Wszystko można zaplanować. A urlopy wypoczynkowe pracowników to nawet trzeba. Tyle że to „trzeba” w przypadku samorządowców stanowi jednocześnie odpowiedź na nasze pytanie. Daje możliwość takiego rozłożenia urlopów poszczególnych pracowników w czasie, by obywatele nie odczuli ich skutków.
Dlaczego „trzeba” przygotować plan urlopów? Jest to obowiązek przewidziany przez art. 163 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.). Jednostki samorządowe muszą się stosować do tego przepisu, ponieważ ustawa z 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (w tekście: ustawa o pracownikach samorządowych) nie reguluje w ogóle kwestii urlopów. A w takich sytuacjach jej art. 31 ust. 1 odsyła do Kodeksu pracy.
Planu urlopów nie musi sporządzać tylko taki pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa lub działa, ale zgodziła się na nieplanowanie urlopów. Wszyscy pozostali przygotowują go z uwzględnieniem wniosków pracowników i konieczności zapewnienia normalnego toku pracy. Ale uwaga! To że pracownik zawnioskował o urlop w konkretnym terminie wcale nie znaczy, że zostanie on na ten termin zapisany. Pracodawcy nie są bowiem związani wnioskami pracowników. Chyba że składa go pracownica, która urodziła lub ma urodzić dziecko i chciałaby skorzystać z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (wyrok SN z 20 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 590/00, OSNP 2003/14/336). Wtedy pracodawca musi go udzielić w tym okresie (art. 163 § 3 k.p.).
Terminy czasem elastyczne
Plan urlopów przygotowuje się z wyprzedzeniem. Bo przecież obejmuje on cały rok kalendarzowy, a nie tylko letni sezon urlopowy. A to oznacza, że w połowie roku można co najwyżej zmodyfikować jego założenia. I to też nie w stosunku do wszystkich pracowników.
Terminy zawarte w podanym do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy planie urlopów nie są absolutnie sztywne. I pracownik nie może tylko na tej podstawie rozpocząć wypoczynku. Najpierw musi złożyć wniosek i uzyskać akceptację pracodawcy. A tu może go spotkać niespodzianka: przesunięcie terminu urlopu. Jest to możliwe, jeśli wymagają tego szczególne potrzeby jednostki, a nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 § 2 k.p.). I to z inicjatywy pracodawcy - więc to kolejny wariant odpowiedzi na nasze pytanie.
Jednostka będzie zmuszona przesunąć zaplanowane terminy urlopów. Raz, gdy zaakceptuje wniosek pracownika w sprawie przesunięcia z uwagi na ważne przyczyny. Dwa, gdy pracownik nie będzie mógł rozpocząć urlopu, ponieważ:
• rozchoruje się i dostanie zwolnienie lekarskie,
• zostanie odosobniony w związku z chorobą zakaźną,
• zostanie powołany na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
• rozpocznie urlop macierzyński.
W takiej sytuacji nowy termin urlopu może zostać tak ustalony, by nie zbiegał się z okresami wypoczynku innych zatrudnionych. Pracodawca ustala go w porozumieniu z pracownikiem.
Odwołanie z urlopu ma swoją złą stronę dla pracodawcy, ponieważ musi on zwrócić pracownikowi część poniesionych przez niego kosztów.
Urlop z przerwami
Może się zdarzyć, że jednostka będzie musiała odwołać pracownika z udzielonego już urlopu. Ma do tego prawo, jeśli wystąpi sytuacja wyjątkowa. Czyli zaistnieją takie okoliczności, których pracodawca nie mógł przewidzieć w chwili rozpoczynania urlopu przez pracownika, a jego obecność jest niezbędna (art. 167 § 1 k.p.). Pracodawca sam ocenia, czy konkretne okoliczności uzasadniają odwołanie pracownika z urlopu. Gdy uzna, że tak - musi je podać pracownikowi. A ten powinien się podporządkować poleceniu przerwania urlopu bez względu na to, czy zgadza się z ich zasadnością czy nie.
