reklama
| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Sektor publiczny > Organizacja > Pracownicy > Organizowanie zebrań i narad

Organizowanie zebrań i narad

Zebranie to uporządkowany sposób wymiany informacji między grupą osób. Jest praktycznym środkiem do tworzenia poczucia tożsamości, utrwalania dobrych stosunków, a przede wszystkim okazją do wymiany wiedzy i doświadczeń.

Podstawowe cele zebrania to:

• przekazywanie informacji (zebranie zespołu),

• rozwiązywanie problemów (zebranie kadry kierowniczej),

• podejmowanie decyzji (zebranie na temat strategii).

Zebrania powinny:

• być zorganizowane i posiadać własną strukturę organizacyjną,

• mieć charakter formalny i odbywać się według określonego porządku obrad,

• mieć jasno sprecyzowany temat,

• być protokołowane.

Rozróżnia się wiele typów zebrań: odprawy, posiedzenia, zgromadzenia, konferencje, narady, zjazdy, kongresy, seminaria, sympozja. W przedsiębiorstwach najczęściej organizuje się:

• odprawy, czyli spotkania przełożonego z podwładnymi, na których omawiane są sprawy bieżące oraz wydawane polecenia, trwają krótko (15-20 minut) i odbywają się dość często (codziennie, raz lub dwa razy w tygodniu),

• posiedzenia, zebrania odbywają się rzadziej niż odprawy (raz w miesiącu lub kwartale) i trwają dłużej (1-3 godziny), porusza się na nich sprawy obejmujące większe przedziały czasowe, a po dyskusji podejmowane są decyzje dotyczące funkcjonowania firmy,

• zgromadzenia odbywają się jeszcze rzadziej (1 lub 2 razy w roku i są dłuższe - kilka godzin), zwołuje się je w celu wspólnego omówienia ważnych spraw i podjęcia kolegialnych decyzji (walne zgromadzenie członków spółdzielni, wspólników lub akcjonariuszy), podejmuje się na nich ważniejsze decyzje, takie jak podział zysku, wybory władz, przedstawicieli organów.

Prace wstępne

Bardzo ważnym elementem jest właściwe przygotowanie zebrania. Oto prace, które powinny poprzedzać organizację zebrania:

• ustalenie celu zebrania, jego terminu oraz tematu do referowania,

• ustalenie listy uczestników zebrania i osób referujących,

• zaproszenie osób referujących, ustalenie tematu wystąpienia oraz czasu potrzebnego na jego zreferowanie,

• wynajęcie i przygotowanie sali konferencyjnej,

• ustalenie porządku obrad,

• przygotowanie materiałów dla uczestników oraz rozesłanie ich,

• przygotowanie zaproszeń, zawiadomień i ich rozesłanie,

• wysłanie uczestnikom spotkań:

- treści sprawozdania i materiałów statystycznych,

- porządku obrad (jeżeli nie został wydrukowany w zaproszeniu).

Zaproszenie powinno zawierać następujące informacje:

• kto zaprasza (tytuł, ewentualnie tytuł służbowy, imię i nazwisko)

• kogo zaprasza (tytuł, ewentualnie tytuł służbowy, imię i nazwisko),

• określenie formy zebrania,

• temat zebrania,

• miejsce i czas (dokładny adres spotkania: ulicę, numer domu, piętro, numer sali oraz termin: miesiąc, dzień, godzinę),

• porządek dzienny zebrania lub program.

Program zebrania powinien zawierać:

• dokładny termin, miejsce i przewidywany czas trwania zebrania,

• temat oraz sprawy, które mają być rozpatrywane na zebraniu,

• nazwiska osób referujących oraz czas przewidziany na omówienie sprawy.

Uczestnicy zebrania zobowiązani są do potwierdzenia swojej obecności własnoręcznym podpisem na liście obecności.

Jeżeli w zebraniu będzie brało udział dużo osób, trzeba zadbać wcześniej o odpowiednie przygotowanie sali konferencyjnej i zaplecza:

• wystarczająca ilość krzeseł,

• ustawienie stołu prezydialnego,

• mównica oraz mikrofon,

• miejsce dla komisji i protokolanta,

• szatnia,

• kącik dla palaczy, bufet.

reklama

Przydatne formularze online

Czytaj także

Autor:

Źródło:

Samorzad.infor.pl

Zdjęcia


OFERTA SPECJALNA: Komplet VAT 2020. Komentarz z książką Nowy JPK_VAT z deklaracją i ewidencją199.00 zł
reklama

Narzędzia księgowego

reklama
reklama

POLECANE

reklama
reklama

Ostatnio na forum

reklama

Compliance 2020

reklama

Eksperci portalu infor.pl

Marcin M. Wyrzykowski

Główny Księgowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
reklama
reklama
reklama