Compliance: Od czego zależy udane wdrożenie i utrzymanie systemów Compliance?

Według mnie, w przepisie na sukces jest pięć składników.

Pierwszy z nich to jest PRZYWÓDZTWO omówiłem w artykule Compliance: Przywództwo - rola i odpowiedzialność organu nadzoru i najwyższego kierownictwa.

Drugi z nich to jest PRACOWNICÓW omówiłem w artykule Compliance: Pracownicy, w tym kierownictwo średniego i niższego szczebla – czyli najważniejsi są ludzie

Trzecim składnikiem jest OFICER COMPLIANCE (lub odpowiednio Inspektor Ochrony Danych Osobowych – dalej IOD, osoby odpowiedzialne za przyjmowanie lub reagowania na zgłoszenia  o nieprawidłowościach i naruszeniach norm itp.).

Właściwa osoba na tym stanowisku to klucz do sukcesu. Niewłaściwa osoba to olbrzymie ryzyko kłopotów dla organizacji. Czy jest jakiś wzorzec idealnego oficera Compliance (IOD`a itd.)?

Niestety nie ma. Ale za to wiadomo jakie musi spełniać warunki.

Oficer Compliance (IOD itd.) musi m.in.

1. posiadać odpowiednie kwalifikacje zawodowe w tym wiedzę, doświadczenie i umiejętności,
2. posiadać odpowiednie umiejętności miękkie, w szczególności w zakresie komunikacji,
3. być niezależny,
4. posiadać zdolności przywódcze i menedżerskie,
5. cały czas się uczyć i rozwijać,
6. dobrze i wszechstronnie być rozeznanym w bieżących sprawach podmiotu.

Zobacz: Pracownicy

Oczywiście nawet najlepszy oficer Compliance (IOD itd.) nie poradzi sobie jeżeli nie otrzyma niezbędnego wsparcia i kredytu zaufania niezbędnego do wdrożenia Systemu Compliance a potem jego utrzymania. Musi on mieć co najmniej:

1. bezpośredni dostęp do najwyższego kierownictwa i organu nadzoru,
2. zapewnione odpowiednie zasoby,
3. odpowiednio wysoką pozycję w organizacji (powinien być członkiem Zarządu – nie dotyczy IOD`a - lub bezpośrednio podlegać pod członka Zarządu),
4. gwarancje niezależności i braku konfliktu interesów,
5. posiadać niezbędne upoważnienia i dostęp do informacji i danych.

Zobacz: Zadania

Chciałbym podkreślić, że zgodnie z koncepcją trzech linii obronnych, oficer Compliance (IOD itd.) wchodzi w skład drugiej linii obrony Podmiotu i odpowiada za  kontrolę poprawności zarządzania ryzykami braku zgodności,  doradztwo oraz koordynację w zakresie zarządzania ryzykami braku zgodności.

Oczywiście oficerowie Compliance w zależności od organizacji mają różne zakresy obowiązków. Co jest jednak wspólne dla nich i np. IOD`a?

Oficer Compliance powinien być odpowiedzialny m.in. za:

1. branie udziału w opracowaniu niezbędnych polityk, procedur i procesów lub zmian do istniejącej dokumentacji i procesów,
2. dostarczanie organizacji bieżącego wsparcia w zakresie Compliance w tym dawanie wytycznych,
3. dostarczanie organizacji wiedzy o Compliance, np. w formie  porad, szkoleń dla pracowników itd.,
4. udział w zarządzaniu, w tym identyfikacji i monitorowaniu ryzyk Compliance,
5. udział w identyfikacji potrzeb działań naprawczych,
6. inne w zależności od organizacji i jej potrzeb.

Często pojawia się pytanie: Czy oficer Compliance (IOD itd.) powinien być prawnikiem?

Nie musi i często nie jest. Choć wykształcenie prawnicze na pewno pomaga. Często są to osoby z wykształceniem ekonomicznym lub technicznym. Niezależnie od wykształcenia, oficer Compliance (IOD itd.) powinien cały czas podnosić swoje kwalifikacje.