Odwołanie z urlopu ma swoją złą stronę dla pracodawcy, ponieważ będzie musiał zwrócić pracownikowi część poniesionych przez niego kosztów. Taką część kosztów, która jest w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu, jest to więc na przykład część opłaty za pobyt w ośrodku wypoczynkowym poza miejscem zamieszkania - proporcjonalna do niewykorzystanego okresu pobytu. I ponadto pracodawca będzie zmuszony dokonać zwrotu pracownikowi kosztów przejazdu do miejscowości spędzania urlopu i z powrotem. A jeśli pracownik nie jest w stanie ich udokumentować, powinien zostać rozliczony w taki sposób, jakby odbywał podróż służbową.
Niewykorzystaną część urlopu pracownik będzie mógł odebrać w innym, ustalonym wspólnie terminie.
Pracodawca może kilkakrotnie odwoływać pracownika z urlopu. Byleby faktycznie była to sytuacja wyjątkowa, uzasadniona nieprzewidzianymi okolicznościami.
Zastępstwa i nadgodziny
Jednostka chce udzielać urlopów zgodnie z planem. Nie zamierza przesuwać wpisanych tam terminów ani odwoływać pracowników z urlopów. Ma za to zamiar pracować według przyjętego rozkładu czasu pracy, tyle że do dyspozycji ma mało pracowników. Bo nie dość, że część zaraz pójdzie lub już poszła na urlopy, to jeszcze kilku się pochorowało. Pat? Nie, z każdej sytuacji jest jakieś wyjście. Tu na przykład można zatrudnić pracownika na zastępstwo lub też tym, którzy są, wydać polecenie pracy w godzinach nadliczbowych i przeorganizować pracę.
Zasadniczo samorządowcy powinni pracować nie więcej niż 8 godzin na dobę i 40 godzin na tydzień (art. 24 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych). Ale ich czas pracy może zostać wydłużony, jeśli wystąpi:
• konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
• szczególna potrzeba pracodawcy.
Braki kadrowe są na pewno szczególną potrzebą pracodawcy w obliczu konieczności wykonania zadań. Toteż pracownicy mogą otrzymać polecenie pracy w godzinach nadliczbowych. Wystarczy, że bezpośredni przełożony przekaże je ustnie, bo polecenie pracy w godzinach nadliczbowych nie musi mieć szczególnej formy. Odmowa jego wykonania jest możliwa tylko, gdy pracownik jest przekonany, że wykonanie polecenia stanowiłoby przestępstwo lub groziłoby niepowetowanymi stratami bądź polecenie przełożonego jest niezgodne z prawem. W tym drugim przypadku powinien przedstawić mu swoje zastrzeżenia. Jeśli mimo to otrzyma na piśmie potwierdzenie polecenia, musi je wykonać, zawiadamiając jednocześnie odpowiednio wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starostę, marszałka województwa albo kierownika samorządowej jednostki organizacyjnej o zastrzeżeniach.
Odmowa w innych okolicznościach może stanowić podstawę do rozwiązania stosunku pracy (nie dotyczy mianowanych pracowników samorządowych ze względu na ścisłe wytyczne co do przypadków, w których możliwe jest rozwiązanie z nimi stosunku pracy).
Zarówno zatrudnienie pracownika na zastępstwo, jak i polecenie pracy w godzinach nadliczbowych będą kosztogenne. Jednak praca w nadgodzinach nie wymaga tylu obowiązków co umowa na zastępstwo - tu trzeba przejść pełną procedurę zatrudniania z lekarskimi badaniami wstępnymi włącznie. Prostsze z tego punktu widzenia jest zatem skorzystanie z pracowników już pracujących.
Bożena Styczyńska
Podstawy prawne:
• Ustawa z 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1593; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. nr 170, poz. 1218)
• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. nr 225, poz. 1672)
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. nr 217, poz. 1591)