Wójtowie sami ustalą stosowną liczbę przedstawicieli i wręczą im pisemne imienne upoważnienia. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji wskazuje iż wójt ustalając liczbę przedstawicieli do ochrony danego lokalu wyborczego winien wziąć pod uwagę rozmiary budynku, rodzaj i stanu techniczny istniejących zabezpieczeń. Ważna będzie też lokalizacja – to wójt powinien zadbać aby siedzibą lokalu wyborczego był obiekt wyposażony m.in. w ogrodzenia, kraty w oknach, wzmocnione drzwi.
Dane osobowe przedstawicieli przydzielonych do ochrony wójt będzie musiał przekazać przewodniczącemu obwodowej komisji wyborczej, kierującemu jednostką w której usytuowano lokal wyborczy oraz powiatowemu (miejskiemu, rejonowemu) komendantowi Policji. Policja ze swej strony przeszkoli przedstawicieli oraz uzgodni z włodarzem procedurę wzywania pomocy funkcjonariuszy, oraz wyjaśni zasady patrolowania otoczenia lokalu.
Na tym nie kończą się obowiązki wójta – to on będzie musiał zapewnić swym przedstawicielom łączność z lokalną jednostką Policji. Racjonalne więc będzie usytuowanie lokalu w obiekcie wyposażonym w odpowiednie środki łączności. Zasady ich wykorzystywania wójt uzgodni z osobą kierującą obiektem.
Przedstawiciele wybrani przez wójta wykonywać będą stały dozór lokalu wyborczego w czasie przerwy w głosowaniu oraz sprawdzą stan zabezpieczeń do czasu ponownego otwarcia lokalu wyborczego.
samorzad.infor.pl