Ministerstwo Rodziny i PIP podpowiadają jak stosować przepisy o o pracy zdalnej.
Ministerstwo Rodziny o pracy zdalnej – pytania i odpowiedzi
MRiPS: Przepisy o pracy zdalnej wchodzą w życie. Odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania (komunikat)
– Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej informuje:
Przepisy o pracy zdalnej wchodzą w życie. Odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania
7 kwietnia 2023 roku wchodzą w życie przepisy o pracy zdalnej, której definicja została na stałe wpisana do Kodeksu pracy. Co to oznacza dla pracowników? Jakie będą uprawnienia pracodawców? Odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania.
Zmiany w Kodeksie pracy – przede wszystkim wprowadzenie na stałe definicji pracy zdalnej i jej uregulowanie – to odpowiedź na zmieniające się trendy na rynku pracy, a także oczekiwania pracowników i pracodawców.
To ważny dzień dla rynku pracy w Polsce – dzisiaj wchodzą w życie przepisy o pracy zdalnej. Zmiany w Kodeksie pracy obejmują przede wszystkim wprowadzenie definicji pracy zdalnej, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy. Ustawa w pełni reguluje kwestie związane z pracą zdalną dotychczas określone w tzw. specustawie COVID-owej – oraz takie, których w niej brakowało. Dotyczy to m.in. zwrotu kosztów za energię elektryczną – mówi minister Marlena Maląg.
Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przygotowało odpowiedzi na najczęściej zadawane w tym temacie pytania.
1. Czy pracownicy mają możliwość wykonywania pracy zdalnej z więcej niż jednego miejsca?
Zawarta w Kodeksie pracy definicja pracy zdalnej nie wyklucza takiej możliwości – o ile miejsca te będą każdorazowo uzgodnione z pracodawcą.
2. Czy pracownik może wykonywać pracę zdalną np. z kawiarenki internetowej?
Miejsce wykonywania pracy zdalnej, niezależnie od tego, czy będzie to miejsce zamieszkania pracownika, czy też inne miejsce wybrane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę, zawsze będzie przedmiotem wzajemnego ustalenia między stronami stosunku pracy. Strony mogą uzgodnić, że praca zdalna będzie wykonywana w różnych miejscach, o których każdorazowo pracownik będzie informował pracodawcę.
Przepisy natomiast nie dopuszczają całkowitej swobody wyboru miejsca wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, czyli bez uzgodnienia tego miejsca z pracodawcą.
3. Czyj wniosek o pracę zdalną jest dla pracodawcy wiążący?
Pracodawca będzie co do zasady musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony m.in. przez:
- pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,- pracownicę w ciąży, - pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia, - pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie, o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.
4. Co to oznacza, że wniosek o pracę zdalną jest dla pracodawcy wiążący?
Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek wspomnianych pracowników, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W takim przypadku o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca będzie musiał poinformować pracownika papierowo lub elektronicznie w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
5. Kiedy pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną?
Pracodawca może polecić – bez uzgodnienia z pracownikiem – wykonywanie pracy zdalnej:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. zniszczenie miejsca pracy na skutek pożaru).
Takie polecenie jest możliwe, jeśli pracownik bezpośrednio przed jego wydaniem złoży oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
6. W jakich okolicznościach jest dopuszczalne zawarcie indywidualnego porozumienia z pracownikiem określającego zasady wykonywania pracy zdalnej (tylko w okresie przed zawarciem porozumienia ze stroną społeczną bądź wydaniem regulaminu, czy też pomimo niezawarcia porozumienia bądź niewydania regulaminu)?
Porozumienie z pracownikiem może zostać zawarte, gdy nie zostało zawarte porozumienie zakładowe (lub wydany regulamin). Oznacza to więc każdy przypadek, w którym nie funkcjonuje w zakładzie pracy akt wewnętrzny regulujący zasady pracy zdalnej. Polecanie pracy zdalnej także może zostać objęte zakresem przedmiotowym porozumienia zakładowego (lub regulaminu).
7. Czy w każdym przypadku pracodawca może „cofnąć” pracownika z pracy zdalnej do pracy stacjonarnej?
W przypadku pracy zdalnej wykonywanej na podstawie polecenia, pracodawca może w każdym momencie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem.
