Nowego urzędnika trzeba przeszkolić i przeegzaminować

Służbę przygotowawczą można określić jako swoistego rodzaju urzędniczy staż adaptacyjny. Jego celem jest, po pierwsze, teoretyczne i praktyczne przygotowanie nowego urzędnika samorządowego do należytego wykonywania obowiązków służbowych, po drugie, ocena jego przydatności do pracy.

Zobacz: Pracownicy

Z ORZECZNICTWA

Zamiarem ustawodawcy było zatrudnianie na stanowisku urzędniczym na czas nieokreślony jedynie takich pracowników, którzy oprócz odpowiedniego stażu pracy posiadają również kwalifikacje potwierdzone wynikiem pozytywnym egzaminu urzędniczego. Inaczej mówiąc, zdanie egzaminu jest elementem niezbędnym do dalszego zatrudniania pracownika niezależnie od tego, jaki staż urzędniczy posiada. Dlatego też w literaturze prawniczej zwraca się uwagę na to, że nawet wieloletni pracownik samorządowy, posiadający odpowiednią wiedzę i doświadczenie, podejmujący pracę na podstawie nowej umowy w urzędzie samorządowym musi zdać egzamin, aby kontynuować zatrudnienie po rozwiązaniu się zawartej umowy na czas określony.

Wyrok Sądu Okręgowego w Gliwicach z 6 października 2016 r., sygn. akt VIII Pa 62/16

Instytucja służby przygotowawczej została uregulowana w art. 19 ust. 1-9 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.). Jak wynika z treści art. 19 ust. 1 u.p.s., służbę przygotowawczą organizuje się dla pracownika podejmującego po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym na kierowniczym stanowisku urzędniczym, w czasie trwania zawartej z nim umowy o pracę na czas określony.

Dla kogo urzędniczy staż adaptacyjny

W tym miejscu trzeba wyjaśnić, jakich pracowników należy traktować jako "podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym (kierowniczym urzędniczym)". W tym celu należy sięgnąć do przepisu art. 16 ust. 3 u.p.s. Ten wskazuje, że przez osobę podejmującą po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym urzędniczym, rozumie się osoby, które nie były wcześniej zatrudnione w:

• urzędach marszałkowskich oraz wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych,
• starostwach powiatowych oraz powiatowych jednostkach organizacyjnych,
• urzędach gmin, jednostkach pomocniczych gmin, gminnych jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych,
• biurach (ich odpowiednikach) związków jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowych zakładów budżetowych utworzonych przez te związki,
• biurach (ich odpowiednikach) jednostek administracyjnych jednostek samorządu terytorialnego

- na czas nieokreślony albo na czas określony, dłuższy niż sześć miesięcy, i nie odbyła służby przygotowawczej zakończonej zdaniem egzaminu z wynikiem pozytywnym.

Służba przygotowawcza trwa nie dłużej niż trzy miesiące.

Służba zakończona egzaminem

Decyzję w sprawie skierowania do służby przygotowawczej i jej zakresu podejmuje kierownik jednostki, w której pracownik jest zatrudniony, biorąc pod uwagę poziom przygotowania pracownika do wykonywania obowiązków wynikających z opisu stanowiska oraz na podstawie opinii osoby kierującej komórką organizacyjną, w której pracownik jest zatrudniony (art. 19 ust. 2 u.p.s.). Przepisy u.p.s. przewidują możliwość odstąpienia od skierowania nowo zatrudnionego do odbycia służby przygotowawczej. Zgodnie bowiem z art. 19 ust. 5 u.p.s. na wniosek osoby kierującej komórką organizacyjną, w której pracownik jest zatrudniony, kierownik jednostki może zwolnić z obowiązku odbywania służby przygotowawczej pracownika, którego "wiedza lub umiejętności umożliwiają należyte wykonywanie obowiązków służbowych". Trzeba zaznaczyć, że o ile kierownik jednostki może zwolnić nowo zatrudnionego pracownika z odbycia służby przygotowawczej, o tyle nie może go uwolnić od obowiązku zdania egzaminu kończącego tę służbę (patrz: art. 19 ust. 7 u.p.s.). Pozytywny wynik egzaminu kończącego służbę przygotowawczą jest warunkiem dalszego zatrudnienia pracownika (art. 19 ust. 6 u.p.s.).

