W dniu 8 września 2020 r. CBA opublikowało 11 stronicowe dokument zatytułowany: "Wytyczne w zakresie tworzenia i wdrażania efektywnych programów zgodności (compliance) w sektorze publicznym".
W wytycznych CBA omówiło pokrótce dziewięć komponentów programów zgodności. Trzeci z nich to „Kompetencje i zadania pracowników ds. zgodności” czyli inaczej tzw. oficera Compliance. Sam podkreślam wielokrotnie, kluczową rolę takiej osoby. W tym miejscu chciałbym polecić artykuły:
- „Compliance: Od czego zależy udane wdrożenie i utrzymanie systemów Compliance? – Oficer Compliance”,
- „Compliance – rola i odpowiedzialność oficerów Compliance”,
- „Compliance. Rewolucja w samorządzie terytorialnym spowoduje rewolucję w zawodzie oficerów Compliance”,
- „Oficer Compliance w JST w związku z dyrektywą o sygnalistach”,
- „Compliance w jednostce samorządu terytorialnego – samodzielne stanowisko czy dział”,
- „Oficer Compliance w jednostce samorządu terytorialnego – pracownik czy firma zewnętrzna”.
CBA wskazuje, że dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania programu zgodności w ramach danej instytucji koniecznym jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za jego realizację. Chciałbym zwrócić Państwa uwagę na słowo „odpowiedniej osoby”. To nie może być osoba z przypadku lub tzw. „łapanki”. Musi ona posiadać odpowiednią wiedzę i umiejętności merytoryczne oraz odpowiedni charakter.
W tej części wytycznych CBA rekomenduje również, że osoba, odpowiedzialna za system zgodności powinna:
- być umiejscowiona w strukturze organizacji na stanowisku gwarantującym niezależność działania – autorytet formalny, zasoby do których ma dostęp oficer Compliance muszę umożliwiać mu sprawne działanie. Przykład z życia, w Państwa ocenie kogo szybciej wysłuchają lub posłuchają kierownicy operacyjni lub Dyrektorzy operacyjnie:
a) oficera Compliance w stopniu specjalisty lub inspektora?
b) oficera Compliance w stopniu kierownika?
c) oficera Compliance w stopniu Dyrektora lub członka Zarządu?
Abstrahuję od tego, że umiejscowienie oficera Compliance w strukturze organizacyjnej mówi bardzo wiele pracownikom, jakie podejście do systemu zgodności ma Najwyższe Kierownictwo (czy traktuje system zgodności śmiertelnie poważnie i mianuje oficera Compliance w randze Dyrektora z rzeczywistą władzą, czy traktuje system jako zbędną formalność i powołuje oficera Compliance w randze inspektora).
- posiadać przygotowanie merytoryczne oraz doświadczenie, które pozwalają na sprawne poruszanie się w obrębie mechanizmów funkcjonujących w instytucji – oficer Compliance nie posiadając wiedzy, umiejętności i odpowiednich cech charakteru stwarza ryzyko, że systemu nie uda się wdrożyć, że będzie działał pozornie lub wadliwie. Z drugiej strony nawet najlepszy oficer Compliance nie wdroży i nie utrzyma systemu jeżeli nie będzie miała poparcia najwyższego kierownictwa,
- cieszyć się powszechnym szacunkiem wynikającym z prezentowanej na co dzień postawy oraz uczciwej pracy na rzecz danej instytucji - oficer Compliance musi świecić przykładem etycznym i mieć odpowiedni autorytet nieformalny.
CBA również w swoich wytycznych wymienia również podstawowe zadania dla pracowników ds. zgodności, tj.:
1) tworzenie i wdrażanie efektywnego programu zgodności (polityki, procedury) – według mnie jest to obowiązek najwyższego kierownictwa, a oficer Compliance powinien brać w tym udział, no ale praktyka i teoria nie jest w tym zakresie do końca zgodna,
2) zarządzanie programem zgodności – według oficer Compliance powinien tylko lub aż brać w tym udział, a nie samotnie tym zarządzać,
3) promowanie zachowań zgodnych z normami prawnymi i etycznymi – pełna zgoda, przy czym bez wsparcia marketingu i PR w praktyce kiepsko to widzę,
4) kształtowanie kultury organizacyjnej, oceny ryzyka i zgodności – według mnie jest to obowiązek najwyższego kierownictwa, a oficer Compliance powinien brać w tym udział,,
5) szkolenie personelu – jak najbardziej, przy czym częstą praktyką jest wspieranie się zewnętrznymi ekspertami.
6) przeprowadzanie cyklicznej samooceny – dopowiem systemu zgodności,
7) samodoskonalenie – bardzo ważna kwestia. Oficer Compliance musi cały czas się uczyć i doskonalić. Inaczej szybko z doskonałego stanie się dobrym, potem przeciętnym a na końcu złym oficerem Compliance.
Oczywiście powyższa lista nie wyczerpuje wszystkich zadań oficerów Compliance, wskazuje jednak większość podstawowych.
Obecnie obserwujemy powstawanie Public Compliance i nowej specjalizacji dla oficerów Compliance. Tematyka ta dotknie ponad kilkanaście tysięcy podmiotów (jak nie więcej). Osobiście jestem ciekaw skąd sektor publiczny znajdzie takie masy specjalistów ds. zgodności. Oczywiście można wysłać pracownika (np. pracownika, członka działu kontroli lub audyty) na roczne studia podyplomowe lub kursy i w rok wyszkolić ale kiedy zdobędzie on niezbędne wykształcenie. Radcy prawni i adwokaci posiadają wiedzę prawną ale nie uczy się ich metodyki zarządzania ryzykiem. I jednak ich charakter pracy jest inny niż oficerów Compliance. Oficerowie Compliance z Banków nie znają kultury organizacyjnej sektora publicznego.