Jednym z podstawowych dokumentów, które zamawiający może żądać od wykonawców dla potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu jest opłacona polisa. Uprawnienie takie ustawodawca zawarł w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2013 r., poz. 231) wydanym na podstawie art. 25 ust. 2 ustawy Pzp. Wydaje się, że najwięcej wątpliwości w tej materii budzi fakt, czy w danej sytuacji mamy do czynienia z już opłaconą polisą, zwłaszcza wówczas, gdy została ustanowiona opłata w postaci dwóch lub większej liczby składek.
Problem składek płatnych w ratach
Problem, który może się zarysować na gruncie omawianej regulacji można łatwo zobrazować wskazując za przykład polisę OC, której płatność następuje w 3 ratach. Wątpliwości nie będzie budził przypadek, gdy do dnia upływu terminu składania ofert wykonawca na podstawie umowy ubezpieczenia OC był zobowiązany do opłacenia pierwszej składki, co też uczynił w terminie. W takiej sytuacji, w przypadku załączenia do oferty lub też później, na wezwanie zamawiającego, polisy i dokumentów potwierdzających opłacenie pierwszej składki, warunek określony w specyfikacji zostanie spełniony. Dotyczy to również przypadku, gdy terminy zapłat kolejnych dwóch składek przypadały przed dniem upływu terminu składania ofert i zostały one w pełni opłacone.
Wątpliwości pojawiają się natomiast wówczas, gdy ze złożonych dokumentów wynika, iż do dnia składnia ofert wykonawca powinien opłacić dwie składki, a opłacił tylko pierwszą. Czy w takiej sytuacji polisa i ustanawiana nią ochrona ubezpieczeniowa są aktywne, a co ważniejsze, czy warunek złożenia opłaconej polisy należy uznać za spełniony? Wydaje się, że na tak zadane pytanie należy odpowiedzieć twierdząco. Argumentów potwierdzających prawidłowość tego twierdzenia jest kilka.
Po pierwsze, zgodnie z art. 814 § 1 Kodeksu cywilnego odpowiedzialność ubezpieczyciela rozpoczyna się z dniem opłacenia pierwszej raty składki. Ustawodawca nie wskazuje tutaj obowiązku opłacenia większości lub wszystkich składek, a jedynie pierwszej.
Zobacz również: Termin na uzupełnienie dokumentów w prawie zamówień publicznych
Po drugie, w oficjalnym stanowisku Urzędu Zamówień Publicznych dot. opłaconej polisy, czytamy, iż „Zamawiający może żądać jedynie tych składek, które stały się wymagalne do dnia upływu terminu składania ofert (...)”. Słowo „może” wskazuje nam, iż zamawiający w ocenie UZP ma prawo, a nie obowiązek, domagania się udokumentowania opłacenia składek, których termin zapłaty minął przed dniem składania ofert. W powiązaniu z argumentem wskazanym wcześniej, a opartym o regulację Kodeksu cywilnego, można więc przyjąć, że zamawiający może spokojnie poprzestać jedynie na żądaniu udowodnienia opłacenia pierwszej składki, nawet jeżeli termin zapłaty kolejnej przypadałby przed dniem upływu terminu składania ofert.
I po trzecie, skoro ustaliliśmy, że z punktu widzenia prawa cywilnego opłacenie pierwszej składki w terminie determinuje ważność ochrony ubezpieczeniowej, to także osiągnięty został cel, który w mojej ocenie przyświecał ustawodawcy określającemu możliwość żądania przez zamawiającego dokumentów potwierdzających posiadanie ubezpieczenia OC. Celem tym było bowiem, zabezpieczenie interesów zamawiającego w przypadku wystąpienia ewentualnych zdarzeń objętych polisą. W orzecznictwie wskazuje się, iż żądanie opłaconej polisy służy weryfikacji zdolności ekonomicznej i finansowej wykonawcy w zakresie zdolności poniesienia określonych kosztów w celu uzyskania ubezpieczenia oraz zdolności wykonawcy do ubezpieczenia własnej działalności na żądaną przez zamawiającego sumę i możliwości uzyskania ubezpieczenia.
Wątpliwym jest jednak, czy cele te nie mogą zostać osiągnięte w sposób lepszy poprzez żądanie dokumentu potwierdzającego płynność finansową, zdolność kredytową lub posiadane środki finansowe na rachunku bankowym. W mojej ocenie mogą, a polisa pełni obecnie bardziej rolę zabezpieczenia zamawiającego niż upewnienia go o sytuacji ekonomicznej wykonawcy.
Pozostałe sytuacje
Innymi sytuacjami, które zamawiający może napotkać w trakcie prowadzonego postępowania, a które nie budzą już wątpliwości i problemów interpretacyjnych będzie brak zawartej umowy ubezpieczenia, co powoduje, że wykonawca nie spełnia określonych w specyfikacji warunków lub posiadanie takiej umowy i jej całkowite opłacanie, co pozwala uznać stawiany warunek za spełniony.
Oświadczenia zamiast dokumentów
Warto na koniec jeszcze zwrócić uwagę, iż w art. 25 ust. 2 czytamy, że potwierdzeniem spełniania warunków udziału w postępowaniu mogą być zamiast dokumentów także oświadczenia. Zapis ten odnosi się także do opłaconej polisy, która może zostać zastąpiona innym dokumentem potwierdzającym, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia.
Podsumowanie
Biorąc pod uwagę istotę kwestii prawidłowej oceny przedłożonych przez wykonawcę dokumentów, w tym m.in. w odniesieniu do polisy, wartym byłoby wyraźne wskazanie przez UZP jasnej wykładni problematycznej materii. Ma to o tyle duże znaczenie, że w dobie dofinansowań ze środków unijnych i weryfikacji dokumentacji z postępowania przetargowego przez różne organy, ważnym jest wykluczenie wszelkiego rodzaju domysłów i niedomówień. Należy również pamiętać, iż realizując projekt współfinansowany ze środków zewnętrznych warto czasami wstrzymać się z rozstrzygnięciem i rozwiać wątpliwości w pisemnej konsultacji z instytucją, która później będzie weryfikowała dokumentacje przetargową.
Polecamy serwis: Zamówienia publiczne
Polecamy poradnik: FAKTURY 2014