Obowiązki pracodawcy
Zgodnie z przepisami prawa pracy, pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych (art. 232 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy). Rodzaje takich posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania zostały określone w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Wywiązując się z nałożonego na niego obowiązku, pracodawca chcący zapewnić pracownikom posiłki we własnym zakresie, powinien zachować odpowiednie warunki higieniczno-sanitarne przygotowywania oraz spożywania posiłków i napojów. Jeżeli jednak nie ma możliwości wydawania posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych, może zapewnić w czasie pracy:
- korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych,
- przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów.
Trzeba jednak pamiętać, że przepisy zabraniają pracodawcy wywiązywania się z nałożonego na niego obowiązku poprzez wypłatę ekwiwalentu pieniężnego
Zwolnienie podatkowe
W art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof) ustawodawca wprowadził zwolnienie dla wartości otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych w przypadku, gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.
Korzystna interpretacja organów skarbowych
Dla korzystnej interpretacji organów skarbowych kluczowe znaczenie miało poczynione zastrzeżenie o braku możliwości realizacji przez pracodawcę obowiązków wynikających z prawa pracy. W praktyce wpłynęło to w przeszłości na ukształtowanie się wykładni, według której zwolnienie od podatku dochodowego jest właściwe, gdy pracodawca przekazuje tego rodzaju "znaki legitymujące" do nabycia posiłków lub produktów spożywczych, o ile dodatkowo nie mogą w zamian za nie być nabywane napoje alkoholowe czy tytoń. Taki pogląd był prezentowany w ramach ugruntowanej linii interpretacyjnej administracji skarbowej (zobacz: INTERPRETACJE).
INERPRETACJE
(…) w sytuacji, gdy wydawane pracownikom bony żywieniowe uprawniać będą do uzyskania na ich podstawie tylko i wyłącznie artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, natomiast wnioskodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie będzie miał możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, to wartość tych bonów żywieniowych będzie stanowiła dla pracownika przychód ze stosunku pracy, który jest zwolniony od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
z 4 grudnia 2017 r., sygn. akt 0115-KDIT2-2.4011.303.2017.2.RSi
(…) wywiązanie się z obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych oraz napojów poprzez wydanie pracownikom Kart zasilanych przez Wnioskodawcę, w sytuacji, gdy Wnioskodawca nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków profilaktycznych oraz napojów, pomimo ciążącego na Nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy uprawnia do zastosowania zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT, w konsekwencji Wnioskodawca nie będzie zobowiązany, działając jako płatnik, do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłacania ich we właściwym terminie na rachunek właściwego urzędu skarbowego.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
z 22 marca 2018 r., sygn. akt 0113-KDIPT2-3.4011.68.2018.1.DS
Taka wykładania była prezentowana jeszcze w ostatnim kwartale 2018 r. (zobacz na przykład interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 października 2018 r., sygn. akt 0113-KDIPT2-3.4011.445.2018.1.RR).
Ponad wszelką wątpliwość rozwiązanie to było niezwykle wygodne zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. W zasadzie należałoby stwierdzić, że korzyści tych ostatnich był większe, bo dzięki takiemu podejściu do problemu, w praktyce nie musieli oni ponosić dodatkowych kosztów związanych ze szczególnymi wymogami sanitarnymi. Tego rodzaju działania doskonale wpisywały się w szeroko podejmowane przez jednostki sektora finansów publicznych, w szczególności samorządu terytorialnego, działania mające prowadzić do optymalizacji finansowej i ograniczania wydatków.
Zmiana interpretacji
Na koniec 2018 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej postanowił zmienić swoje stanowisko w sprawie. "Zasłaniając się" konstytucyjną zasadą tworzenia prawa podatkowego i braku podstaw do stosowania wykładni rozszerzającej przy stosowaniu przepisów wprowadzających ulgi i zwolnienia podatkowe oraz powołując się na to, że udostępniając karty żywieniowe, pracodawca nie może kontrolować, co pracownik faktycznie kupił przy ich użyciu, uznał, że w takich przypadkach zwolnienie nie ma zastosowania. Zdaniem organu nie wystarczy przy tym zastrzeżenie na kartach, że nie mogą za nie być nabywane na przykład alkohole. To właśnie brak możliwości kontroli, zdaniem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, wyrażonym w interpretacjach z 29 listopada 2018 r. (sygn. akt 0114-KDIP3-3.4011.475.2018.1.MS2) oraz z 12 grudnia 2018 r. (sygn. akt 0112-KDIL3-1.4011.392.2018.3.AGR), skutkuje koniecznością opodatkowania (a przy okazji i oskładkowania) tego rodzaju świadczeń przekazywanych pracownikom. Co ważne, problem dotyczy nie tylko przyszłych sytuacji, ale i tych już minionych. Efekt zmiany samej tylko wykładni przepisów może mieć charakter retrospektywny. Przy takim bowiem poglądzie organy podatkowe (ale także ZUS) mogą poddać weryfikacji rozliczenia płatników wstecz, aż do upływu okresu przedawnienia.
PODSTAWY PRAWNE
-
art. 232 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2244)
-
art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1509; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 29)
-
rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. Nr 60, poz. 279)
©℗
RADOSŁAW KOWALSKI
prawnik, doradca podatkowy, wykładowca i szkoleniowiec, autor licznych publikacji z zakresu prawa gospodarczego i podatkowego