Spis powszechny ludności i mieszkań - nowe zadanie JST na rok 2021

Na podstawie przepisów Unii Europejskiej państwa członkowskie są zobowiązane do przeprowadzenia narodowego spisu powszechnego ludności i mieszkań raz na 10 lat, zatem biorąc pod uwagę, że ostatni taki spis był przeprowadzony w 2011 r., termin przeprowadzenia spisu w roku 2021 jest w pełni uzasadniony. Przyjęta przez sejm ustawa daje podstawy prawne do przygotowania, zorganizowania oraz przeprowadzenia takiego spisu w odniesieniu do osób fizycznych na terytorium RP w przyjętym terminie od 1 kwietnia do 30 czerwca 2021 r., według stanu na dzień 31 marca 2021 r.

Uczestnictwo w narodowym spisie powszechnym ludności i mieszkań w 2021 r. jest obowiązkowe.

Organizacja prac spisowych i metody zbierania danych

Po raz pierwszy w historii polskiej statystyki udział obywateli w spisie powszechnym będzie obligatoryjny, zatem na każdej pełnoletniej osobie ciąży obowiązek wypełnienia formularza spisowego. W celu ograniczenia kosztów przeprowadzenia spisu, ustawodawca w art. 15 ustawy spisowej wskazał, że podstawową formą przekazania pożądanych informacji przez osobę objętą spisem w 2021 r. będzie tzw. samospis internetowy przeprowadzany za pośrednictwem interaktywnej aplikacji udostępnionej na stronie internetowej Głównego Urzędu Statystycznego. O ile w teorii takie rozwiązanie wydaje się być uzasadnione, o tyle może się ono okazać niekoniecznie powszechnie stosowaną praktyką. Problem z masowym wykorzystaniem interaktywnego narzędzia może być szczególnie odczuwalny w mniejszych gminach, gdzie dostęp do szerokopasmowego internetu mimo wszystko jest wciąż ograniczony, nie bez znaczenia w tym kontekście jest również kwestia braku zaufania części obywateli do przekazywania dotyczących ich danych za pośrednictwem systemów informatycznych. Zatem w sytuacji, w której osoba fizyczna ze względów na brak odpowiednich warunków techniczno-materialnych nie przeprowadzi samospisu internetowego we własnym zakresie, na terenie gminy zostanie jej bezpłatnie udostępnione odpowiednie pomieszczenie wyposażone w sprzęt komputerowy z zainstalowanym oprogramowaniem umożliwiającym dokonanie czynności samospisu internetowego. Dodatkowo, na ewentualny wniosek osoby korzystającej z takiego pomieszczenia, w czasie dokonywania samospisu powinna zostać jej zapewniona niezbędna pomoc w zakresie obsługi interaktywnej aplikacji. Odpowiednio przygotowane do tego celu pomieszczanie oraz pomoc przy obsłudze aplikacji spisowej na poziomie lokalnym zapewnia gminny komisarz spisowy.

Na czas przeprowadzania spisu powszechnego w urzędach obsługujących wójtów (burmistrzów, prezydentów miast) oraz gminnych jednostkach organizacyjnych trzeba będzie udostępnić pomieszczenia wyposażono w sprzęt komputerowy z udostępnioną interaktywną aplikacją do przeprowadzenia samospisu internetowego, dodatkowo obywatel korzystający z takiego rozwiązania ma mieć zapewnioną niezbędną pomoc w zakresie obsługi udostępnionej aplikacji.

Zobacz: Zadania

Pomimo proponowanych rozwiązań promujących wykonywanie czynności spisowych w formie elektronicznej samodzielnie przez obywateli nieuniknione będą sytuacje, w których osoby objęte spisem nie będą mogły dopełnić obowiązku w takim trybie, czy to ze względu na stan zdrowia czy inny uzasadniony interes własny. W takich przypadkach dane będą zbierane w formule wywiadu telefonicznego lub wywiadu bezpośredniego odpowiednio przez rachmistrzów telefonicznych i rachmistrzów terenowych.

