W dniu 9 grudnia 2020 r., CBA opublikowało „Wytyczne antykorupcyjne dla administracji publicznej w zakresie jednolitych rozwiązań instytucjonalnych oraz zasad postępowania dla urzędników i osób należących do grupy PTEF”. W wytycznych poruszono też tematykę cyklu Deminga i ciągłego doskonalenia systemu antykorupcyjnego. Według mnie jest to bardzo słuszne podejście. Żaden system nie jest idealny, poza tym ludzie, procesy i świat się zmieniają. Dlatego trzeba ciągle analizować działanie systemów i je aktualizować. Co ciekawe w wytycznych nie użyto słów „cykl Deminga” ale za to go opisano w części zatytułowanej „Skuteczna samoocena i monitorowanie zagrożeń korupcyjnych”.
Dlaczego ważna jest ciągła analiza i doskonalenie systemu?
Podobnie jak CBA, podkreślam, że sprawny system (składający się z wszystkich przyjętych rozwiązań organizacyjnych i technicznych oraz wspierany przez odpowiednie zaangażowanie kierownictwa) powinien być poddawany ciągłej analizie i przebudowywany stosownie do bieżących potrzeb.
Taka praktyka pomoże:
- ustalić, czy stosowane narzędzia i mechanizmy są skuteczne (które elementy nie spełniają oczekiwań, a które przynoszą założone rezultaty),
- wprowadzić odpowiednie modyfikacje, by zwiększyć ich skuteczność,
- wypracować nowe rozwiązania dostosowane do zmieniających się okoliczności.
Jak często powinien być robiony audyt systemu?
Według wytycznych CBA, audyt stosowanych narzędzi i mechanizmów powinien być przeprowadzany co dwa lata (w przypadku wysokiego ryzyka zalecam audyty co roku lub nawet co półroku). Co ciekawe CBA zaleca rozpowszechnienie wyników audytu wśród pracowników podmiotu w terminie do trzech miesięcy od zakończenia okresu, który był badany.
Jakie narzędzia mogą być skuteczne w ocenie systemu?
Według CBA do przeprowadzenia skutecznej oceny szczególnie użyteczne mogą być:
- badania ankietowe pracowników, pracowników odchodzących z pracy i kontrahentów,
- analizy zgłoszeń w ramach systemu raportowania sytuacji potencjalnie niebezpiecznych z punktu widzenia zagrożenia korupcją,
- ustalenia pionu kontroli lub audytu wewnętrznego oraz kontroli zarządczej, o ile w jednostce administracji publicznej znajduje się tego rodzaju komórka,
- warsztaty samooceny.
W tym miejscu chciałbym zwrócić uwagę, że CBA pisze o samoocenie. Według mnie warto by w ocenia brał udział niezależny ekspert lub eksperci z zewnątrz. Raz, że spojrzą na system świeżym okiem, dwa będą bardziej szczerzy i krytyczni. Odradzam kupowanie tzw. certyfikatów zgodności.
Co jest ważne obok okresowego audyty systemu?
W wytycznych CBA wskazuje, że obok okresowego audytu (obejmującego uzupełnienie oceny ryzyka i działania profilaktyczne) niezbędne jest bieżące monitorowanie i wykrywanie na możliwie wczesnym etapie zagrożeń korupcyjnych.
Przy czy, przez zagrożenie korupcyjne CBA rozumie podejrzewane lub zaistniałe nieprawidłowości, które czasem mogą przybierać formę konkretnego przestępstwa.
Kto powinien wykonywać zadania z zakresu monitoringu?
Z wytycznych wynika, że zadania w zakresie monitorowania zagrożeń korupcyjnych, powinny być wykonywane przez pracownika ds. przeciwdziałania korupcji oraz pracowników komórek organizacyjnych ds. kontroli i audytu wewnętrznego. Warto podkreślić, że zadania te powinny być realizowane w trybie ciągłym.
Ponadto, ponieważ na najwyższym kierownictwie spoczywa odpowiedzialność za system w tym obowiązek reagowania na nieprawidłowości powinno ono być odpowiednio zaangażowane. W tym jak podkreśla CBA, powinno ono składać zawiadomienia organów ścigania o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.
Zgadzam się z CBA, że efektywne monitorowanie zagrożeń jest elementem odporności organizacji.
Czego wymaga skuteczne monitorowanie zagrożeń korupcyjnych?
Według CBA skuteczne monitorowanie zagrożeń korupcyjnych wymaga:
- stałej, bieżącej analizy potencjalnych nieprawidłowości i/lub ewentualnego konfliktu interesów - zgoda,
- doraźnej kontroli zgodności działań urzędników z prawem powszechnie obowiązującym oraz przepisami wewnętrznymi - zgoda,
- stosowania okresowej rotacji pracowników i zadań na stanowiskach zidentyfikowanych jako szczególnie podatne na ryzyko korupcyjne, przy jednoczesnym zapewnieniu zachowania ciągłości procesów - nie zawsze jest to możliwe,
- przestrzegania zasady „dwóch par oczu” (zapewnienia wzajemnej kontroli pracowników zajmujących się jedną sprawą lub wykonujących określone czynności) - skuteczna metoda, choć nie zawsze,
- zagwarantowania prawidłowego działania kanałów zgłoszeniowych oraz zagwarantowania ochrony osobom zgłaszającym nieprawidłowości w instytucji (ochrona sygnalistów) - słuszny postulat, zobaczymy jak wyjdzie w praktyce,
- sprawdzania wszystkich informacji o ewentualnych nieprawidłowościach oraz odpowiedniego reagowania w przypadku ich potwierdzenia - zgoda,
- zawiadomienia organów ścigania w przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa - zgoda,
- zgodnej współpracy z organami ścigania oraz instytucjami kontrolnymi, a także korzystania z wyników ich pracy w ramach doskonalenia odporności organizacji na zagrożenia korupcyjne - ja wolę mówić o „współpracy”,
- wdrażania rekomendacji właściwych organów, w szczególności Centralnego Biura Antykorupcyjnego - oceniam to jako marketing.Rekomendacje mają różną jakość.
Każdy system powinien działać w cyklu Deminga i zawsze należy monitorować ryzyka. Natomiast niestety często na to brakuje zasobów.