REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Oficer Compliance w pytaniach i odpowiedziach

Paweł Bronisław Ludwiczak
Radca prawny, specjalizujący się w tematach związanych z obsługą prawną przedsiębiorców, prawem korporacyjnym, zamówieniami in house, publicznym transportem zbiorowym i Compliance.
Oficer Compliance – w pytaniach i odpowiedziach
Oficer Compliance – w pytaniach i odpowiedziach
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Co to Compliance? Kim jest oficer Compliance? Za co odpowiada oficer Compliance? Jakie warunki musi spełniać? Przedstawiamy odpowiedzi na najważniejsze pytania.

Kim jest oficer Compliance?

Oficer Compliance może mieć różne tytuły np.: Dyrektor/kierownik/specjalista/inspektor ds. Zgodności/Zarządzania Zgodnością/Compliance/Zarządzania Ryzykiem Prawnym albo ich angielskie odpowiedniki. Wszystkie te osoby potocznie określamy jako oficerów Compliance.

REKLAMA

Oficer Compliance to osoba odpowiedzialna za zarządzenie zgodnością, czyli z angielskiego Compliance, w danym podmiocie. Oczywiście w różnych podmiotach jego szczegółowy zakres obowiązków i uprawnień może być bardzo różny.

Co to Compliance?

O Compliance mówimy w czterech głównych aspektach:

  1. pierwszy aspekt to zapewnienie by podmiot postępował zgodnie z A) przepisami powszechnie obowiązującymi (tzw. twarde Compliance występujące de facto w sektorze publicznym i większości podmiotów prywatnych), B) regulacjami wewnętrznymi i przyjętymi zobowiązaniami, C) standardami, normami w tym etycznymi – w tym aspekcie Compliance ma dużo wspólnego z kontrolą wewnętrzną i działami prawnymi,
  2. drugi aspekt to zarządzanie ryzykiem braku zgodności z A) przepisami powszechnie obowiązującymi, B) regulacjami wewnętrznymi i przyjętymi zobowiązaniami, C) standardami, normami w tym etycznymi – w tym aspekcie Compliance ma dużo wspólnego z systemami zarządzania ryzykiem, w tym ryzykiem operacyjnym,
  3. trzeci aspekt to doradztwo,
  4. czwarty aspekt to audyty.

W różnych organizacjach Compliance wygląda różnie, bo kładzie się różny nacisk na różne jego aspekty.

Za co jest odpowiedzialny oficer Compliance?

Oficer Compliance powinien być odpowiedzialny m.in. za:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  1. branie udziału w opracowaniu niezbędnych polityk, procedur i procesów lub zmian do istniejącej dokumentacji i procesów,
  2. dostarczanie organizacji bieżącego wsparcia w zakresie Compliance w tym dawanie wytycznych,
  3. dostarczanie organizacji wiedzy o Compliance, np. w formie porad, szkoleń dla pracowników itd.,
  4. udział w zarządzaniu, w tym identyfikacji i monitorowaniu ryzyk Compliance,
  5. udział w identyfikacji potrzeb działań naprawczych,
  6. inne w zależności od organizacji i jej potrzeb.

Według badań najczęstsze zasadnicze zadania oficerów Compliance w podmiotach to:

  1. podnoszenie świadomości pracowników,
  2. przyjmowanie zgłoszeń o potencjalnych naruszeniach / nieprawidłowościach / nadużyciach i prowadzenie dochodzeń,
  3. przekładanie wymogów prawnych na spółkę,
  4. wyjaśnianie pytań prawnych i organizacyjnych,
  5. doradzanie Zarządowi,
  6. udział w strategicznych spotkaniach z prawem głosu lub jako doradca lub jako obserwator bez prawa głosu,
  7. pośredniczenie pomiędzy spółką o organami kontrolnymi lub organami ścigania.

Chciałbym podkreślić, że zgodnie z koncepcją trzech linii obronnych, oficer Compliance wchodzi w skład drugiej linii obrony Podmiotu i odpowiada za kontrolę poprawności zarządzania ryzykami braku zgodności, doradztwo oraz koordynację w zakresie zarządzania ryzykami braku zgodności).

Jakie warunki musi spełniać oficer Compliance?

Właściwa osoba na tym stanowisku to klucz do sukcesu. Niewłaściwa osoba to olbrzymie ryzyko kłopotów dla organizacji. Czy jest jakiś wzorzec idealnego oficera Compliance niestety nie ma. Ale za to wiadomo jakie musi spełniać warunki.