W przypadku podjęcia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Uprawnienie pracodawcy w tym zakresie nie będzie jednak mogło dotyczyć pracowników wykonujących pracę zdalną na swój – wiążący dla pracodawcy – wniosek (tzn. pracowników będących np. rodzicami dzieci do 4 r. życia itp.), chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
W przypadku uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę co do zasady nie jest możliwe cofnięcie zgody na pracę zdalną i przywrócenie pracownika do pracy w dotychczasowym miejscu (np. w biurze).
8. Czy należy naliczać koszty odrębnie dla każdego pracownika np. za energię elektryczną?
Szczegółowe zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej (oraz ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu) będą stanowiły obowiązkowy element wewnątrzzakładowego porozumienia lub regulaminu bądź porozumienia z pracownikiem w przypadku, gdy nie zostało zawarte zakładowe porozumienie lub nie został wydany regulamin.
W ustawie wskazano jedynie, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należy brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Natomiast kwestie techniczne związane z ustalaniem wysokości wspomnianych świadczeń pozostawiono do decyzji stron oraz regulacji na poziomie zakładowym.
9. Czy pracodawcy muszą zwracać pracownikom koszty np. za wodę i za używaną przez nich w mieszkaniu powierzchnię biurową?
Obowiązkowe pokrycie kosztów w zakresie kosztów zużycia mediów, dotyczy wyłącznie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Nie obejmuje ono zatem kosztów zużycia wody lub użytkowania powierzchni w domu, o ile regulacje dotyczące obowiązku zwrotu takich kosztów nie zostały wprowadzone do wewnątrzzakładowych aktów prawnych (porozumienia lub regulaminu).
10. Czy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną biurko i krzesło?
Bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej – pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. Należy zaznaczyć, iż to pracownik dokonuje oceny swoich warunków lokalowych i technicznych, co oznacza, że pracodawca nie będzie mógł jej weryfikować ani podważać.
Dodatkowo zgodnie z przepisami pracodawca ma obowiązek pokryć inne niż niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej – jeżeli zwrot takich kosztów został określony w poleceniu pracy zdalnej, regulaminie lub porozumieniu.
11. Czy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną okazjonalną?
Wniosek pracownika dotyczący pracy zdalnej okazjonalnej nie jest wiążący dla pracodawcy, pracodawca może więc odmówić jego uwzględnienia.
12. Czy wymiar pracy zdalnej okazjonalnej jest uzależniony od wymiaru czasu pracy?
Wymiar pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie wynosi nie więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym i jest niezależny od wymiaru czasu pracy pracownika (wymiaru etatu), jak również liczby godzin wynikających z rozkładu czasu pracy w dniu, w którym pracownik wykonuje pracę we wspomnianym trybie.
13. Czy pracownik zdalny może podlegać kontroli trzeźwości?
Nie wydaje się możliwe, by pracownicy wykonujący pracę zdalną spełniali przesłanki objęcia kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu, kontrole takie można przeprowadzić, gdy są niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Co do zasady praca zdalna jest wykonywana przez pracowników za pomocą urządzeń teleinformatycznych i nie niesie za sobą wysokiego ryzyka dla zdrowia, życia czy mienia.
Gdyby jednak pracownicy wykonujący pracę zdalną spełnili przesłanki zawarte we wprowadzanych przepisach, mogą zostać objęci odpowiednią kontrolą, bo to pracodawca ustala grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą i sposób jej przeprowadzenia.
UWAGA: komunikaty publikowane są w serwisie PAP bez wprowadzania przez PAP SA jakichkolwiek zmian w ich treści, w formie dostarczonej przez nadawcę. Nadawca komunikatu ponosi odpowiedzialność za jego treść – z zastrzeżeniem postanowień art. 42 ust. 2 ustawy Prawo prasowe.
PIP o pracy zdalnej
Główny Inspektor Pracy: nie będziemy prowadzili kontroli w domach pracowników
Sprawdzimy wdrażanie procedur dotyczących pracy zdalnej, w tym porozumień pracodawców ze związkami zawodowymi. Nie będziemy jednak prowadzali kontroli w domach, przestrzeń prywatna pracownika jest objęta ochroną miru domowego – powiedziała PAP główny inspektor pracy Katarzyna Łażewska-Hrycko.
Przepisy Kodeksu pracy regulujące zasady pracy zdalnej weszły w życie w piątek.
Główny inspektor pracy Katarzyna Łażewska-Hrycko w rozmowie z PAP powiedziała, że Państwowa Inspekcja Pracy uruchomiła proces związany z kontrolami przestrzegania przepisów dotyczących pracy zdalnej. Jak stwierdziła, zmiany w tym zakresie są rewolucyjne.