Zadania gminy w ramach prac spisowych

W ustawie spisowej w art. 24 ust. 1 literalnie wskazano zadania z zakresu administracji rządowej, których realizację w ramach prac spisowych powierzono gminom. Większość z tych zadań wymaga odpowiednio wcześniejszego przygotowania chociażby takie, które wiążą się bezpośrednio z procesem pozyskania i przeszkolenia osób wykonujących na terenie gminy czynności spisowe. Do najważniejszych i najbardziej wymagających zadań gminy w procesie przygotowania i przeprowadzenia spisu powszechnego należy zaliczyć przede wszystkim:

• weryfikację, aktualizację i uzupełnienie wykazu adresowo - mieszkaniowego przekazanego przez Prezesa GUS
• zapewnienie funkcjonowania gminnych biur spisowych i co się z tym wiąże wcześniej ich przygotowanie
• zapewnienie, czyli wcześniejsze wytypowanie i przygotowanie, pomieszczeń i sprzętu technicznego do przeprowadzania samospisu internetowego
• zapewnienie odpowiednich osób, które świadczyć będą niezbędną pomocą w zakresie obsługi interaktywnej aplikacji służącej do przeprowadzenia samospisu internetowego
• organizację naboru kandydatów na rachmistrzów terenowych oraz zorganizowanie i pomoc w przeprowadzeniu szkoleń i egzaminów dla tych osób - warto zaznaczyć w tym miejscu, że zarówno szkolenia jak i egzaminy przeprowadzane są przez pracowników jednostek samorządu terytorialnego.
• zapewnienie, w tym wcześniejsze przygotowanie pomieszczeń wraz z wyposażeniem, w których przeprowadzane będą szkolenia i egzaminy dla kandydatów na rachmistrzów terenowych
• przeprowadzenie na terenie gminy działań popularyzujących spis powszechny oraz monitorowanie tych działań

Środki na realizację i obsługę zadań realizowanych przez gminę w ramach spisu powszechnego zapewnia budżet państwa.

Obowiązki wójta (burmistrza, prezydenta miasta)

Ustawa spisowa w art. 33 ust. 1 skazuje, że na terenie gminy wójta (burmistrza, prezydenta miasta) kieruje pracami spisowymi określonymi w ustawie jako gminny komisarz spisowy, jednocześnie wyznacza osobę będącą zastępcą gminnego komisarza spisowego. W ramach powierzonej funkcji gminnego komisarza spisowego, wójt w drodze zarządzenia ma obowiązek utworzenia gminnego biura spisowego, którego pracą w efekcie kieruje. Tworząc gminne biuro spisowe, wójt określa w zarządzeniu skład i organizację pracy biura, mając na względzie zapewnienie prawidłowego i sprawnego wykonywania prac spisowych. Prace spisowe na rzecz gminnych biur spisowych wykonują odpowiednio pracownicy jednostek samorządu terytorialnego.

Ważną informację dla gmin w kontekście planowania przyszłych działań w ramach spisu jest fakt, że w myśl art. 35 ust. 3, do przeprowadzenia naboru kandydatów na rachmistrzów terenowych (jedno z zadań gmin) nie będą miały zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1986, 2215, z 2019 r. poz. 53, 730, 1655). Niemniej, gminny komisarz spisowy (wójt, burmistrz, prezydent miasta) zapewnia otwarty i konkurencyjny nabór na rachmistrzów terenowych.

Wyznaczony termin przeprowadzenia spisu powszechnego z dzisiejszej perspektywy może wydawać się stosunkowo odległy, niemniej niektóre działania, takie jak przekazanie Prezesowi Głównego Urzędu Statystycznego danych w ramach prac spisowych, będą musiały zostać podjęte już w pierwszym kwartale przyszłego roku.

Witold Trzebnicki

doświadczony pracownik administracji publicznej, specjalista z zakresu prawa samorządowego, ekspert w sprawach społeczno-gospodarczych, działacz na rzecz rozwoju lokalnego

Podstawa prawna

• art. 1 ust. 2, art. 13, art. 15, art. 16, art. 17 ust. 1, art. 24, art. 33 ust.3 ustawy z 9 sierpnia 2019 r. o narodowym spisie powszechnym ludności i mieszkań w 2021 r. (Dz.U.2019 poz.1775)