Oficer Compliance (IOD itd.) musi m.in.

  1. posiadać odpowiednie kwalifikacje zawodowe w tym wiedzę, doświadczenie i umiejętności,
  2. posiadać odpowiednie umiejętności miękkie, w szczególności w zakresie komunikacji,
  3. być niezależny,
  4. posiadać zdolności przywódcze i menedżerskie,
  5. cały czas się uczyć i rozwijać,
  6. dobrze i wszechstronnie być rozeznanym w bieżących sprawach podmiotu.

Organizacja może:

  1. powierzyć funkcję Compliance swojemu pracownikowi,
  2. outsourcingować na zewnątrz organizacji,
  3. stosować model hybrydowy.

Jakie narzędzia powinien otrzymać oficer Compliance?

Chciałbym zauważyć, że nawet najlepszy oficer Compliance (IOD itd.) nie poradzi sobie jeżeli nie otrzyma niezbędnego wsparcia i kredytu zaufania niezbędnego do wdrożenia Systemu Compliance a potem jego utrzymania. Musi on mieć co najmniej:

  1. bezpośredni dostęp do najwyższego kierownictwa i organu nadzoru,
  2. zapewnione odpowiednie zasoby finansowe, rzeczowe i ludzkie,
  3. odpowiednio wysoką pozycję w organizacji (im wyżej tym lepiej, zaleca się by bezpośrednio podlegać pod członka Zarządu),
  4. gwarancje niezależności i braku konfliktu interesów,
  5. posiadać niezbędne upoważnienia i dostęp do informacji i danych, w tym ludzi w organizacji.

To czy oficer Compliance będzie kierował działem czy też zajmował samodzielne stanowisko zależy od :

  1. zakresu obowiązków oficera Compliance/Działu Compliance,
  2. wielkości i typu jednostki.

W większych podmiotach zalecam by był to dział, w mniejszych wystarczy samodzielne stanowisko.

Przy okazji nadmieniam, że często z różnych względów organizacje łączą funkcję oficera Compliance z innymi funkcjami w organizacji. Można, ale trzeba tylko pamiętać, że:

  1. oficer Compliance powinien podlegać bezpośrednio najwyższemu kierownictwu jednostki organizacyjnej,
  2. inne obowiązki nie powinny negatywnie wpływać na niezależne wykonywanie zadań przez oficera Compliance,
  3. oficer Compliance powinien dysponować czasem wystarczającym do wykonywania swoich zadań, przy uwzględnieniu m.in. liczby obowiązków czy stopnia ich skomplikowania.

Kto odpowiada za to by organizacja była Compliance? Oficer Compliance, Zarząd czy wszyscy?

REKLAMA

Powszechnym mitem jest, że to oficer Compliance odpowiada za to by organizacja i wszyscy w niej postępowali zgodnie z przepisami i normami. Przypominam, że za zgodność odpowiada w podmiocie każdy pracownik od Prezesa, przez kierownika aż po szeregowego pracownika. I to zawsze na końcu Najwyższe kierownictwo (Zarząd, Dyrektor, Wójt, Burmistrz, Prezydent, Starosta, Marszałek, Wojewoda, Minister itd.) odpowiada za zgodność. Bo to najwyższe kierownictwo ma władzę i odpowiada za zarządzanie danym podmiotem.

REKLAMA

Zatrudnienie oficera Compliance nie zwalnia najwyższego kierownictwa z odpowiedzialności. Ale zatrudnienie właściwego oficera Compliance, zapewnienie mu odpowiedniej pozycji w organizacji, zasobów itd. pozwala zmniejszyć ryzyko prawne organizacji, pracowników i najwyższego kierownictwa.

Niestety w wielu podmiotach nie funkcjonują działy czy stanowiska Compliance (np. w sektorze publicznym znam pojedyncze przypadki funkcjonowania Compliance). Natomiast w tych podmiotach w których funkcjonuje ta funkcja (bo tak każe np. prawo bankowe, prawo o podmiotach publicznych itd. lub właściciel z zagranicy) często traktuje się Compliance nie jako wsparcie dla biznesu ale jako zło konieczne. Dopóki coś się nie stanie, na oficerze Compliance się oszczędza i się go lekceważy. Oczywiście de facto bo w papierach i deklaracjach wszystko jest wzorowo. Organizacje, najwyższe kierownictwo powinni traktować oficerów Compliance jak partnera i bezcenne wsparcie na którym nie opłaca się oszczędzać. Podczas audyty sprawdzam m.in. czy oficer Compliance bierze udział w posiedzeniach Zarządu lub spotyka się z członkami Zarządu, czy ma prawo wyznaczyć czerwoną linię nawet dla najwyższego kierownictwa, jak często konsultowane są z nim procesy, projekty itd. Wtedy szybko wychodzi szydło z worka.

