Urzędnicy muszą umieć zarządzać projektami

Jak dowodzi Stanisław Sroka, prezes Zarządu Stowarzyszenia Project Management Polska, umiejętność zarządzania projektami nie może ominąć administracji publicznej. - W czasach dynamicznych zmian, globalizacji, projektów finansowanych przez UE, zarówno biznes, jak i władze nie obejdą się bez profesjonalnych metod zarządzania, bo projekty staną się niedługo codziennością - mówi.

Przed administracją publiczną stoi więc zadanie przygotowania swoich kadr do umiejętnego zarządzania projektami. I nie chodzi tu o to, by przeszkolić jedną czy dwie osoby, lecz zdecydowaną większość urzędników, ponieważ skuteczne zarządzanie projektem to przede wszystkim współpraca zespołu ludzi zajmujących się różnymi dziedzinami w obrębie danej instytucji.

Specjaliści branży project management (PM) zwracają także uwagę na to, że osoby, które pierwszy raz muszą zmierzyć się z realizacją postawionego przed nimi projektu, mają często wrażenie, że to, co robią, jest podobne do zwykłych procesów czy operacji wykonywanych podczas codziennych obowiązków. Różnica polega jednak na tym, że obowiązki mają charakter ciągły, zaś projekty są tymczasowe i unikatowe.

Jak zostać project managerem?

Project management to dziedzina zupełnie nowa w naszym kraju. Dyplom PM uzyskuje się poprzez specjalistyczne szkolenia prowadzone przez instytucje do tego uprawnione. Jedną z nich jest w naszym kraju Stowarzyszenie Project Management Polska (narodowej organizacji IPMA), której system certyfikacji uznawany jest na całym świecie. Certyfikat IPMA stanowi potwierdzenie kompetencji, wiedzy i umiejętności z zakresu zarządzania projektami na czterech różnych poziomach - od D do A, czyli od poziomu Project Management Associate, Project Manager, Senior Project Manager po Projects Director. - Podstawowe korzyści wynikające z posiadania certyfikatu to przede wszystkim możliwość spełnienia warunków stawianych przy składaniu wniosków o dofinansowanie projektu - przekonuje S. Sroka. Kandydat na project managera powinien spełnić wymogi kwalifikacyjne, w zależności od rodzaju certyfikatu, jaki chce uzyskać. Wiąże się to także z kosztami od 1 do 10 tys. zł.

Czego uczą szkolenia?

Project manager musi mieć wiedzę oraz umiejętności z zarządzania projektem z dziewięciu podstawowych zakresów:

-integracji zadań, czyli całościowego spojrzenia na projekt oraz uwzględnienia wszystkich możliwych czynności z nim związanych,

-zarządzania zakresem zadań, co w praktyce oznacza umiejętność delegowania zadań na innych pracowników - członków zespołu - i ustalania wzorców ich wykonania,

-zarządzania czasem swoim i podwładnych, co jest uznawane za jedną z ważniejszych umiejętności menedżera projektu,

-zarządzania zaopatrzeniem, czyli podejmowania decyzji w sprawach zakupów nowych urządzeń i wyszukiwania okazji pośród ofert dostawców,

-zarządzania zasobami ludzkimi, a więc umiejętności budowania zespołu projektowego oraz sprawowania funkcji lidera tego zespołu,

-komunikacji międzyludzkiej,

-kontroli jakości wykonania zadań projektowych,

-zarządzania kosztami projektu,

-oceny ryzyka towarzyszącego realizacji projektu.

Do obowiązków specjalisty w zakresie zarządzania projektem należy kierowanie zespołem oraz koordynacja działań osób zaangażowanych w dane przedsięwzięcie, planowanie i wprowadzanie strategii działań w danym projekcie, analiza jakościowa i ilościowa rynku i dostępnych zasobów, opracowywanie biznesplanów, monitorowanie działań i czuwanie nad sprawnością procesów,

sporządzanie sprawozdań i raportów okresowych i końcowych.

Żeby uzyskać certyfikat IPMA, kandydat musi spełnić wszystkie wymagania Stowarzyszenia dotyczące wykształcenia i doświadczenia zawodowego, a następnie udowodnić odpowiednie rozumienie i znajomość zarządzania projektem podczas egzaminu certyfikacyjnego.

Zarządzanie projektami staje się powszechne

W krajach najwyżej rozwiniętych profesjonalne zarządzanie projektami jest już zjawiskiem powszechnym, w Polsce zaś dopiero zaczyna być stosowane, głównie w branżach, w których zadania do wykonania mają charakter projektowy. Naczelną zasadą PM jest „zrób to w wyznaczonym czasie i za zaplanowane pieniądze”.

Pod pojęciem projektu występuje niepowtarzalne i nietypowe zadanie, które ma swój budżet i określony czas realizacji. Angażuje specjalistów z różnych dziedzin, zaś metody planowania, organizacji i nadzoru nazywane jest zarządzaniem projektem, które obecnie nabiera szczególnego znaczenia. Kluczem do sukcesu jest umiejętność pracy w zespole, która na gruncie biznesu przynosi wzrost wartości rynkowej firmy, podnosi jej prestiż, pozwala obniżać koszty działalności i równocześnie zwiększać wydajność. Na gruncie administracyjnym, a więc przede wszystkim usługowym, profesjonalne zarządzanie projektem to przede wszystkim skrócenie czasu działania, dotrzymywanie terminów i zminimalizowanie błędów.

W wielu krajach na świecie zarządzanie projektami stało się na tyle kluczowe, że bez profesjonalnie przygotowanego zespołu, legitymującego się certyfikatami, zadanie nie ma szans ani na dofinansowanie z innych źródeł, jak choćby z pieniędzy publicznych, ani na samą realizację. Już niedługo w Polsce może być podobnie.

KATARZYNA MATOGA