Obecnie internet staje się nie tylko źródłem informacji. Jest przede wszystkim narzędziem służącym komunikacji między ludźmi. W przypadku jednostki samorządu terytorialnego jest narzędziem porozumienia między samorządem a obywatelem, w tym między urzędem a mieszkańcami gminy. Jest to szczególnie ważne w przypadku, gdy gminne oraz miejskie urzędy są oblegane przez interesantów. Strona powinna być interaktywna, aby odciążyć urząd. Idealnie byłoby, gdyby dzięki takiej witrynie istniała możliwość zdalnego składania wniosków i zapytań do urzędników. Dobrze skonstruowana witryna powinna więc zawierać odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Jest to szczególnie ważne w czasach, gdy rządzący coraz częściej i poważniej myślą o uproszczeniu procedur związanych z załatwianiem spraw administracyjnych w urzędach. Oczywiście dobra strona internetowa powinna też zawierać wyczerpujące informacje na temat gminy, jej władz, atrakcji turystycznych, adresów i telefonów do szkół, instytucji i firm. Powinna być zachętą do inwestowania w konkretnej gminie. Powinna być przejrzysta i łatwa w obsłudze dla użytkownika.
Trzeba zdać sobie sprawę, że komputery różnych producentów nie różnią się znacząco konfiguracjami i parametrami technicznymi. Szybki rozwój doprowadził do wyrównania różnić technologicznych wśród kluczowych producentów sprzętu komputerowego. Dlatego - obok niezawodności bardzo ważne, może najważniejsze, jest zapewnienie odpowiedniej obsługi posprzedażowej, a także różnego rodzaju wartości dodanych. Ważne jest też zapewnienie sprawnego, błyskawicznego serwisu i pomocy technicznej.
Jeśli chodzi o cechy sprzętu do zastosowań biurowych, to ich konfiguracje nie muszą być wyśrubowane, co przekłada się na dobry stosunek jakości do ceny. Ponadto sprzęt powinien sprzyjać atmosferze pracy biurowej. Dobrze, jeśli jest cichy oraz gdy nie zajmuje wiele miejsca.
Zakup sprzętu do urzędu gminy nie jest sprawą prostą.
W przypadku państwowej lub samorządowej instytucji zakup sprzętu wiąże się ze spełnieniem koniecznych procedur i przepisów przetargowych. Trzeba pamiętać o przepisach dotyczących zamówień publicznych. Nie można wybrać dowolnego sprzętu, np. w sklepie komputerowym, wszystko musi odbyć się jawnie. Istotne jest dobranie odpowiednio kompetentnej komisji przetargowej. Osoby wybierające sprzęt powinny wiedzieć, jaka konfiguracja będzie odpowiadała potrzebom urzędu. Za te same pieniądze można bowiem kupić albo dziesięć komputerów spełniających potrzeby biurowe, albo trzy komputery o świetnych parametrach, które jednak w zastosowaniach urzędu będą się marnowały. Ważne, by komputery miały także możliwość łatwej rozbudowy i adaptacji do nowych rozwiązań informatycznych, dzięki czemu nie będzie potrzeby natychmiastowej wymiany sprzętu w przypadku nowych wymagań IT, w przyszłości. Dlatego planując zakup sprzętu komputerowego, należy przewidzieć różne sytuacje i tak by służył on przez co najmniej kilka lat.
JAKUB POŁEĆ
dyrektor marketingu Maxdata Polska