Zarządzanie samorządowym projektem współfinansowanym ze środków unijnych ma kilka aspektów. Jest to zarówno zarządzanie:
1) personelem,
2) współpracą pomiędzy partnerami, jak i
3) finansowe.
Do każdego z rodzajów zarządzania potrzeba kilku osób, ponieważ jedna nie jest w stanie zająć się wszystkimi aspektami projektu wartego kilkaset tysięcy czy kilka milionów złotych.
Zarządzanie personelem
Na etapie planowania projektu i pisania wniosku nie ma obowiązku wpisywania konkretnych nazwisk osób, które będą zajmowały się jego realizacją. Często jednak bywa tak, że to osoba, która pisze wniosek, jest później jego koordynatorem.
Natomiast we wniosku o dotację należy opisać plan zarządzania projektem, podając m.in. następujące informacje:
• adres biura projektu,
• liczbę osób zatrudnionych przy projekcie.
Moim zdaniem, przy dużych projektach absolutnym minimum jest zatrudnienie przynajmniej dwóch osób (np. koordynatora i asystenta), które zajmą się nie tylko organizacją działań, ale także nadzorem nad tą częścią zadań, która będzie wykonywana przez personel merytoryczny, czy przygotowywaniem sprawozdań do instytucji, która przyznała dotację. Ważnym zadaniem personelu będzie także prowadzenie ewidencji osób, które uzyskały wsparcie w ramach projektu.
W planie zarządzania projektem warto przewidzieć także ciało kolegialne, które będzie oceniać postępy w realizacji projektu. Takie spojrzenie z zewnątrz pozwoli np. zidentyfikować zagrożenia dla przedsięwzięcia, których nie dostrzega jego koordynator w codziennej pracy.
W opisie zarządzania trzeba zamieścić także informacje dotyczące formy zatrudnienia w projekcie. Czy będą to umowy o pracę czy też umowy cywilnoprawne (umowa-zlecenie lub umowa o dzieło). Należy także przewidzieć, czy zostaną zatrudnione jeszcze inne, poza merytorycznymi, osoby, np. takie, które zajmą się promocją.
Zarządzanie partnerstwem
W części wniosku dotyczącej zarządzania warto wspomnieć o planowanych mechanizmach współpracy pomiędzy partnerami. W planowaniu należy uwzględnić również sytuację, gdy współpraca nie będzie się układała, np. jeden z partnerów nie będzie wywiązywał się ze swoich obowiązków sprawozdawczych, co będzie utrudniało lub wręcz uniemożliwiało przygotowywanie sprawozdań dla grantodawcy.
Moim zdaniem warto na taką ewentualność zabezpieczyć się także w umowie partnerskiej, zawierając zobowiązania partnerów do pokrywania kar finansowych za naruszanie obowiązków.
W opisie zarządzania projektem należy opisać także zasady wspólnego podejmowania decyzji.
Czytaj także: Szkolenia za pieniądze z UE: osoby zarządzające projektem mogą mniej zarabiać>>
Zarządzanie finansami
Jeśli samorząd samodzielnie realizuje projekt, to zarządzanie jest proste. Podobnie, jak we wszystkich innych działaniach, za merytoryczną stronę wydatków odpowiedzialny jest koordynator projektu, a za zgodność z budżetem i przepisami – księgowy. Można zakładać, że przy projekcie o wartości kilkuset tysięcy złotych trzeba będzie zatrudnić księgowego przynajmniej na pół etatu. Dlatego bardzo ważne jest, by w budżecie zaplanować środki na jego wynagrodzenie. Bez współpracy z księgowym, moim zdaniem, nie ma żadnej możliwości prawidłowej realizacji i rozliczenia projektu.
Gdy projekt jest realizowany w partnerstwie, są 2 możliwości:
1) działanie samodzielne. To wiodący partner prowadzi całą politykę finansową i nie występują transfery finansowe pomiędzy nim a pozostałymi podmiotami w partnerstwie. Takie rozwiązanie jest najprostsze, bo tylko jedna instytucja wydaje środki i to ona jest całkowicie odpowiedzialna za ten proces. A jeśli pojawią się opóźnienia, to ich przyczyny są łatwe do zidentyfikowania i usunięcia;
2) wydatkowanie środków przez kilku partnerów. W tym przypadku gdy z rozliczeniem będzie spóźniał się jeden z parterów (instytucja niezależna), możliwość usunięcia przyczyn tych opóźnień może być mniejsza, a takie problemy mogą wpływać na działania wszystkich pozostałych podmiotów zaangażowanych w partnerstwo. Dlatego, moim zdaniem, lepiej, żeby odpowiedzialność za zarządzanie finansowe obciążała tylko jedną instytucję.
Czytaj także: Urzędnicy muszą umieć zarządzać projektami>>
ZNACZENIE KOORDYNATORA PROJEKTU
Jeśli samorząd nie ma doświadczenia w zarządzaniu projektami unijnymi, warto wybrać koordynatora, który już realizował przedsięwzięcia współfinansowane ze środków Unii Europejskiej i wpisać tą osobę we wniosku o dotację. Dzięki temu jej doświadczenie osobiste może wyrównać brak praktyki samorządu.
PROGRAMY DO ZARZĄDZANIA PROJEKTEM
We wniosku, w opisie zarządzania projektem, można zawrzeć informacje o wykorzystaniu komputerowych programów wspomagających zarządzanie projektem. Warto też je faktycznie wykorzystywać. Wybór aplikacji wspomagających zarządzanie jest duży i to zarówno płatnych, jak i darmowych.
Piotr Kowalski
Ekspert Projektu „EuroLinia +”
Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej