Milczące załatwienie sprawy jest jednym ze sposobów zakończenia postępowania administracyjnego. Instytucja ta została wprowadzona do ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 1960 Nr 30 poz. 168) (dalej: k.p.a.) na mocy nowelizacji z dnia 7 kwietnia 2017 r.
Kiedy sprawa zostaje załatwiona milcząco?
Warto na wstępie zaznaczyć, że zgodnie z k.p.a. sprawa może być załatwiona milcząco, tylko gdy przepis szczególny tak stanowi. W związku z tym ten sposób zakończenia spraw ma charakter pomocniczy w stosunku do rozstrzygania ich w trybie decyzji administracyjnej. Wolą ustawodawcy było przede wszystkim przyśpieszenie i usprawnienie procesu postępowania administracyjnego, a także przeciwdziałanie bezczynności organu administracji.
W jakich trybach sprawa zostaje załatwiona milcząco?
Jak wskazuje k.p.a. sprawę uznaje się za załatwioną milcząco w sposób w całości uwzględniający żądanie strony, jeżeli w terminie miesiąca od dnia doręczenia żądania strony właściwemu organowi administracji publicznej albo innym terminie określonym w przepisie szczególnym organ ten:
- nie wyda decyzji lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie - wówczas będzie to milczące zakończenie postępowania;
- nie wniesie sprzeciwu w drodze decyzji, tym samym wyrażając milczącą zgodę.
Termin milczącego załatwienia sprawy
Zgodnie z przepisami, milczące załatwienie sprawy następuje w dniu następującym po dniu, w którym upływa termin przewidziany do wydania decyzji lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie albo wniesienia sprzeciwu. Rozwiązanie takie przeciwdziała bezczynności organu administracyjnego.
Z kolei w przypadku gdy organ przed upływem terminu do załatwienia sprawy zawiadomi stronę o braku sprzeciwu, milczące załatwienie sprawy następuje w dniu doręczenia tego zawiadomienia. Warto podkreślić, że taka możliwość czynnego wyrażenia milczącej zgody znacząco przyczynia się do przyśpieszenia postępowania administracyjnego w wielu przypadkach.
Natomiast w sytuacji, gdy podanie nie spełnia wymagań wskazanych w przepisach, strona może być wezwana do uzupełnienia braków formalnych i wówczas wspomniany miesięczny termin biegnie od momentu dostarczenia kompletnej dokumentacji.
Warto także zaznaczyć, że zawieszenie postępowania administracyjnego w danej sprawie spowoduje wstrzymanie biegu terminu, po którym następuje milczące załatwienie sprawy.
Zaświadczenie o milczącym załatwieniu sprawy
Zgodnie z k.p.a., w aktach sprawy zamieszcza się odpowiednią adnotację o milczącym załatwieniu sprawy, wskazując treść rozstrzygnięcia oraz jego podstawę prawną. Daje to możliwość, aby na wniosek strony organ administracji publicznej, w drodze postanowienia, wydał zaświadczenie o milczącym załatwieniu sprawy. Niemniej jednak organ może także odmówić wydania takiego zaświadczenia. W obu przypadkach stronie przysługuje oczywiście zażalenie.
Zaświadczenie o milczącym załatwieniu sprawy doręcza się wszystkim stronom w sprawie załatwionej milcząco. Dodatkowo, k.p.a. wymienia elementy, które powinno zawierać takie zaświadczenie o milczącym załatwieniu sprawy. Są to:
- oznaczenie organu administracji publicznej i strony lub stron postępowania;
· datę wydania zaświadczenia o milczącym załatwieniu sprawy;
· powołanie podstawy prawnej;
· treść rozstrzygnięcia sprawy załatwionej milcząco;
· datę milczącego załatwienia sprawy;
· pouczenie o możliwości wniesienia zażalenia;
- podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu upoważnionego do wydania zaświadczenia, a jeżeli zaświadczenie zostało wydane w formie dokumentu elektronicznego –kwalifikowany podpis elektroniczny.