Oficer Compliance w strukturze organizacyjnej gminy

Do 17 grudnia 2021 r., czyli za niecałe 10 miesięcy w sektorze publicznym będą musiały funkcjonować systemy Whistleblowing`u. W związku z tym coraz częściej na szkoleniach i warsztatach słyszę cały szereg pytań o osoby odpowiedzialne za systemy do przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów i podejmowania działań następczych oraz o oficerów Compliance. Oczywiście systemy Whistleblowing`u to tylko jeden z ewentualnych elementów systemów Compliance, ale pozycja osób odpowiedzialnych za ten system powinna być analogiczna jak oficerów Compliance. Dlatego uwagi, w niniejszym artykule, dotyczące oficerów Compliance dotyczą też osób odpowiedzialnych za system Whistleblowing`u.

Jaką pozycję w gminie/mieście na prawie powiatu powinien mieć oficer Compliance?

Według mnie im wyższą tym lepiej. Oficer Compliance powinien podlegać bezpośrednio wójtowi/burmistrzowi/prezydentowi miasta. Jeżeli jest zatrudniony w urzędzie, to w mieście powinien mieć stanowisko Dyrektora (lub analogiczne – jeżeli wykonanie zadań Compliance wymaga powołania komórki organizacyjnej). W mniejszych gminach, gdy wystarczy pojedyncze stanowisko, oficer Compliance powinien posiadać tytuł np. pełnomocnika wójta/burmistrza.

Podkreślam, że niezależnie czy utworzą Państwo komórkę Compliance czy tylko stanowisko to oficer Compliance musi podlegać bezpośrednio pod wójta/burmistrza/prezydenta. Dobrze też jakby miał łatwo rozpoznawalny tytuł.

Dlaczego oficer Compliance powinien mieć tak wysoką pozycję?

Powodów tak wysokiej pozycji oficera Compliance jest kilka. Postaram się pokrótce omówić najważniejsze.

Po pierwsze, urzędy to jest mocno hierarchiczna struktura. Ponadto w większych urzędach tworzą się silosy. Oficer Compliance musi mieć dostatecznie wysoką pozycję w hierarchii i wysoki autorytet formalny by móc przeforsować zmiany, tj. wdrożenie a potem utrzymanie systemu.

Po drugie ponieważ Oficer Compliance wprowadza zmiany to dodanie pomiędzy nim a najważniejszym kierownictwem (które zakładam wspiera faktycznie a nie tylko deklaratoryjnie zmiany) organu pośredniego, kierownika średniego szczebla może spowodować, że kierownik średniego szczebla i bezpośredni przełożony oficera Compliance:

1. będzie opóźniał wdrożenie systemu, uzgadniając drobiazgi, zmieniając zdanie, prosząc o analizy, uzgadniając itp. itd.
2. będzie modyfikował system pozbawiając go kłów i pazurów,
3. będzie próbował wpłynąć na oficera Compliance by zamiótł pewne rzeczy pod dywan lub przymknął oczy na pewne rzeczy.
4. Itp.

Co robić jeśli zgłoszenie dotyczy osoby stojącej w hierarchii urzędu?

Oficer Compliance w takim przypadku powinien wykonać swoje zadanie zgodnie z zasadą zero tolerancji. Nie ważne jaką ktoś ma pozycję. To kolejny argument by oficer Compliance bezpośrednio podlegał pod wójta/burmistrza/prezydenta. Każdy kierownik średniego szczebla tkwi w skomplikowanym układzie zależności, sympatii itd. Dlatego może być nieobiektywny w razie jakiegoś postępowania lub łatwo może być na niego wpłynąć. A za jego pośrednictwem na oficera Compliance gdyby mu podlegał.

Co robić jeśli zgłoszenie dotyczy wójta, burmistrza lub prezydenta?

To są bardzo ciężkie sytuacje. W końcu to wójt/burmistrz/prezydent zatrudnia, płaci i zwalnia oficera Compliance. Oczywiście zawsze oficer Compliance może złożyć zawiadomić właściwe służby. Ja jestem zwolennikiem by przeciwdziałać i raportować należy przede wszystkim lokalnie. Dotychczas sugeruję, żeby w takich przypadkach oficer Compliance raportował np. do przewodniczącego rady gminy/rady miasta.

Chociaż wszystko zależy od lokalnej sytuacji.

Czym grozi zbyt niska pozycja oficera Compliance?

Zbyt niska pozycja oficera Compliance grozi organizacji tym, że wdrożenie systemu Compliance czy whistleblowing`u się nie uda, będzie on nieskuteczny lub wadliwy. W takim przypadku nie zmniejszy on ryzyk prawnych dla gminy czy wójta/burmistrza/Prezydenta a nawet może je zwiększyć. Czasami brak systemu jest lepszy niż jego pozorność lub nieskuteczność.

Dla oficera Compliance zbyt niska pozycja w organizacji grozi drogą przez mękę i wypaleniem zawodowym.

Rady dla przyszłych oficerów Public Compliance

Musicie:

1. być asertywni i niezależni,
2. pamiętać o komunikacji i edukacji – to wasz klucz do sukcesu,
3. być gotowi na to, że stracicie stołek stojąc na straży zasad. Ale to lepsze niż złamać zasady etyczne lub prawo.