Obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z przepisu art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54 poz. 535, ze zmianami), zwanej dalej „ustawą o VAT”. Zgodnie z tym przepisem podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Jest to kwestia podstawowa i najważniejsza jeśli idzie o obowiązki podatników podatku VAT w zakresie prowadzenia ewidencji za pomocą kasy fiskalnej. Z kasą możemy więc mieć do czynienia w przypadku, gdy mamy obrót w podatku VAT (a więc obrót z tytułu czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem) na rzecz osób prywatnych (osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej) lub rolników ryczałtowych.
W związku z tym, w przypadku, gdy gmina osiąga obroty na rzecz innych jednostek lub na rzecz innych podatników podatku VAT (np. firm), to te obroty nie mają znaczenia z punktu widzenia obowiązków dotyczących kas fiskalnych. Już z tej zasady wynika, iż nie wszystkie czynności podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają obowiązkowi ewidencjonowania na kasie fiskalnej.
Gdy podatnik podatku VAT wystawia fakturę VAT, to nie ma obowiązku ewidencjonowania takiej czynności na kasie fiskalnej. Z tym należy się zgodzić – z jednym zastrzeżeniem – w przypadku obrotu na rzecz podatników podatku VAT – tak, ale w przypadku sprzedaży czy świadczenia na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – takiej zasady nie ma. Istnieją przepisy, które warunkują możliwość skorzystania ze zwolnienia od obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej od udokumentowania takiej sprzedaży za pomocą faktury VAT, ale są to przepisy nieliczne. W związku z tym na podstawie tych przepisów nie można sformułować takiej zasady ogólnej.
Zwolnienia
Istotną kwestią związaną z obowiązkami w zakresie kas fiskalnych jest zagadnienie zwolnień od tych obowiązków. Mogłoby się wydawać, że jeśli podatnik podatku VAT osiągnął określony pułap obrotów na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej, to automatycznie ma obowiązek zainstalowania kasy fiskalnej. Nie ma jednak takiego automatyzmu i właśnie przepisy dotyczące zwolnień od tych obowiązków powodują często, że podatnik nie musi instalować kasy fiskalnej, albo pomimo, iż ewidencjonuje obroty na kasie fiskalnej – to jednak nie musi tym obowiązkiem obejmować wszystkich transakcji.
Istotne znaczenie w zakresie korzystania ze zwolnienia od obowiązku prowadzenia ewidencji za pomocą kas rejestrujących ma rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 138 poz. 930) – zwane dalej „rozporządzeniem”.
Należy wskazać, iż zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 2 tego rozporządzenia zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy fiskalnej podatników, u których kwota obrotu z tytułu działalności na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 40.000 zł i którzy nie byli wcześniej objęci obowiązkiem ewidencjonowania. Dla podatników nowopowstałych kwota limitu wynosi 20.000,00 zł.
Zgodnie natomiast z § 2 ust. 1 pkt 1 tego rozporządzenia w okresie do dnia 31 grudnia 2012r. zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kas rejestrujących sprzedaż w zakresie czynności wymienionych w załączniku do tego rozporządzenia, a więc m.in.:
- poz. 3 - usługi związane z uzdatnianiem i dostarczaniem wody,
- poz. 4 – usługi związane z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków;
- poz. 5 – usługi związane ze zbieraniem odpadów innych niż niebezpieczne nadających się do recyklingu,
- poz. 6 - usługi związane ze zbieraniem odpadów innych niż niebezpieczne nie nadających się do recyklingu,
- poz. 13 – usługi związane z rekultywacją i pozostałe usługi związane z gospodarka odpadami;
- poz. 21 - usługi krótkotrwałego zakwaterowania pozostałe, gdzie indziej niesklasyfikowane (z wyłączeniem usług hotelarskich i turystycznych) – których świadczenie przez podatnika w całym zakresie dokumentowane jest fakturami,
- poz. 22 - usługi telekomunikacyjne,
- poz. 24 – wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi - których świadczenie przez podatnika w całym zakresie dokumentowane jest fakturami,
- poz. 27 – usługi związane z utrzymaniem porządku w budynkach i zagospodarowywaniem terenów zieleni, z wyłączeniem usług związanych z zagospodarowywaniem terenów zieleni (PKWiU 81.30.10.0),
- poz. 29 – usługi w zakresie edukacji – z wyłączeniem usług w zakresie pozaszkolnych form edukacji sportowej oraz zajęć sportowych i rekreacyjnych (PKWiU 85.51.10.0) oraz usług świadczonych przez szkoły tańca i instruktorów tańca (PKWiU 85.52.11.0).
