Compliance. Jak wygląda wdrażanie systemów dla sygnalistów w gminach?

• W jaki sposób zgłaszane były w ostatnich lata nieprawidłowości w gminach?
• Kto obsługuje informacje o nieprawidłowościach w urzędach?
• Czego dotyczyły zgłoszenia o nieprawidłowościach?
• Ile zgłoszeń o nieprawidłowościach zostało zweryfikowanych pozytywnie?
• W jaki sposób postępowano po pozytywnym zweryfikowaniu zgłoszeń?

W dniu 14 kwietnia br. został opublikowany raport z badań 2020 „Systemy dla sygnalistów w gminach w Polsce”, opracowany na podstawie badań przeprowadzonych na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu, w Katedrze Finansów Publicznych, we współpracy z E-nform Sp. z o.o. W niniejszym artykule chciałbym kontynuować informowanie Państwa o czym dowiadujemy się z raportu.

W jaki sposób zgłaszane były w ostatnich lata nieprawidłowości w gminach?

W 87% gmin, które odesłały ankietę poinformowało, że w latach 2018-2020 nie zgłoszono żadnych nieprawidłowości i nadużyć. Co ciekawe, jeżeli rozbijemy deklaracje w zależności od wielkości i typu gmin to:

1. 90,5 % gmin wiejskich zadeklarowało, że u nich nie było nieprawidłowości i nadużyć,
2. 84,4% gmin miejsko-wiejskich zadeklarowało, że u nich nie było nieprawidłowości i nadużyć,
3. 81 % gmin miejskich zadeklarowało, że u nich nie było nieprawidłowości i nadużyć,
4. 65% miast na prawach powiatu zadeklarowało, że u nich nie było nieprawidłowości i nadużyć.

Na pewno są gminy w Polsce w których nie było nieprawidłowości i nadużyć. Natomiast w większości przypadków według mnie jest to raczej wynik niewykrycia nieprawidłowości i nadużyć.

Obawiam się, że sporo gmin nie będzie chciało wdrażać systemów dla Sygnalistów aby nie musieć się konfrontować z wykrytymi nieprawidłowościami lub nadużyciami, stosując wymówkę „u nas nie ma nadużyć i nieprawidłowości”.

W 188 gminach nieprawidłowości były zgłaszane bezpośrednio.

W 35 gminach nieprawidłowości były zgłaszane korespondencyjnie.

W 25 gminach nieprawidłowości były zgłaszane pocztą elektroniczną.

23. 14 gminach nieprawidłowości były zgłaszane telefonicznie.

To pokazuje jakie kanały, poza dedykowaną aplikacją powinny by stosowane przez gminy.

Kto obsługuje informacje o nieprawidłowościach w urzędach?

W 85,2% gmin (około 1500), informacji o nieprawidłowościach obsługuje kierownictwo jednostki.

W 458 gminach informacji o nieprawidłowościach obsługuje Inspektor Ochrony Danych.

W 225 gminach informacji o nieprawidłowościach obsługuje pracownik wskazany doraźnie przez kierownika.

W 189 gminach informacji o nieprawidłowościach obsługuje audytor wewnętrzny.

W 65 gminach informacji o nieprawidłowościach obsługuje kontroler wewnętrzny.

W 23 gminach informacji o nieprawidłowościach obsługuje podmiot zewnętrzny.

W 81 gminach brak jest przygotowania do obsługi zgłoszeń.

Czego dotyczyły zgłoszenia o nieprawidłowościach?

Zgłoszenia o nieprawidłowościach dotyczyły:

1. niedopełnienia obowiązków – 94 zgłoszenia,
2. mobbingu – 41 zgłoszenia,
3. konfliktu interesów – 26 zgłoszenia,
4. ujawnienia informacji prawnie chronionej – 18 zgłoszenia,
5. fałszowania dokumentów – 10 zgłoszenia,
6. przywłaszczenia pieniędzy lub rzeczy – 7 zgłoszenia,
7. ustawiania przetargów – 5 zgłoszenia,
8. oszustw – 5 zgłoszenia,
9. szantażu - – 1 zgłoszenie.

W sumie w ankietowanych gminach zgłoszono 207 przypadków nieprawidłowości i nadużyć.

Chciałbym zwrócić uwagę, że 91,7 ankietowanych gmin zadeklarowało, że nie odnotowało zgłoszeń nieprawidłowości i nadużyć. Zawsze powtarzam, brak zgłoszeń i oficjalny brak nieprawidłowości i nadużyć oznacza jedno – że o nich nie wiesz.

Ile zgłoszeń o nieprawidłowościach zostało zweryfikowanych pozytywnie?

Z raportu z badań wynika, że w 2019 r. w 36,9% gmin, w których odnotowano zgłoszenia, prawie 2/3 zgłoszeń zostało zweryfikowanych pozytywnie. W blisko 40% gmin odsetek zgłoszeń zweryfikowanych pozytywnie nie przekroczył 10 % wszystkich zgłoszeń. Zgadzam się z autorami raportu, że wynika to:

1. przekazywania nieprecyzyjnych lub nierzetelnych zgłoszeń,

lub

2. braku stosownych procedur lub ich nieskuteczności, braku kompetencji czy też dobrej woli by wyjaśnić zlecenie.

Na pewno weryfikacja zgłoszeń jest bardzo ważna ale i bardzo trudnym elementem systemów dla Sygnalistów. Potrzeba tu pomocy ekspertów i woli by odkryć prawdę. Często bardzo niewygodną.

W jaki sposób postępowano po pozytywnym zweryfikowaniu zgłoszeń?

Z raportu wynika, że :

1. w 55 przypadkach wyciągnięto konsekwencje dyscyplinarne,
2. w 53 przypadkach zgłoszono sprawę organom ścigania,
3. w 33 przypadkach potwierdzono winę ale odstąpiono od ukarania,
4. w 14 przypadkach zgłoszono sprawę do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych,
5. w 12 przypadkach stwierdzone nieprawidłowości były na bieżąco, wewnętrznie eliminowane,
6. w 2 przypadkach zgłoszono sprawę organom nadzorującym zadania z administracji rządowej.

Na zakończenie chciałbym podkreślić, że niepokoi mnie:

1. mała ilość zgłoszeń – to oznacza, że w gminach jest sporo problemów, od komunikacji i zaufania zaczynając,
2. spora ilość zgłoszeń zweryfikowanych negatywnie – to oznacza, ze sygnaliści przekazują mało danych lub że zawodzą procedury, brak kompetencji lub woli by rzetelnie wyjaśniać zgłoszenia.

Uważam, że kwestia rzetelnej weryfikacji zgłoszeń i podejmowania działań następczych zgodnie z zasadą „zero tolerancji” będzie miała kluczowe znaczenie w funkcjonowaniu systemów dla Sygnalistów.

Do 17 grudnia br. zostało 7 miesięcy. To ostatni moment by na spokojnie wdrożyć systemy dla sygnalistów. Niestety obawiam się, że w większości gmin ten czas również zostanie zmarnowany. Obym się mylił. Dla dobra sygnalistów, ale przede wszystkim dla dobra wójtów, burmistrzów i Prezydentów. Bo to oni na końcu poniosą odpowiedzialność za brak, pozorność lub nieskuteczność systemów.