Czy nowe dobre praktyki mówią coś o Systemach Compliance?
W praktykach wskazano, że Spółki giełdowe powinny utrzymywać skuteczne systemy:
- kontroli wewnętrznej,
- zarządzania ryzykiem,
- nadzoru zgodności działalności z prawem (compliance),
- audytu wewnętrznego.
Systemy te powinny:
- być skuteczne,
- obejmować wszystkie istotne obszary działalności spółki,
- być odpowiednio umocowane i mieć dostęp do niezbędnych zasobów (ludzkich i finansowych),
- być adekwatne do:
- wielkości Spółki,
- rodzaj i skali prowadzonej działalności,
- efektywnie wspierać procesy decyzyjne w spółce w zakresie zarządzania i nadzoru.
Czy można łączyć te systemy i funkcje według projektu dobrych praktyk ?
Powinny być one wyodrębnione, chyba że jest to nieuzasadnione z uwagi na rozmiar spółki lub rodzaj jej działalności.
Oczywiście funkcje te mogą być wykonywane przez pracowników Spółki lub w części lub w całości outsourcingowane na zewnątrz.
Czy projekt dobrych praktyk określa jakieś wymagania wobec osób odpowiedzialnych za Compliance?
Oprócz tego, że powinny one posiadać odpowiednią wiedzę, doświadczenie, umiejętności i charakter, powinny one nać dogłębnie spółkę, w tym jej zakres biznesowy, otoczenie i organizację. Osoby te powinny mieć zapewniony stały dostęp do dokumentów, systemów informatycznych i operacyjnych, pomieszczeń i pracowników oraz mieć odpowiednią rangę w organizacji.
Jeżeli zostaną spełnione te warunki, osoby te mogą zapewnić skuteczność i efektywność funkcjonowania systemu Compliance.
Komu powinny podlegać osoby odpowiedzialne za Compliance według projektu dobrych praktyk?
Powinny one podlegać bezpośrednio Prezesowi Zarządu lub innemu członkowi Zarządu. Ma to na celu umożliwienie im bieżącego i nieskrępowanego dostępu do wyższego kierownictwa, zarządu oraz rady nadzorczej. Jest kluczowe dla jakości i terminowości przekazywanych informacji oraz skuteczności działań ograniczających ryzyko braku zgodności.
Ponadto takie umocowanie w strukturze organizacji służy również zapewnieniu odpowiedniej pozycji tych osób w hierarchii względem osób odpowiedzialnych za działalność operacyjną i funkcje pomocnicze. Jest to ważne w kontekście odmiennych w wielu sytuacjach priorytetów działań
Projekt dobrych praktyk zaleca ponad to by osoby odpowiedzialne za Compliance brały udział w posiedzeniach zarządu i Rady Nadzorczej, jeśli przedmiotem tych posiedzeń (zgodnie z porządkiem obrad lub poza porządkiem) są sprawy z zakresu systemu zgodności.
Niezależnie od powyższego spółka powinna umożliwić tym osobom bezpośredni kontakt z radą nadzorczą, z pominięciem zarządu i bez udziału zarządu, w sprawach istotnych dla funkcjonowania spółki, jeśli uznają, że sprawy dotyczą zarządu (lub jego członków),lub jeśli wcześniejsze zgłoszenia do zarządu okazały się nieskuteczne.
Czy według projektu dobrych praktyk można uzależnić wynagrodzenie osoby odpowiedzialnej za Compliance od wyników Spółki?
Według projektu dobrych praktyk wynagrodzenie osób odpowiedzialnych za compliance powinno być uzależnione od realizacji wyznaczonych zadań, a nie od wyników spółki. W przeciwnym przypadku istniało by niebezpieczeństwo braku obiektywizmu.
Czy według projektu dobrych praktyk Rada Nadzorcza ma jakieś obowiązki związane z Compliance?
Zgodnie z wytycznymi Rada Nadzorcza powinna:
- monitorować powyższe systemy w tym system Compliance,
- dokonywać jego rocznej oceny.
Czy projekt dobrych praktyk jakoś jeszcze odnosi się do Compliance?
W projekcie są też zalecenia co do zapobiegania konfliktom interesów.
Czy projekt dobrych praktyk ma jakieś znaczenie dla Spółek nie notowanych na GPW?
Według mnie tak. Dobre praktyki Spółek notowanych na GPW wskazują dobre praktyki i kierunek zmian. Wcześniej lub później każda spółka będzie musiała posiadać sprawne i efektywne systemy Compliance. Im wcześniej tym lepiej bo to się po prostu opłaca.