Czytaj także: Od 1 kwietnia kolejne zmiany w VAT>>
W przypadku, gdy gmina świadczy wymienione powyżej usługi lub inne znajdujące się w załączniku do rozporządzenia, jest zwolniona z obowiązku prowadzenia ewidencji za pomocą kas fiskalnych. Zwolnienie to stosuje się także w przypadku, gdy udział wartości tych usług w poprzednim roku podatkowym był wyższy od 80% ogólnego obrotu podatnika z tytułu sprzedaży towarów i świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
W związku z tym w przypadku, gdy np. gmina świadczy usługi najmu lokali mieszkalnych na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej, to takie świadczenie nie podlega obowiązkowi ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej. Należy pamiętać jednak, iż przepis przewiduje w tym przypadku warunek – świadczenie w całym zakresie musi być udokumentowane fakturą VAT.
Powstaje więc pytanie: a jeśli gmina nie wystawia w takim przypadku faktur? Nie ma takiego obowiązku, gdyż w przypadku sprzedaży towarów i świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej fakturę wystawia się tylko na żądanie tej osoby.
W takim przypadku warunek zwolnienia, o którym była mowa powyżej nie jest spełniony i należałoby takie świadczenie zaewidencjonować na kasie fiskalnej. Jest jeszcze jedna możliwość – poz. 37 załącznika do rozporządzenia. Zgodnie z tą regulacją zwolnione od obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej jest świadczenie usług, za które zapłata w całości następuje za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), pod warunkiem że z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcję jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie transakcji zapłata dotyczyła Jeśli więc mamy do czynienia z sytuacją, w której za najem lokalu mieszkalnego na rzecz osoby fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej nie jest wystawiana faktura VAT, to można skorzystać ze zwolnienia od kasy fiskalnej ustalając z najemcą, że płatność za najem będzie następować za pomocą banku, poczty lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo – kredytowej.
Jeśli natomiast w takiej sytuacji najemca zapłaci za najem gotówką w kasie gminy – nie ma możliwości zwolnienia takiej czynności z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej.
Wśród innych zwolnień wymienionych w rozporządzeniu należy zwrócić uwagę na poz. 33 załącznika do rozporządzenia. Jest to zwolnienie od obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej dotyczące dostawy towarów i świadczenia usług przez podatnika na rzecz jego pracowników.
Należy przypomnieć, iż pracownik w świetle przepisów prawnych dotyczących kas fiskalnych jest traktowany jak osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. W związku z tym sprzedaż towarów i świadczenie usług na rzecz pracowników są traktowane tak samo jak sprzedaż towarów i świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. To oznacza, że obrót uzyskany przez podatnika podatku VAT z tytułu czynności na rzecz pracowników jest istotny z punktu widzenia przekroczenia limitu 40.000,00 zł (lub 20.000,00 zł). W związku z tym, co do zasady, taki obrót powinien być ewidencjonowany na kasie fiskalnej, ale przepisy przewidują w tym zakresie zwolnienie w poz. 33 załącznika do rozporządzenia.
W przypadku więc gdy gmina sprzedaje określone towary (np. używane biurka) lub świadczy określone usługi na rzecz swoich pracowników, to nie ma obowiązku ewidencjonowania takiego obrotu na kasie fiskalnej.
Nie ma takiego obowiązku również w przypadku, gdy są to nieodpłatne przekazania towarów lub świadczenia usług, które na podstawie przepisu art. 7 ust. 2 lub 8 ust. 2 ustawy o VAT podlegają opodatkowaniu tym podatkiem. Zwolnienie w tym zakresie przewidziane jest w poz. 44 załącznika do rozporządzenia.
Oprócz wymienionych powyżej zwolnień w załączniku do rozporządzenia zamieszczone są też inne, które mogą mieć zastosowanie w gminach. I tak np.