"Warte podkreślenia jest to, że nie będziemy prowadzili kontroli w domach pracowników. Co do zasady kontrolujemy pracodawców i przedsiębiorców. Pracownik w przestrzeni prywatnej nie prowadzi działalności o charakterze przedsiębiorstwa, tylko wykonuje pracę" – zastrzegła szefowa PIP.
Ponadto, jak zaznaczyła, przestrzeń prywatna pracownika jest objęta ochroną miru domowego.
"Będziemy kontrolowali na pewno kwestie związane z wdrażaniem odpowiednich procedur. Chodzi przede wszystkim o to, czy tam, gdzie są związki zawodowe, doszło do uzgodnienia porozumień i czy powstały regulaminy określające zasady pracy zdalnej" – wskazała Łażewska-Hrycko.
Poinformowała, że inspekcja sprawdzi też, czy pracownikom zostały zapewnione świadczenia w postaci ekwiwalentu lub ryczałtu związanego z wykonywaniem pracy zdalnej.
"Będziemy też weryfikować bezpieczeństwo i higienę pracy, ale pod kątem oceny ryzyka zawodowego i informacji związanej z bezpiecznym wykonywaniem pracy w formule zdalnej. Informacja ta powinna być przekazana pracownikowi" – powiedziała.
Szefowa PIP wyjaśniła, że w regulaminie ustalonym przez pracodawcę po konsultacji z przedstawicielami pracowników powinny zostać określone podstawowe zasady wykonywania pracy zdalnej, czyli kto może o to wnioskować i na jakich zasadach.
"Powinno się w nim również określić rodzaje pracy zdalnej, np. czy jest to praca na polecenie pracodawcy, okazjonalna, czy praca zdalna dla określonych grup pracowników, bo takie też regulacje może pracodawca wprowadzić" – wskazała Łażewska-Hrycko.
Dodała, że w regulaminie powinny się też znaleźć kwestie odpłatności, np. za internet czy energię elektryczną, oraz zasady związane z komunikacją pracodawcy z pracownikiem.
"Jednym z kryteriów, które pracodawca musi z pracownikiem każdorazowo ustalać, jest miejsce wykonywania pracy. Jest to istotne, bo pracownik deklaruje, że w tym miejscu ma warunki odpowiadające przepisom BHP" – podkreśliła szefowa PIP.
Zwróciła uwagę, że wskazanie miejsca pracy, np. poza granicami kraju, niosłoby określone konsekwencje, m.in. w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych.
"Zakładamy, że będą to miejsca pracy w Polsce. Inspekcja nie będzie ingerować w porozumienie między pracodawcą a pracownikiem" – dodała Łażewska-Hrycko.
Przekazała, że pracodawca może określić w regulaminie, w jaki sposób będzie mógł kontrolować pracownika w miejscu wykonywania pracy, np. pod kątem odpowiednich warunków lokalowych.
"Nie oznacza to, że w każdym wypadku taka kontrola musi się odbyć. Może być też tak, że w regulaminie pracodawca ustali, że takie wizytacje w domu, na zasadach uzgodnionych z pracownikiem i nienaruszających miru domowego, będą się mogły odbyć" – wyjaśniła Łażewska-Hrycko.
Zaznaczyła jednocześnie, że kontrole powinny być wcześniej zapowiedziane. "Na pewno nie może być tak, że pracodawca o każdej porze będzie mógł do pracownika przyjść" – dodała Łażewska-Hrycko.
Wskazała, że firmy mają też różne możliwości sprawdzenia stanowiska pracy, np. za pomocą kamery w komputerze lub w formie oświadczenia pracownika.
"Pracodawca ma stworzyć ocenę ryzyka zawodowego, adekwatną do warunków wykonywania pracy w formule zdalnej. Powinien też poinformować pracownika, jak przygotować bezpieczne stanowisko pracy. Za organizację pracy w domu będzie odpowiedzialny pracownik" – podkreśliła szefowa PIP.
Zastrzegła, że niezgodne z prawem byłoby np. instalowanie kamery monitoringu w miejscu świadczenia pracy zdalnej. "Stosowanie monitoringu wizyjnego jest dopuszczalne w określonych w Kodeksie pracy sytuacjach, które są związane z dbałością o bezpieczeństwo i ochronę mienia pracodawcy" – wyjaśniła.
