Pytanie to pojawia się coraz częściej, co świadczy o tworzeniu się w jednostkach samorządu terytorialnego świadomości, że jak pisałem w artykule: „Compliance. Rewolucja w samorządzie z powodu dyrektywy PE i Rady ws. ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa UE” do grudnia 2021 r. administracja publiczna, w tym jednostki samorządu terytorialnego powinny mieć wdrożone pewne elementy systemów Compliance, tj. kanały przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów i podejmowania działań następczych.
Oczywiście systemy Whistleblowing`u (przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów) to tylko jeden z elementów Compliance, ale według mnie to będzie silny impuls do wdrożenia pełnych systemów Compliance.
To czy utworzenie Compliance w jednostce samorządu terytorialnego będzie oznaczać utworzenie samodzielnego stanowiska czy też raczej działu (komórki organizacyjnej) zależy głównie od dwóch rzeczy:
- od zakresu obowiązków oficera Compliance/Działu Compliance,
- wielkości i typu jednostki samorządu terytorialnego.
Czyli de facto zależy to od potrzeb danej jednostki samorządu terytorialnego. A z drugiej strony zależy od możliwości danego podmiotu.
Biorąc pod uwagę, że obecnie jednostki samorządu terytorialnego często oszczędzają na Inspektorze Ochrony Danych Osobowych, czym notabene bardzo ryzyką, obawiam, się, że w wielu podmiotach będzie pokusa by oszczędzać na Compliance.
Dlatego przypominam, że to wójt, burmistrz, Prezydent Miasta, starosta lub Marszałek Województwa odpowiada za wdrożenie i utrzymanie systemów Compliance (więcej w artykule „Compliance – rola i odpowiedzialność członków zarządów, wspólników lub partnerów w spółkach osobowych, wójtów, burmistrzów, prezydentów” w tym między innymi za zapewnienie odpowiednich zasobów i wybór personelu.
Proszę pamiętać, że systemy Whistleblowing`u (przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów) i podejmowania działań następczych będą wymagać stałej obsługi. A tych zgłoszeń może być naprawdę dużo, mogą być skomplikowane a ludzie chorują, mają urlopy itp. itd.
Dlatego zwłaszcza w dużych samorządach (średnie miasta, duże miasta, samorząd powiatowy i wojewódzki) zalecam, co do zasady, tworzenie Działów Compliance lub zapewnienie odpowiedniego wsparcia, w tym stworzenie rezerw kadrowych.
Czy muszą to być osobne Działy Compliance, czy też np. Compliance może funkcjonować w ramach np. Działu Prawnego? Tworzenie odrębnych Działów Compliance, jest zalecaną praktyką. Lecz tak jak pisałem w artykule „Łączenie funkcji oficera Compliance lub Inspektora Ochrony Danych z innymi funkcjami w organizacji” często z różnych względów lepiej jest jednak łączyć funkcję oficera Compliance z innymi funkcjami w organizacji.
Trzeba tylko pamiętać, że:
- oficer Compliance powinien podlegać bezpośrednio najwyższemu kierownictwu jednostki organizacyjnej,
- inne obowiązki nie powinny negatywnie wpływać na niezależne wykonywanie zadań przez oficera Compliance,
- oficer Compliance powinien dysponować czasem wystarczającym do wykonywania swoich zadań, przy uwzględnieniu m.in. liczby obowiązków czy stopnia ich skomplikowania.