Compliance - rola sygnalisty według wytycznych CBA

• Kim jest sygnalista?
• Jakie są powody zgłaszania naruszeń przez Sygnalistów według wytycznych CBA?
• Czy sygnalista ma obowiązek dokonywania zgłoszeń?
• Co powinny zrobić podmioty publiczne według wytycznych CBA?
• Co należy do obowiązków pracownika ds przeciwdziałania korupcji w zakresie systemów Whistleblow`ingowych według wytycznych CBA?
• Jakie przepisy regulują systemy przyjmowania zgłoszeń od Sygnalistów?
• Jakie są kluczowe elementy systemu ochrony Sygnalistów według wytycznych CBA?

Kim jest sygnalista?

Zgadzam się z CBA, że pracownicy instytucji rządowych i samorządowych najczęściej jako pierwsi posiadają wiedzę o nieprawidłowościach lub popełnieniu czynu zabronionego. Zdarzają się sytuację, gdy tylko oni posiadają taką wiedzę. Spowodowane to jest tym, że bezpośrednio uczestniczą i obserwują przebieg procesów w administracji.

Dlatego zgłoszenie nadużycia, jest często jedynym sposobem uniknięcia lub minimalizacji negatywnych następstw, np. finansowych, organizacyjnych, wizerunkowych. Im wcześniej sygnalista, kierując się lojalnością wobec organizacji i prawa, zbierze się na odwagę by zgłosić nadużycie tym lepiej dla organizacji.

Natomiast patrząc z perspektywy długookresowej działalność sygnalistów stanowi ważny element wzmacniania odporności organizacji na ryzyka prawne.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2021

Jakie są powody zgłaszania naruszeń przez Sygnalistów według wytycznych CBA?

Według CBA sygnaliści dokonują zgłoszeń z następujących powodów:

1. społeczny obowiązek,
2. prawny obowiązek,
3. pomoc organom ścigania,
4. ochrona współpracowników,
5. ochrona samego siebie.

Czy sygnalista ma obowiązek dokonywania zgłoszeń?

CBA, w wytycznych wskazuje, następujące przepisy:

1. art. 304 § 1 kodeksu postępowania karnego, zgodnie z którym każdy, kto dowiedział się o popełnieniu przestępstwa ściganego z urzędu, ma społeczny obowiązek zawiadomić o tym prokuratora lub Policję,
2. art. 304 § 2 kodeksu postępowania karnego, zgodnie z którym art. 304 § 1 kodeksu postępowania karnego, zgodnie z którym instytucje państwowe i samorządowe, które w związku ze swą działalnością dowiedziały się o popełnieniu przestępstwa ściganego z urzędu, są obowiązane niezwłocznie zawiadomić o tym prokuratora lub Policję oraz przedsięwziąć niezbędne czynności do czasu przybycia organu powołanego do ścigania przestępstw lub do czasu wydania przez ten organ stosownego zarządzenia, aby nie dopuścić do zatarcia śladów i dowodów przestępstwa,
3. art. 229 § 6 oraz art. 230a § 3 kodeksu karnego, zgodnie z którymi sprawca przestępstwa przekupstwa lub sprawca przestępstwa polegającego na korzystaniu z płatnej protekcji nie podlega karze, jeżeli korzyść majątkowa lub osobista albo ich obietnica zostały przyjęte przez osobę pełniącą funkcję publiczną lub osobę powołującą się na wpływy, a sprawca zawiadomił o tym fakcie organ powołany do ścigania przestępstw i ujawnił wszystkie istotne okoliczności przestępstwa, zanim organ ten o nim się dowiedział.

Osobiście zalecam moim klientom wpisanie w Regulamin pracy lub w zakresy obowiązków pracowników obowiązek zgłaszania nieprawidłowości lub podejrzeń popełnienia czynu zabronionego. Pozwala to walczyć z tzw. zmową milczenia lub odwracaniem wzroku przez uczciwych.

Co powinny zrobić podmioty publiczne według wytycznych CBA?

Należy się zgodzić z CBA, że instytucje administracji rządowej i samorządowej powinny ustanowić wewnętrzne kanały zgłoszeniowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia przestępstwa lub nieprawidłowości w funkcjonowaniu urzędu. Kanały te, według CBA powinny gwarantować ochronę tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia (sygnalisty) oraz uniemożliwią uzyskanie do nich nieautoryzowanego dostępu. Według mnie co najmniej jeden kanał powinien być anonimowy a wszystkie powinny gwarantować poufność.

