Compliance. Rewolucja w samorządzie z powodu dyrektywy PE i Rady ws. ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa UE

Pamiętam jak jeszcze parę lat temu na hasło „Compliance w jednostkach samorządu terytorialnego” koleżanki i koledzy oficerowie Compliance patrzyli na mnie dziwnie i mówili niemożliwe. Oficerów Compliance, specjalizującym się w Compliance w administracji publicznej (lub bardziej wąsko w jednostkach samorządu terytorialnego) było i jest bardzo mało. Compliance to cały czas jednak głównie domena instytucji finansowych, w tym Banków, zagranicznych korporacji i ich spółek córek oraz spółek na GPW. A zasadnicze różnice są w kulturze tych podmiotów.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii nakłada w art. 8 obowiązek ustanowienia kanałów i procedury na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, przez podmioty prawne w sektorze publicznym, a więc i jednostek samorządu terytorialnego. Przy czym zgodnie z art. 8 ust 9 Państwa członkowskie mogą zwolnić z obowiązku, o którym mowa w ust. 1, gminy liczące mniej niż 10 000 mieszkańców lub zatrudniające mniej niż 50 pracowników. Odpowiednie krajowe przepisy muszą zacząć obowiązywać do dnia 17 grudnia 2021 r. W chwili obecnej nikt nie jest wstanie odpowiedzieć czy gminy liczące mniej niż 10 000 mieszkańców będą zobligowane wdrażać systemy whistleblowingu, czy też nie.

Oferta specjalna: Pakiet książek – Nowa matryca stawek VAT Towary i Usługi z programem INFORLEX PKWiU + CN, stawki VAT i WIS na 2 m-ce

Wdrażanie systemów przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów i podejmowania działań następczych w jednostkach samorządu terytorialnego będzie bardzo podobne do wdrażania tych systemów w podmiotach prywatnych, tj.:

1. będzie to wymagało zmiany kultury organizacyjnej w jednostkach samorządu terytorialnego. Przy czym kultura organizacyjna samorządów terytorialnych:

1. różni się od Kultur organizacyjnych w podmiotach prywatnych,
2. nie jest jednolita. Różni się w zależności od położenia w Polsce, wielkości samorządu terytorialnego itd.,
3. z różnych powodów będzie bardzo trudna do zmiany,

2. kluczowa będzie rola Prezydentów Miast/Burmistrzów/Wójtów. Zgodnie z zasadą, że przykład idzie z góry, to od ich przykładu i Przywództwa zależy głównie sukces lub porażka,
3. niezbędni będą niezależni, kompetentni i aktywni oficerowie Compliance. Przy czym muszą oni znać i rozumieć Kulturę organizacyjną jednostek samorządów terytorialnych. Ja np. nie podjąłbym się wdrażania systemów Compliance w Bankach. Bo nie znam i nie rozumiem ich Kultury organizacyjnej, nie mógł bym więc jej efektywnie zmieniać (oczywiście mógłbym ja poznać ale to wymaga czasu). Mam nadzieję, że oficerowie Compliance z Banków będą mieli równie dużo pokory i odpowiedzialności. Nie da się ukryć, że wielu oficerów Compliance będzie czekało dużo ciężkiej pracy i tzw. „orki na ugorze”,
4. bardzo ważna będzie właściwa i stała komunikacja, w tym sukcesywne szkolenia. Szkolenia zwłaszcza w dużych samorządach będą wymagały czasu. Chciałbym też zwrócić uwagę, że bez transparentności wdrożenia nie ma szansy się udać,
5. najsłabszym lub najmocniejszym elementem systemu są ludzie. Albo pracownicy uwierzą, że system Whistleblowingu jest bezpieczny i coś rzeczywiście zmienia na lepsze – co wymaga np. wprowadzenia zasady zera tolerancji dla naruszeń – albo pracownicy nie uwierzą. A wtedy wdrożenie zakończy się porażką.

Należy też wspomnieć, że warto w inteligentny sposób włączyć proces Radę Gminy/Miasta.

Spokojne i pełne wdrożenie systemów przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów i podejmowania działań następczych w dużych jednostkach samorządu terytorialnego szacuję na około 1,5 – 2 lata, w średnich jednostkach samorządu terytorialnego na około 1-1,5 roku a w małych jednostkach samorządu terytorialnego na około rok. Ponieważ zostało niecałe półtora roku w większości samorządów terytorialnych nie ma już szans na spokojne i pełne wdrożenie. Osobiście liczę, że nie będzie jak z RODO – czyli nie skończy się na kupieniu gotowej dokumentacji nie dostosowanej do podmiotu.

Wdrożenia czas zacząć.