WZÓR 1

WZÓR WNIOSKU O ZWOLNIENIE Z ODBYWANIA SŁUŻBY PRZYGOTOWAWCZEJ ………………………………………………… MIEJSCOWOŚĆ i DATA …………………………………………………………………. DANE WNIOSKUJĄCEGO (KIEROWNIKA KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ) WNIOSEK O zwolnienie z odbywania służby przygotowawczej Na podstawie art. 19 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1260 ze zm.) wnioskuję o zwolnienie z odbycia służby przygotowawczej z części teoretycznej Pani/Pana …………………………………………. Zatrudnionej/go na stanowisku: …………………………………………………………. UZASADNIENIE Pani/Pan ………………………………………. jest z wykształcenia ………………………………….. ze specjalnością: …………………………………………………... Posiada ………………………. letnie doświadczenie na stanowisku ds. …………………………………….. w …………………………………………………………... Wiedza zdobyta przez Panią/Pana ………………………………………………. oraz doświadczenie umożliwiają należyte wykonywanie powierzonych obowiązków. ....................................................... DATA I PODPIS WNIOSKODAWCY (KIEROWNIKA KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ)

Przykładowa procedura kierowania pracownika do służby przygotowawczej może wyglądać w ten sposób, że osoba kierująca np. wydziałem urzędu gminy występuje z wnioskiem do swojego przełożonego o skierowanie nowego urzędnika do służby przygotowawczej. Powinna też dostarczyć wszelkie dokumenty, które pozwolą kierownikowi (np. wójtowi albo sekretarzowi gminy) podjąć decyzję o skierowaniu nowego pracownika do służby, o jej zakresie i czasie trwania. Szef komórki organizacyjnej, w której zatrudniono nowego urzędnika, może też od razu przekazać swojemu szefowi wniosek o zwolnienie nowo zatrudnionego ze służby przygotowawczej. Wójt (czy też starosta albo sekretarz) nie jest jednak związany wnioskiem. Decyzja o skierowaniu urzędnika do służby przygotowawczej lub o zwolnieniu go z jej odbycia zależy tylko od oceny kwalifikacji nowego pracownika. Decyzja ta jest aktem woli pracodawcy, którego nie należy utożsamiać z decyzją administracyjną w rozumieniu art. 107 Kodeksu postępowania administracyjnego.

WZÓR 2

WZÓR DECYZJI O ZWOLNIENIU Z ODBYWANIA SŁUŻBY PRZYGOTOWAWCZEJ ………………………………………………….. MIEJSCOWOŚĆ I DATA ………………………………………………. DANE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ (PIECZĘĆ) DECYZJA O zwolnieniu z obowiązku odbycia służby przygotowawczej Na podstawie art. 19 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1260 ze zm.) zwalniam z obowiązku odbycia służby przygotowawczej przez Panią/Pana .................... zatrudnioną/zatrudnionego w okresie od dnia .................... do dnia .................... na stanowisku .................... w .................... z uwagi na .................... . Jednocześnie zobowiązuję Panią/Pana .................... do złożenia egzaminu kończącego służbę nie później niż do dnia .................... . …………………………………………………………….. PODPIS KIEROWNIKA JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ

W pisemnym skierowaniu do służby przygotowawczej kierownik (np. wójt albo sekretarz gminy) powinien określić zakres obowiązkowej służby, biorąc pod uwagę poziom przygotowania pracownika do wykonywania obowiązków. Pomocny będzie tutaj dokładny opis stanowiska, na którym nowy urzędnik został zatrudniony. Decyzja w tej sprawie powinna zapaść szybko, również dlatego, że trwająca maksymalnie trzy miesiące służba przygotowawcza powinna się rozpocząć i zakończyć (egzaminem) nie później niż do końca sześciomiesięcznego zatrudnienia nowego pracownika na okres próbny. Sposobem zakończenia służby przygotowawczej jest egzamin stanowiący integralny i obligatoryjny jej element. Jak wynika z art. 19 ust. 9 u.p.s., dopiero po pozytywnym zdaniu egzaminu kończącego służbę przygotowawczą pracownik samorządowy składa ślubowanie.

Nie tylko teoria, ale i praktyka

Służba przygotowawcza powinna obejmować zarówno przygotowanie praktyczne, jak i teoretyczne nowo zatrudnionego urzędnika. Przygotowanie teoretyczne do wykonywania obowiązków służbowych polega przede wszystkim na zaznajomieniu nowego pracownika z obowiązującymi przepisami regulującymi podstawowe kwestie związane z funkcjonowaniem samorządu terytorialnego. Natomiast przygotowanie teoretyczne może przybierać formę ćwiczeń, wykładów, a nawet szkoleń prowadzonych online, które zyskują coraz większą popularność jako oszczędzające czas i miejsce i umożliwiające edukację wielu osób pracujących często w różnych komórkach organizacyjnych tego samego pracodawcy.