CBA w wytycznych wskazuje, że obsługę wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych powinien zapewniać pracownik ds.przeciwdziałania korupcji lub pracownik komórki organizacyjnej ds. kontroli i audytu wewnętrznego.

Co należy do obowiązków pracownika ds przeciwdziałania korupcji w zakresie systemów Whistleblow`ingowych według wytycznych CBA?

Według CBA, do zadań pracownika ds. przeciwdziałania korupcji w zakresie systemów Whistleblow`ingowych powinno należeć w szczególności:

1. prowadzenie rejestru zgłoszeń,
2. dokumentowanie faktów przyjęcia zgłoszenia (kopia lub dodatkowy egzemplarz potwierdzenia dla osoby zgłaszającej) niezwłocznie po jego dokonaniu (w przypadku zgłoszeń, które nie są anonimowe),
3. kontakt z sygnalistą w razie potrzeby uzupełnienia lub doprecyzowania informacji zawartych w zgłoszeniu, a także w każdej innej sytuacji wymagającej kontaktu,
4. weryfikacja zgłoszenia i przekazanie informacji o jego treści kierownictwu instytucji
5. podjęcie wszelkich niezbędnych działań, których celem jest zapobiegnięcie wystąpieniu nieprawidłowości lub ograniczenie szkód, jeśli dana nieprawidłowość zaistniała (o ile jest to możliwe w ramach własnych zasobów i uprawnień danego urzędu),
6. podjęcie wszelkich niezbędnych działań mających na celu zawiadomienie przez urząd właściwych organów w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa,
7. bezwzględna ochrona sygnalisty oraz reagowanie w przypadku podjęcia wobec niego działań odwetowych,
8. informowanie pracowników urzędu o zasadach funkcjonowania wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych oraz promowanie aktywnej i odważnej postawy w przypadku zidentyfikowania nieprawidłowości.

Jakie przepisy regulują systemy przyjmowania zgłoszeń od Sygnalistów?

W wytycznych CBA po raz pierwszy pisze się o Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej z2019 roku, L 305. Brak jednak polskich przepisów ustawowych, wykonawczych i administracyjnych, które dokonają jej implementacji do polskiego porządku prawnego. Powinno to się stać do dnia 17 grudnia 2021 roku.

Niestety do chwili obecnej nie ma nawet projektu stosownych przepisów co opóźnia wdrożenie systemów przyjmowania zgłoszeń w Polsce.

Jakie są kluczowe elementy systemu ochrony Sygnalistów według wytycznych CBA?

Należy się zgodzić z CBA, że oprócz ustanowienia kanałów zgłoszeniowych, należy też stworzyć skuteczny system ochrony sygnalistów, który zagwarantuje:

1. zachowanie w poufności tożsamości sygnalisty,
2. ochronę rejestru zgłoszeń i wszelkich informacji dotyczących zgłoszeń przed nieautoryzowanym dostępem,
3. ochronę sygnalisty przed działaniami odwetowymi.

Ponadto Instytucja powinna także promować wśród pracowników właściwe rozumienie roli sygnalisty w ochronie interesu publicznego. Z mojego doświadczenie wynika, że będzie to bardzo trudne wyzwanie.

CBA przypomina, że niedopuszczalne jest stosowanie wobec sygnalistów działań odwetowych, takich jak:

1. bezpodstawne naruszenie stabilności stosunku pracy (zwolnienie, zawieszenie w obowiązkach służbowych, przymusowy urlop, degradacja, obniżenie wynagrodzenia lub uchylenie dodatków, zmiana zakresu obowiązków),
2. ograniczanie możliwości rozwoju zawodowego (wstrzymanie awansu, wyłączenie z udziału w szkoleniach, wystawianie zaniżonych opinii o wykonywanej pracy),
3. nieuzasadnione stosowanie środków dyscyplinarnych,
4. wywieranie presji (zastraszanie, nierówne traktowanie, obrażanie czy stosowanie przemocy).

Na zakończenie, chciałbym zauważyć, że podobnie jak CBA, uważam, iż kluczowym elementem systemu ochrony sygnalistów jest zaangażowanie kierownictwa. Musi mieć ono świadomością, że działanie sygnalistów wzmacniają instytucję, chronią ją przed potencjalnymi szkodami, a także umożliwiają sprawne i skuteczne reagowanie na zaistniałe nieprawidłowości.