otoczeniu, zaczynaj kolejny dzień od tej czynności. Lepiej pracować w przestrzeni uporządkowanej.
5. Jeśli wydaje ci się, że „w zasadzie w biurze jest porządek”, weź do ręki aparat fotograficzny i zrób kilka zdjęć: biurko z punktu widzenia interesanta i od twojej strony oraz widok otwartych szuflad, parapet, szafy czy regały, wnętrza szafek itd. Na zdjęciach odkryjesz wiele rejonów wymagających natychmiastowej interwencji!