Z ORZECZNICTWA

Szczególny obowiązek urzędnika samorządowego służenia interesowi publicznemu (państwu polskiemu i wspólnocie samorządowej) oraz obywatelom wyprzedza obowiązek dbałości o dobro wąsko rozumianego zakładu pracy (urzędu). Jest on bowiem przede wszystkim funkcjonariuszem publicznym wspólnoty samorządowej (gminy), będącej podstawowym składnikiem struktury państwa, w której tzw. pracodawcy samorządowi (np. urzędy) są technicznym w istocie rzeczy instrumentem realizacji interesów publicznych (wspólnoty samorządowej i państwa). W rezultacie z art. 18 ust. 1 i 24 ust. 1 ustawy z 2008 r. o pracownikach samorządowych wynika prawo i obowiązek urzędnika samorządowego ujawniania lub krytyki nieprawidłowości funkcjonowania konkretnego pracodawcy samorządowego, jeśli celem takiego działania jest ochrona interesu publicznego (państwa lub wspólnoty samorządowej).

Wyrok SN z 25 listopada 2014 r., sygn. akt I PK 98/14

W ramach przygotowania teoretycznego urzędnik powinien zostać zapoznany przede wszystkim z postanowieniami konstytucji, samorządowych ustaw ustrojowych, przepisami regulującymi postępowanie administracyjne czy obowiązującymi w urzędzie zasadami obiegu dokumentów.

WZÓR 3

WZÓR DECYZJI W SPRAWIE SKIEROWANIA PRACOWNIKA DO ODBYCIA SŁUŻBY PRZYGOTOWAWCZEJ ………………………………………………………. MIEJSCOWOŚĆ I DATA …………………………………………………………. DANE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ (PIECZĘĆ) DECYZJA O skierowaniu do odbycia służby przygotowawczej Na podstawie art. 19 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1260 ze zm.) oraz opinii Kierownika ……………………………….., kieruję Panią/Pana …………………………………………………… do odbycia służby przygotowawczej w ……………………………………………………. na okres …… miesięcy. 1. Zakres służby przygotowawczej obejmuje część teoretyczną oraz praktyczną mającą na celu przygotowanie do samodzielnego wykonywania obowiązków. 2. Wyznaczam Panią/Pana ……………………………….. - Kierownika ………………………………. na Opiekuna. 3. Zobowiązuję Panią/Pana ……………………………………………………. do złożenia wymaganego egzaminu nie później niż do dnia ………………………………….. r. 4. Zobowiązuję Panią/Pana (opiekuna) ………………………………………………. do przygotowania protokołu z przebiegu służby przygotowawczej w terminie do …………………………………………. r. ………………………………………………………… DATA I PODPIS KIEROWNIKA JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ

Natomiast zajęcia praktyczne powinny dotyczyć przede wszystkim zasad współpracy pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi urzędu gminy czy starostwa powiatowego, sposobu obsługi petentów. To powinny być też przede wszystkim ćwiczenia praktyczne z wykorzystaniem wzorów pism i programów informatycznych wykorzystywanych do załatwiania spraw i wykonywania zadań gminy, powiatu czy województwa samorządowego.

WZÓR 4

WZÓR INFORMACJI O PRZEBIEGU SŁUŻBY PRZYGOTOWAWCZEJ ………………………………………………………….. MIEJSCOWOŚĆ I DATA ………………………………………………………. DANE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ (PIECZĘĆ) Pani/Pan …………………………………………….. Kierownik jednostki organizacyjnej w miejscu INFORMACJA Podsumowująca przebieg służby przygotowawczej Pani/Pan …………………………………………………………………………………………………………………………………… odbyła/odbył służbę przygotowawczą zgodnie z planem służby przygotowawczej. Proponuję, aby egzamin odbył się w dniu …………………………………. . Wnioskuję o przedłużenie służby przygotowawczej do dnia …………………………… z powodu ………………………………………………………………….. . Wnioskuję o niedopuszczenie Pani/Pana ……………………………………………………… do egzaminu. ………………………………………………………………………….. DATA I PODPIS KIEROWNIKA KOMORKI ORGANIZACYJNEJ Ustalam datę egzaminu na: ……………………………………………….. . Przedłużam służbę przygotowawczą do dnia …………………………………….. . Odmawiam dopuszczenia Panią/Pana …………………………………………………………. do egzaminu. ………………………………………………………………. DATA I PODPIS KIEROWNIKA JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ

Szczegóły określa kierownik w zarządzeniu

Szczegółowy sposób przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę określa w drodze zarządzenia kierownik jednostki (patrz: art. 19 ust. 8 u.p.s.). Zarządzenie to ma charakter generalny i abstrakcyjny, a więc określa zasady, które mają być stosowane we wszystkich przypadkach odbywania służby przygotowawczej w danej jednostce. Zarządzenie to powinno także regulować kwestię trybu zwalniania pracowników z obowiązku odbywania służby przygotowawczej. W zgodzie z tym zarządzeniem powinna pozostawać indywidualna decyzja w sprawie skierowania do służby przygotowawczej. ©℗

Aleksandra Grabowska

prawnik, specjalizuje się w tematyce samorządowego prawa pracy i ustroju samorządu terytorialnego

Podstawa prawna

art. 16 ust. 2 i 3; art. 19 ust. 1-9 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1260; ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1669)