Wydatki na wykonywane z telefonów służbowych rozmowy prywatne pracowników, pokrywane przez urząd miasta, należy zaliczać do przychodów pracownika. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownik zobowiązany jest do zwrotu tych wydatków. Abonamentu, do którego opłacenia zobowiązany jest urząd, nie należy – co do zasady – dzielić na części odpowiadające rozmowom służbowym i prywatnym.
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej: updof).
Pracownik – w przypadku wykorzystywania telefonu służbowego na potrzeby prywatne – uzyska nieodpłatne świadczenie. Wydruk połączeń telefonicznych (tzw. billing) pozwala na wyeliminowanie kosztów rozmów prywatnych pracownika. Jeżeli rozmowa jest przeprowadzona w celach prywatnych, pracownik powinien to wykazać na billingu. Jeżeli zaś pracownik wykazuje rozmowę jako służbową (a numer odbiorcy to uprawdopodabnia), to jest to swego rodzaju oświadczenie pracownika, które nie powinno być kwestionowane przez organy podatkowe.
Czytaj także: Odpowiedzialność kierownika jednostki za naruszenie dyscypliny finansów publicznych>>
INTERPRETACJE
W przypadku udostępnienia telefonów komórkowych i przyznania w związku z tym limitów do wykorzystania na rozmowy służbowe nie sposób uznać, że pracownicy urzędu zajmujący kierownicze stanowiska uzyskują przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracownicy ci uzyskiwaliby nieodpłatne świadczenia, które podlegałyby opodatkowaniu łącznie z innymi składnikami wynagrodzenia w sytuacji, gdyby korzystali z telefonów dla celów prywatnych, natomiast wnioskodawca ponosiłby koszty takiego korzystania w całości lub w części. (...) Gdy telefon wykorzystywany jest jako narzędzie pracy (służy tylko celom służbowym) – wydatki ponoszone przez wnioskodawcę, związane z jego udostępnieniem i eksploatacją, nie stanowią przychodu pracownika (osoby zatrudnionej w urzędzie na kierowniczym stanowisku) z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Natomiast gdy telefon służy osobistej korzyści pracownika i realizacji jego prywatnych celów – wydatki ponoszone przez wnioskodawcę, związane z jego udostępnieniem i eksploatacją, stanowią przychód pracownika (...), o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 10 sierpnia 2010 r., sygn. IBPBII/1/415-631/09/MK
Jeśli pracownik jest zobowiązany do zwrotu wydatków z tytułu jego prywatnych rozmów wykonywanych z telefonu służbowego, nie zaistnieje nieodpłatne świadczenie. Tym samym nie będzie ono zaliczane do przychodów pracownika.
INTERPRETACJE
Nieodpłatne świadczenie otrzymane od pracodawcy w formie używania telefonu służbowego do celów prywatnych stanowi po stronie pracownika przychód podlegający opodatkowaniu. Jeśli jednak pracownik zostanie obciążony kosztami ww. świadczenia, nie będzie to świadczenie nieodpłatne skutkujące powstaniem przychodu.
Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 23 grudnia 2008 r., sygn. IBPB2/415-1606/08/BD
Jeżeli chodzi o wydatki na abonament, to wynikają one z zarejestrowania telefonu na urząd oraz tego, że telefon jest własnością urzędu. Wydatek ten ponoszony jest niezależnie od wykorzystania telefonu (choć z założenia taki telefon przeznaczony jest do celów służbowych urzędu). W związku z tym do jego poniesienia zobowiązany jest urząd, a nie pracownik.
Abonament stanowi wydatek niezbędny do utrzymania telefonu „w gotowości” do wykorzystywania do celów urzędu. W związku z tym nie należy dzielić abonamentu na części i zaliczać części odpowiadającej rozmowom prywatnym pracownika do jego przychodów ze stosunku pracy. Telefon taki należałoby traktować podobnie jak stacjonarny telefon w biurze, za który również płaci się abonament. Niemniej jednak, z uwagi na przenośny charakter telefonu komórkowego, w sytuacji gdyby taki telefon był wykorzystywany głównie do celów prywatnych pracownika (lub też np. w ramach abonamentu przyznane byłyby tzw. darmowe minuty i byłyby one wykorzystywane do celów prywatnych), wówczas mogłoby być uzasadnione określenie wartości świadczenia z tego tytułu i zaliczenie go do przychodów pracownika. Innymi słowy, jeżeli telefon byłby wykorzystywany przede wszystkim do celów prywatnych, to pracownik otrzymywałby również świadczenie w postaci opłacenia abonamentu. Takie sytuacje będą jednak występowały w praktyce niezmiernie rzadko.
Czytaj także: Korzystanie z prywatnego samochodu przez wójta>>
PODSTAWA PRAWNA
• Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 257, poz. 1725)