Chciałbym podkreślić, że zarządzanie zgodnością ma według mnie kluczowe znaczenie dla funkcjonowania i bezpieczeństwa organizacji. Niestety często brak oficera Compliance w organizacji, jest nim nieodpowiednia osoba lub najczęściej brak mu odpowiednich zasobów i umocowania lub jest lekceważony przez najwyższe kierownictwo. A na końcu próbuje się często z niego robić kozła ofiarnego. A wystarczyło by poprosić ekspertów, praktyków Compliance o pomoc i ich posłuchać.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Opłata reklamowa 2025 r.: część stała 3,72 zł, część zmienna 0,34 zł

Opłata reklamowa 2025 r.: część stała 3,72 zł, część zmienna 0,34 zł. W jakich przypadkach nie pobiera się opłaty reklamowej? Kto musi opłacić opłatę reklamową? Co w przypadku, gdy budynek ma więcej niż jednego właściciela?

Opłata od posiadania psów 2025 r.: 178,26 zł

Opłata od posiadania psów 2025 r. Maksymalna wysokość opłaty od posiadania psów w 2025 r. wynosić będzie 178,26 zł. Kto powinien opłacić opłatę od posiadania psów? Kto jest zwolniony od opłaty od posiadania psów? Co z psami asystującymi?

QUIZ Podróżujesz po Polsce? Na pewno wiesz, gdzie są te miejsca
Gdzie znajdziemy Maczugę Herkulesa? A Kolorowe Jeziorka? Gdzie jest Kaplica Czaszek? A Sokolica? Rozwiąż quiz i sprawdź swoją wiedzę.
Opłata miejscowa i uzdrowiskowa 2025 r.: od 3,31 zł do 6,38 zł

Opłata miejscowa 2025 r., opłata uzdrowiskowa 2025 r.: od 3,31 zł do 6,38 zł. Czym jest opłata miejscowa? Czym jest opłata uzdrowiskowa? Co w przypadku nakładania się opłat? Kto jest zwolniony z opłacania opłaty lokalnej i uzdrowiskowej?

REKLAMA

Opłata targowa 2025 r.: 1126 zł

Opłata targowa 2025 r.: 1126 zł. Czym jest opłata targowa? Kto musi opłacać opłatę targową? Kto może liczyć na zwolnienie z opłaty targowej? Kto ustala wysokość opłaty targowej? Czy opłata targowa w 2025 r. może być niższa niż 1126 zł?

Podatek od środków transportu 2025 r.: od 1204,87 zł do 4602,58 zł

Podatek od środków transportu 2025 r.: od 1204,87 zł do 4602,58 zł. Ile wyniesie podatek od samochodów ciężarowych o dopuszczalnej masie powyżej 9 ton w 2025 r.? Ile wyniesie podatek od autobusów w 2025 r.? Na kim ciąży obowiązek podatkowy?

Czy Polacy chętnie angażują się w wolontariat?

5 grudnia to Światowy Dzień Wolontariusza. Czy ten temat jest bliski Polakom? Okazuje się, że zaledwie 33% ma doświadczenie w wolontariacie. 

Podatek od nieruchomości 2025 r.: od 0,73 zł do 34 zł

Od 0,73 zł do 34 zł podatku od nieruchomości 2025 r. Kto będzie musiał opłacić podatek od nieruchomości w 2025 r.? Ile wyniesie podatek od gruntu 2025 r.? Ile wyniesie podatek od budynków lub ich części w 2025 r.? Ile wyniesie podatek od budowli w 2025 r.?

REKLAMA

Komunikat MC: List polecony przez Internet? Wygodna korespondencja z urzędami dzięki e-Doręczeniom

Od 1 stycznia 2025 r. zacznie obowiązywać system e-doręczeń. Wszystkie urzędowe pisma i decyzje będzie można odbierać oraz nadawać w formie elektronicznej. E-Doręczenia są elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego za pośrednictwem odbioru.

Ósmoklasiści rozpoczęli próbne egzaminy

Dziś zaczął się trzydniowy próbny egzamin ósmoklasisty organizowany przez Centralną Komisję Egzaminacyjną. Udział szkół nie jest obowiązkowy. 

REKLAMA