Szefowa PIP podkreśliła, że ostateczna decyzja o określeniu grupy osób, która może pracować zdalnie, należy do pracodawcy.
"Z punktu widzenia przepisów prawa pracy ważne jest to, żeby kryteria wyboru tej grupy miały charakter obiektywny, a nie były podyktowane indywidulanymi preferencjami. Wykonywanie pracy w formule zdalnej, np. przez grupę programistów i informatyków, jest jak najbardziej dopuszczalne. Trudno sobie z kolei wyobrazić taką pracę w przypadku osób pracujących przy taśmie produkcyjnej" – przyznała.
Według nowych przepisów pracodawca, co do zasady, nie będzie mógł odmówić pracy zdalnej m.in. rodzicom, którzy wychowują dziecko do 4. roku życia, rodzicom i opiekunom, którzy opiekują się osobą z niepełnosprawnością w rodzinie i kobietom w ciąży.
Łażewska-Hrycko wyjaśniła, że pracodawca będzie mógł odmówić pracy zdalnej osobom z tzw. grupy uprzywilejowanej tylko w sytuacji, gdy rodzaj wykonywanej pracy bądź jej organizacja to uniemożliwiają.
"Pracodawca będzie musiał udzielić pracownikowi odpowiedzi pisemnej w terminie 7 dni od złożenia wniosku. Będzie musiał w niej zawrzeć informacje uzasadniającą odmowę" – wskazała.
21 lutego weszły w życie rozwiązania umożliwiające badanie przez pracodawców trzeźwości pracowników. Według Katarzyny Łażewskiej-Hrycko badanie trzeźwości w miejscu pracy zdalnej jest możliwe, jednak w praktyce trudne do wykonania.
"Biorąc pod uwagę przepisy dotyczące ochrony prywatności, trudno sobie wyobrazić, żeby kontrola trzeźwości mogła być skuteczna, skoro zasady wejścia do mieszkania trzeba z pracownikiem najpierw uzgodnić" – powiedziała.
Szefowa PIP poinformowała, że po ponad miesiącu od wejścia w życie nowelizacji Kodeksu pracy nie wpłynęły żadne skargi dotyczące kontroli trzeźwości w zakładach pracy.
Odnosząc się do kar za nieprzestrzeganie prawa pracy, Łażewska-Hrycko zastrzegła, że w kwestii pracy zdalnej trudno mówić o sankcjach, gdyż same rekomendacje w tym zakresie nie niosą bezpośredniej odpowiedzialności wykroczeniowej.
"To, co może stanowić wykroczenie, to na przykład niewypłacanie świadczeń w zakresie pracy zdalnej. Przepisy działają tu tak samo jak w przypadku innych świadczeń pracowniczych. Na poziomie postępowania mandatowego kara może wynieść od 1 tys. do 2 tys. zł. W przypadku postępowania sądowego górna granica jest przesunięta do 30 tys. zł" – przypomniała.
Zdaniem szefowej PIP obecne kary za łamanie prawa pracy nie są wystarczające.
"Jako inspekcja pracy chcemy być skuteczni. Poświęcamy bardzo dużo czasu, żeby uczyć, szkolić i informować. Jeśli to nie jest wystarczające i podmiot po wielokrotnych kontrolach nie realizuje naszych zaleceń – nie wypłaca wynagrodzeń, narusza przepisy o czasie pracy, stwarza sytuację, w której pracownicy mogą ulec zdarzeniom wypadkowym, to obecne sankcje nie są odstraszające" – przyznała.
Zwróciła uwagę, że punktem odniesienia przy ustalaniu minimalnego mandatu (1 tys. zł), było minimalne wynagrodzenie, które wtedy było wielokrotnie mniejsze od obecnego.
"Dlatego teraz pracodawcom opłaca się łamać przepisy prawa pracy, ponieważ zysk z tego tytułu, np. związany z oszczędnościami na wynagrodzenia za nadgodziny, przewyższa wielokrotnie kwotę mandatu, którą inspektor pracy może nałożyć" – wskazała Łażewska-Hrycko.
Dlatego – jak dodała – postulatem PIP jest podwyższenie kwoty górnej granicy sankcji z 2 tys. zł do 5 tys. zł. "W krajach europejskich, z którymi współpracujemy, te kary są często zdecydowanie bardziej dotkliwe" – podkreśliła szefowa PIP.(PAP)
Autorka: Karolina Kropiwiec
kkr/ joz/