W wytycznych CBA omówiło pokrótce dziewięć komponentów programów zgodności. Drugi z nich to „Zintegrowanie zgodności z misją” czyli zmiana Kultury organizacji. Sam podkreślam wielokrotnie, że jeżeli system zgodności nie stanie się integralną częścią Kultury organizacyjnej. Jeżeli nie stanie się częścią DNA organizacji to wdrożenie systemy zgodności nie uda się lub system będzie pozorny lub wadliwy. Przy okazji polecam artykuł „Compliance – przepis na sukces – piąty składnik – KULTURA ORGANIZACYJNA”
CBA również w swoich wytycznych pisze, że program zgodności powinien być w pełni zintegrowany z Misją organizacji. Według CBA, Misja nie tylko odpowiada na pytanie, czym jest podmiot publiczny, czym powinien być oraz jaki jest cel jego istnienia, ale również wskazuje komu służy, jaką kreuje wartość publiczną dla społeczeństwa. Według definicji z wytycznych CBA, Misja stanowi ogół wartości, jakich oczekują klienci i inni interesariusze.
Polecamy: Nowy JPK_VAT w praktyce jednostek sektora publicznego
CBA wskazuje, że dzięki integracji systemu zgodności z Kulturą organizacyjną, podmioty publiczne mogą skutecznie przestrzegać przepisów i polityk, a także zminimalizować przyszłe koszty związane z ewentualną niezgodnością, zwłaszcza poprzez:
- stałe podnoszenie jakości w procesach i projektach,
- przestrzeganie kultury organizacyjnej,
- wykorzystanie nowych technologii,
- podkreślanie znaczenia szkoleń,
- monitorowanie zgodności.
W tej części wytycznych CBA wskazuje też, że system zgodności musi być wyposażony w odpowiednie zasoby. CBA słusznie zauważa, że co prawna zasoby i przestrzeń są kosztowne, a większość podmiotów sektora publicznego ma ograniczone środki. Muszę dodać od siebie, że zwłaszcza dziś gdy z powodu Covidu spadają przychody i rosną koszty podmiotów sektora publicznego (ale dotyczy to też sektora prywatnego) to zasoby ludzkie, finansowe i rzeczowe są mocno ograniczone.
CBA rekomenduje, jednak uwzględnienie w budżecie instytucji środków na realizację zadań w zakresie zgodności bez względu na przydzielone zasoby ludzkie i finansowe.
Według mnie jest to jasna deklaracja CBA, że argument podmiotów sektora publicznego w postaci „Z powodu ograniczonych lub braku środków finansowych system zgodności u nas nie działa lub działa wadliwie” będzie traktowany przez CBA jako wymówka a nie okoliczność zwalniająca z odpowiedzialności najwyższe kierownictwo i podmioty z sektora publicznego.
Zasoby ludzkie, finansowe, rzeczowe itd. na systemy zgodności w sektorze publicznym po prostu będą musiały być znalezione. Osobiście zachęcam do traktowania tego jako inwestycję w bezpieczeństwo prawne a nie koszt. Zasoby nie powinny być ani za małe (bo to może spowodować wadliwość lub pozorność systemu i tym samym wygenerować większe koszta) ani za duże (bo to była by nie gospodarność). Sektorowi publicznemu mogą w tym pomóc eksperci od Public Compliance.
Cały czas jednak obawiam się, że zwłaszcza w okresie pandemii koronawirusa i związanym z nią kryzysem, najwyższe kierownictwo w sektorze publicznym będzie traktowało systemy zgodności jako zbędny koszt. Pomimo tego, że to one mogą dziś lub jutro zdecydować o losie najwyższego kierownictwa i zarządzanych przez nich podmiotów.