Co to jest komunikacja?
Komunikacja - proces porozumiewania się, mający na celu: wymianę myśli, dzielenie się wiedzą, informacjami i ideami.
Funkcje komunikacji to:
- przekazywanie informacji,
- wyrażanie emocji,
- motywowanie,
- kontrolowanie.
Nie da się zarządzać bez porozumiewania się, czyli komunikacji.
O czym musi wiedzieć organizacji przy komunikacji związanej z Compliance?
Organizacja musi wiedzieć jakie ma potrzeby w zakresie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej dotyczącej systemu Compliance lub systemu dla sygnalistów, w tym:
- co będzie komunikować,
- komu będzie komunikować,
- kiedy będzie komunikować,
- kto będzie komunikować,
- z kim będzie się komunikować,
- w jaki sposób będzie się komunikować.
O co musi zadbać organizacja przy komunikacji związanej z Compliance?
W zakresie, komunikacja wewnętrzna, organizacja musi zadbać oto by przekaz dotyczący Compliance lub Sygnalistów był na bieżąco odbierany i rozumiany przez wszystkich pracowników. Powinno być jasno określone:
- jakie są oczekiwania organizacji względem pracowników ,
- co to są przypadki noncompliance (niezgodności)
- jak pracownicy powinni reagować na przypadki non Compliance, w tym komu, gdzie, jak i kiedy pracownicy powinni zgłaszać przypadki noncompliance – czyli jakie są kanały dla sygnalistów.
Dokumentację Compliance (co do zasady) należy udostępnić wszystkim pracownikom, a np. Kodeks Etyki również partnerom biznesowym organizacji, a w stosownych przypadkach np. Kodeks Etyki należy publikować w wewnętrznych i zewnętrznych kanałach informacyjnych.
W zakresie komunikacji zewnętrznej, organizacja musi ustalić metody i zasady komunikacji z interesariuszami zewnętrznymi , m.in. z organami regulacyjnymi, klientami, kontrahentami, dostawcami, inwestorami, służbami ratunkowymi, organizacjami pozarządowymi, sąsiadami itd.
Jakie metody komunikacji może stosować organizacja?
Metody komunikacji mogą obejmować strony internetowe, fora internetowe, wiadomości e-mail, informacje prasowe, reklamy, okresowe biuletyny, raporty roczne (lub inne okresowe) nieformalne rozmowy, dni otwarte, grupy fokusowe, dialog społeczny, udział w wydarzeniach społecznych, infolinię itp.
Wszystkie te metody mają sprzyjać, bezpośrednio lub pośrednio, zrozumieniu i akceptacji zobowiązań danej organizacji w zakresie Compliance.
Ważnym elementem komunikacji są szkolenia. To dzięki szkoleniom pracowniczy nie są najsłabszym ale najsilniejszym ogniwem organizacji. To dzięki szkoleniom mają oni świadomość i wiedzę, co należy robić, jak należy robić, a czego nie robić. Jeżeli pracownicy nie mają potrzebnej wiedzy i świadomości, że za błąd, niezależnie od stanowiska i pozycji, będą na 100% określone konsekwencje, to System Compliance nie ma prawa działać.
Czy oficer Compliance ma jakąś rolę w komunikacji?
Po pierwsze oficer Compliance dostarcza odpowiednią wiedzę do organizacji, np. po przez prowadzenie szkoleń, pisanie artykułów itp..
Po drugie Oficer Compliance powinien m.in. regularnie raportować najwyższemu kierownictwu lub organowi nadzoru m.in. o:
- wynikach systemu Compliance,
- ciągłej adekwatności Systemu,
- zmianach w obowiązkach Compliance, ich wpływie na organizację i proponowanym sposobie postępowania w celu spełnienia nowych obowiązków,
- wszystkich przypadkach noncompliance i ich późniejszej analizie,
- ryzykach Compliance,
- trendach Compliance,
- kontaktach i rozwoju relacji z organami regulacyjnymi (jeżeli są prowadzone),
- wynikach audytów, a także działaniach monitorujących.
Jakie są najczęstsze błędy w komunikacji?
Według mnie najczęstsze błędy w komunikacji to:
- brak komunikacji, wiele organizacji np. nie komunikuje kodeksów etyki, nie zapoznaje pracowników z procedurami itp. itd., lub niedostateczna komunikacja,
- brak szkoleń dla pracowników lub ich nie powtarzanie,
- brak szkoleń dla najwyższego kierownictwa, średniego kierownictwa,
- brak szkoleń dla oficera Compliance,
- stosowanie specjalistycznego i niezrozumiałego języka, zbyt rozbudowane procedury itd.,
- brak konsekwencji lub sprzeczności w komunikacji, np. Spółka głosi na plakatach, że najważniejsza jest etyczna sprzedaż i przestrzegania przepisów, ale handlowców rozlicza tylko z poziomu sprzedaży, surowo karząc za niewykonanie planu. W umowach nie ma nic o zasadach i etyce.
- Brak spójności w komunikacji, np. Dyrektor zakazuje palenia na hali produkcyjnej a sam pali na niej.
Oczywiście błędów w komunikacji jest o wiele więcej, ale te jako pierwsze przychodzą mi na myśl.
Co by Pan radził oficerom Compliance w zakresie komunikacji?
Aby zadbali by była jasna, konsekwentna, permanentna i efektywna oraz by pamiętali o raportowaniu.