Klauzula tajności dokumentów – nowe przepisy

Rozporządzenie przewiduje cztery rodzaje klauzul tajności umieszczanych na dokumentach. Nie jest to novum w obowiązującym stanie prawnym - te same rodzaje klauzul wylicza poprzednie rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 października 2005 r.(Dz. U. Nr 205, Poz. 1696) – mianowicie:

1) "00"- dla klauzuli "ściśle tajne";

2) "0" - dla klauzuli "tajne";

3) "Pf"- dla klauzuli "poufne";

4) "Z"- dla klauzuli "zastrzeżone".

Nowy akt prawny modyfikuje natomiast wymogi dotyczące oznaczania dokumentów zawierających materiały niejawne. Dla przykładu w lewym górnym rogu wewnętrznych stron pisma pojawi się znacznie więcej informacji:

- sygnatura literowo-cyfrową, na którą składają się oddzielone myślnikami: literowe oznaczenie jednostki lub komórki organizacyjnej,

- oznaczenie klauzuli tajności

- numer, pod którym pismo zostało zarejestrowane w odpowiedniej ewidencji, łamany przez rok lub dwie ostatnie cyfry roku, w którym pismo zostało wykonane,

- w zależności od potrzeb, inne oznaczenia ułatwiające ustalenie miejsca jego wykonania w jednostce lub komórce organizacyjnej nadawcy lub też przynależność pisma do określonej sprawy.

W nowym rozporządzeniu pojawiają się także szczegółowe regulacje dotyczące sposobu oznakowania materiałów w postaci elektronicznej oraz prezentacji multimedialnych – i to zarówno tych, które zawierają informacje niejawne jak i takich, które przestały być chronione klauzulą tajności.

Np. w odniesieniu do prezentacji multimedialnych par. 5 rozporządzenia stanowi:

1) na każdym slajdzie lub stronie stanowiącej integralną część prezentacji multimedialnej umieszcza się:

a) w prawym górnym rogu klauzulę tajności,

b) w prawym dolnym rogu klauzulę tajności, numer slajdu lub strony łamany przez liczbę slajdów lub stron;

2) na pierwszym slajdzie lub stronie stanowiącej integralną część prezentacji multimedialnej umieszcza się dodatkowo:

a) w lewym górnym rogu nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej oraz sygnaturę literowo-cyfrową klauzuli tajności

b) napis o treści: "podlega ochronie do ...", jeżeli został określony krótszy niż wskazany ustawie okres ochrony informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową.

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 13 sierpnia 2010 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności (Dz.U. Nr 159, Poz. 1069) wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2011 r.

Agnieszka Marek

samorzad.infor.pl