- poz. 34 - świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, o ile łącznie zostaną spełnione następujące warunki:
1) każde świadczenie usługi dokonane przez podatnika jest dokumentowane fakturą, w której zawarte są w szczególności dane identyfikujące odbiorcę;
2) liczba wszystkich dokonanych operacji świadczenia usług, o których mowa w pkt 1, w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 50, przy czym liczba odbiorców tych usług w tym okresie była mniejsza niż 20,
- poz. 35 – dostawa nieruchomości,
- poz. 38 – dzierżawa gruntów oraz oddanie gruntów w użytkowanie wieczyste,
- poz. 40 - usługi świadczone przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność:
1) w bilonie lub banknotach, lub
2) innej formie (bezgotówkowej), jeżeli z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcję jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie transakcji zapłata dotyczyła.
Czytaj także: Prezenty, nagrody w konkursach i inne towary przekazywane w gminach a podatek VAT po 1 kwietnia 2011 r.>>
Przy analizie przepisów dotyczących kas fiskalnych oraz zwolnień od tych kas należy zwrócić uwagę na trzy kwestie:
- po pierwsze - w poz. 33, 34, 36, 37, 39, 40 i 43 – w treści opisu zwolnienia jest zawarty odsyłacz w postaci 2) – odsyłacz ten powoduje, iż zwolnienia określone w tych pozycjach można stosować pod warunkiem, że podatnik nie rozpoczął ewidencjonowania czynności wymienionych w tych pozycjach przed dniem 1 stycznia 2011 r. Jeśli więc gmina w roku 2008 ewidencjonowała na kasie fiskalnej sprzedaż używanych biurek na rzecz swoich pracowników, to obecnie nie będzie mogła skorzystać ze zwolnienia z poz. 33 załącznika do rozporządzenia i będzie zobowiązana do zaewidencjonowania takiej sprzedaży na kasie fiskalnej,
- po drugie – rozporządzenie zawiera przepis par. 4, według którego w określonych przypadkach nie mają zastosowania żadne zwolnienia od obowiązku ewidencjonowani obrotu za pomocą kas fiskalnych; przepis ten stanowi, iż:
Zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, o których mowa w § 2 i 3, nie stosuje się, bez względu na wysokość osiąganych obrotów:
1) do podatników prowadzących działalność w zakresie sprzedaży gazu płynnego;
2) przy świadczeniu usług przewozów regularnych i nieregularnych pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyjątkiem przewozów, o których mowa w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia;
3) przy świadczeniu usług przewozu osób i ładunków taksówkami;
4) przy dostawie: części do silników (PKWiU 28.11.4), silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1), nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1), przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2), części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0), części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0), silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3);
5) przy dostawie:
a) sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90),
b) sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1);
6) przy dostawie wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, która nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy;
7) przy dostawie nagranych, z zapisanymi danymi lub zapisanymi pakietami oprogramowania komputerowego, w tym również sprzedawanymi łącznie z licencją na użytkowanie: płyt CD, DVD, kaset magnetofonowych, taśm magnetycznych (w tym kaset wideo), dyskietek, kart pamięci, kartridżów;
8) przy dostawie wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU;
9) przy dostawie wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2 % oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5 %, bez względu na symbol PKWiU, z wyjątkiem dostaw towarów, o których mowa w poz. 42 załącznika do rozporządzenia.
Dodać należy, iż z godnie z przepisem par. 4 ust. 2 rozporządzenia powyższa regulacja par. 4 ust. 1 nie ma zastosowania do przypadków, gdy następuje sprzedaż towarów lub świadczenie usług na rzecz pracowników.
Z powołanych przepisów wynika więc, że nawet jeśli gmina sprzeda swojemu pracownikowi używany telefon (stacjonarny lub komórkowy) lub komputer - to taka sprzedaż nie podlega obowiązkowi zaewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej. Jeśli natomiast gmina sprzeda taki telefon osobie trzeciej – wtedy obowiązek zaewidencjonowania na kasie fiskalnej wystąpi.
- po trzecie – przepisy powyższe wprowadzają zwolnienia okresowo - do dnia 31 grudnia 2012 r. – trudno więc przewidzieć, które ze zwolnień będą aktualne w przyszłości.
Elżbieta Olechniewicz
samorzad.infor.pl